Construir una cuadrícula de servicio

Una cuadrícula de servicio define el marco temporal del servicio: los días laborables, las franjas horarias y los periodos del año en los que se aplica. Es la etapa que se realiza antes de nombrar a las personas —usted fija el marco, las tareas que cubrir se describen luego en la pantalla Asignaciones y el rellenado se hace en el planificador—.

Combinada con las necesidades declaradas en cada tarea, la cuadrícula responde a preguntas como «¿cuántas personas en el patio a las 10:00?» o «¿qué franjas debe cubrir la vida escolar esta semana?».

Crear una cuadrícula

La pestaña Cuadrícula del Gestión de personal muestra las cuadrículas existentes y su repartición a lo largo del año. Para cada cuadrícula, usted rellena:

• el nombre —corto y reconocible, por ejemplo Semana tipo, Exámenes T1, Vacaciones—;
• los Días de trabajo —por ejemplo, de lunes a viernes para la semana tipo, o una selección específica para una semana de exámenes—;
• la Cuadrícula horaria —las franjas horarias de la cuadrícula, que usted define libremente—. En la vida escolar, el cuarto de hora es habitual, y estas franjas pueden ser más finas que la cuadrícula de las sesiones pedagógicas.

El botón Repartición de cuadrículas asigna después cada cuadrícula a las semanas o rangos de fechas del año que cubre.

En la primera apertura, se propone una cuadrícula vacía. Para crear una cuadrícula adicional, duplique una cuadrícula existente con Duplicar, renómbrela y luego adáptela.

Definir las tareas y sus necesidades

Las tareas en sí —etiqueta, número de personas, sitio, personal autorizado— se definen en la pantalla Asignaciones: véase Definir las tareas que cubrir. Para cada tarea, el editor de necesidades precisa después, franja por franja en la cuadrícula, cuántas personas se esperan (0 = ninguna necesidad).

La necesidad puede variar mucho según la hora: 0 personas en el patio durante las sesiones, 3 personas al mediodía para el comedor, 1 persona en la biblioteca toda la tarde.

Sitios y distancias

Si su centro cuenta con varios sitios, declárelos en la parte inferior de la pantalla Cuadrícula con sus distancias. Una tarea ubicada en un sitio alejado activa una alerta si se espera a la misma persona en otro lugar sin tiempo de desplazamiento suficiente.

Compatibilidades en falta de personal

Cuando el efectivo disponible es menor que el ideal (caso frecuente: ausencias en cascada, periodos de exámenes), puede declarar compatibilidades entre tareas próximas: una misma persona puede entonces cubrir dos tareas en paralelo.

Ejemplo típico: pasillo 2 + pasillo 3 son fusionables —la misma persona puede vigilar los dos—. Lo declara en la tarea, en la pantalla Asignaciones, para guiar los arbitrajes de asignación.

No declare una compatibilidad para ocultar de forma duradera una falta de personal. La compatibilidad debe corresponder a una situación que el centro acepta realmente sobre el terreno.

Plantillas de cuadrícula

Si gestiona la misma estructura de planificación cada semana, puede duplicar una cuadrícula existente para partir de una base. Casos recurrentes:

• Semana tipo —la cuadrícula de referencia (del inicio de curso al final del año)—.
• Semana de vacaciones —menos tareas, equipo reducido—.
• Semana de exámenes —vigilancia de aulas magnas que se añade a las tareas habituales—.
• Jornada especial —puertas abiertas, salida, evento interno, junta o recepción particular—.

Verificar la coherencia antes de asignar

Antes de pasar a la etapa de asignación, utilice la cuadrícula como una lista de comprobación operativa:

• ¿las tareas cubren bien cada periodo útil?
• ¿las necesidades son realistas respecto al equipo disponible?
• ¿los puestos multisitio tienen en cuenta los tiempos de desplazamiento?
• ¿las restricciones de personal autorizado corresponden a las personas realmente habilitadas?
• ¿las compatibilidades entre tareas siguen siendo aceptables incluso en falta de personal?

Una vez validada la cuadrícula, pase a la etapa de asignación. Véase Asignar el personal.