Definir las tareas que cubrir

La pantalla Asignaciones sirve para definir las tareas o puestos que el módulo Gestión de personal deberá cubrir. Es una etapa de configuración: se describen las necesidades antes de asignar a las personas en el Planificador.

La difusión al personal viene después, a través de la Lista de turnos (véase Listas de turnos).

Lo que describe una tarea

Una tarea puede llevar:

• una etiqueta clara: Recepción, Patio, Comedor, Vigilancia de examen aula magna A;
• un número mínimo de personas requerido y un número ideal;
• un nivel de prioridad;
• un sitio o un lugar;
• la lista específica de los miembros del personal autorizados a desempeñarla (vacía = todo el personal);
• reglas de compatibilidad con otras tareas;
• necesidades detalladas franja por franja en la cuadrícula de servicio.

La tarea debe ser lo bastante precisa como para entenderse en el planificador y en la lista de turnos entregada al personal.

Ejemplos frecuentes:

• Pasillo 2;
• Recepción portón norte;
• Patio de recreo;
• Comedor;
• Sala de estudio B12;
• Vigilancia de examen aula magna A;
• Salida de Educación Física estadio Charcot.

Necesidades y personal autorizado

Las necesidades indican cuántas personas deben cubrir una tarea, franja por franja en la cuadrícula de servicio (0 = ninguna necesidad), además del mínimo requerido y del efectivo ideal de la tarea. La lista del personal autorizado limita a las personas elegibles: resérvela para los puestos que exigen una habilitación o una competencia particular —salida de Educación Física, vigilancia específica, recepción particular, acceso a un sitio—.

Esta información evita convertir la asignación en una simple lista de nombres: Omniscol mantiene el vínculo entre el puesto, la necesidad y las personas autorizadas a cubrirlo.

Para una tarea sensible, limite el personal autorizado en lugar de confiar en una consigna verbal: el planificador señala entonces toda asignación de una persona no autorizada.

Compatibilidades entre tareas

Algunas tareas próximas pueden ser cubiertas por la misma persona si el centro lo autoriza. Ejemplo: dos pasillos contiguos durante una franja tranquila.

Declare estas compatibilidades solo cuando correspondan a una regla operativa real. Una compatibilidad demasiado amplia hace la planificación menos legible y puede ocultar una falta de personal. Caso que evitar: fusionar puestos alejados únicamente porque falta alguien.

Importación y reutilización de estructura

Cuando ya existen muchas tareas, la pantalla permite ganar tiempo con las herramientas de importación y de reutilización de estructura disponibles en el módulo. Tras la importación, verifique las etiquetas, las necesidades y el personal autorizado antes de pasar al planificador.

Una importación limpia debe producir etiquetas directamente legibles por las personas asignadas. Si importa códigos internos, renómbrelos antes de la difusión.

Por qué separar tareas y planificador

La separación evita mezclar dos decisiones:

• definir la necesidad: qué puestos existen, dónde, con qué reglas;
• asignar a las personas: quién cubre esos puestos durante una semana o un periodo determinado.

Cuando la estructura cambia poco, esta separación permite reutilizar las mismas tareas y modificar solo las personas o las excepciones.