Definiowanie zadań do obsadzenia

Ekran Przydziały służy do definiowania zadań lub stanowisk, które moduł Obsada personelu ma obsadzić. To etap konfiguracji: najpierw opisuje się potrzeby, a dopiero potem przydziela się osoby w Planerze.

Przekazanie personelowi następuje później, przez zakładkę Grafik dyżurów (zob. Grafiki dyżurów).

Co opisuje zadanie

Zadanie może określać:

• czytelną etykietę: Portiernia, Boisko, Stołówka, Nadzór nad egzaminem – aula A;
• minimalną wymaganą liczbę osób oraz liczbę idealną;
• poziom priorytetu;
• lokalizację lub miejsce;
• konkretną listę członków personelu uprawnionych do jego realizacji (pusta = cały personel);
• reguły kompatybilności z innymi zadaniami;
• szczegółowe potrzeby dla każdego przedziału czasowego siatki dyżurów.

Zadanie musi być na tyle precyzyjne, aby było zrozumiałe w Planerze i w grafiku dyżurów przekazywanym personelowi.

Częste przykłady:

• Korytarz 2;
• Portiernia – brama północna;
• Boisko podczas przerw;
• Stołówka;
• Nauka pod nadzorem – sala B12;
• Nadzór nad egzaminem – aula A;
• Wyjście na WF – stadion miejski.

Potrzeby i uprawniony personel

Potrzeby wskazują, ile osób ma obsadzić zadanie w każdym przedziale czasowym siatki dyżurów (0 = brak potrzeby), obok wymaganego minimum i idealnej liczby osób w samym zadaniu. Lista uprawnionego personelu zawęża grono osób, które można wybrać: proszę zachować ją dla stanowisk wymagających uprawnień albo szczególnych kompetencji — wyjście na zajęcia sportowe, nadzór o szczególnym charakterze, wyznaczone stanowisko w portierni, dostęp do lokalizacji.

Te informacje nie pozwalają, by przydział zamienił się w zwykłą listę nazwisk: Omniscol zachowuje powiązanie między stanowiskiem, potrzebą i osobami uprawnionymi do jego obsadzenia.

W przypadku zadania newralgicznego proszę ograniczyć uprawniony personel, zamiast polegać na ustnym poleceniu: Planer zgłosi wtedy każdy przydział osoby nieuprawnionej.

Kompatybilności między zadaniami

Niektóre bliskie sobie zadania może obsadzić ta sama osoba, jeśli placówka na to pozwala. Przykład: dwa sąsiadujące korytarze w spokojnym przedziale czasowym.

Proszę deklarować te kompatybilności tylko wtedy, gdy odpowiadają rzeczywistej zasadzie obowiązującej w placówce. Zbyt szeroka kompatybilność czyni grafik mniej czytelnym i może ukryć niedobór osób. Przypadek do uniknięcia: łączenie odległych stanowisk tylko dlatego, że kogoś brakuje.

Import i przeniesienie struktury

Gdy wiele zadań już istnieje, ekran pozwala zaoszczędzić czas dzięki funkcjom importu i przeniesienia struktury dostępnym w module. Po imporcie proszę sprawdzić etykiety, potrzeby i uprawniony personel, zanim przejdzie się do Planera.

Prawidłowo wykonany import powinien dać etykiety czytelne od razu dla osób, którym przydzielono zadania. Przy imporcie wewnętrznych kodów proszę zmienić ich nazwy przed przekazaniem.

Dlaczego zadania i Planer są rozdzielone

Rozdzielenie zapobiega mieszaniu dwóch decyzji:

• określenie potrzeby: jakie stanowiska istnieją, gdzie i według jakich reguł;
• przydzielenie osób: kto obsadza te stanowiska w danym tygodniu lub w danym okresie.

Gdy struktura zmienia się niewiele, takie rozdzielenie pozwala ponownie wykorzystywać te same zadania i zmieniać wyłącznie osoby lub wyjątki.