Xây dựng lưới trực ban

Một lưới trực ban xác định khung thời gian của công tác trực: những ngày làm việc, các khung giờ và những giai đoạn trong năm mà lưới được áp dụng. Đây là bước làm trước khi chỉ định con người — bạn dựng khung, còn các nhiệm vụ cần đảm nhận thì được mô tả sau đó trong màn hình Phân công, và việc điền người diễn ra trong phần lập kế hoạch.

Kết hợp với nhu cầu khai báo trên từng nhiệm vụ, lưới trả lời được những câu hỏi như “cần bao nhiêu người ở sân trường lúc 10 giờ?” hay “bộ phận quản sinh phải phụ trách những khung giờ nào trong tuần này?”.

Tạo một lưới

Tab Lưới trong mô-đun Quản lý nhân sự hiển thị các lưới hiện có và cách chúng được phân bổ trên cả năm. Với mỗi lưới, bạn điền:

• tên — ngắn gọn và dễ nhận ra, ví dụ Tuần chuẩn, Thi học kỳ 1, Kỳ nghỉ;
• Ngày làm việc — ví dụ thứ Hai đến thứ Sáu cho tuần chuẩn, hoặc một lựa chọn riêng cho tuần thi;
• Lưới thời gian — các khung giờ của lưới, do bạn tự định nghĩa. Trong công tác quản sinh, mức 15 phút là phổ biến, và những khung giờ này có thể chia nhỏ hơn lưới thời gian của các tiết học.

Nút Phân bổ lưới sau đó gán mỗi lưới cho những tuần hoặc khoảng ngày trong năm mà lưới đó bao phủ.

Lần đầu mở màn hình, một lưới trống được đề xuất. Để tạo thêm một lưới, hãy nhân bản một lưới có sẵn bằng Tạo bản sao, đổi tên, rồi chỉnh lại cho phù hợp.

Xác định nhiệm vụ và nhu cầu

Bản thân các nhiệm vụ — nhãn, số người, cơ sở, nhân viên được phép — được xác định trong màn hình Phân công: xem Xác định các nhiệm vụ cần đảm nhận. Với mỗi nhiệm vụ, trình chỉnh sửa nhu cầu sau đó nêu rõ, theo từng khung giờ trên lưới, cần bao nhiêu người (0 = không cần).

Nhu cầu có thể thay đổi rất nhiều theo giờ: 0 người ở sân trường trong lúc có tiết học, 3 người vào buổi trưa cho nhà ăn, 1 người ở thư viện suốt cả buổi chiều.

Cơ sở và khoảng cách

Nếu nhà trường có nhiều cơ sở, hãy khai báo chúng ở cuối màn hình Lưới cùng với khoảng cách giữa các cơ sở. Một nhiệm vụ đặt tại một cơ sở ở xa sẽ sinh ra cảnh báo nếu cùng người đó còn phải có mặt ở nơi khác mà không đủ thời gian di chuyển.

Tương thích khi thiếu người

Khi nhân sự sẵn có ít hơn mức lý tưởng (trường hợp thường gặp: vắng mặt dồn dập, các đợt thi), bạn có thể khai báo quan hệ tương thích giữa những nhiệm vụ gần nhau: khi đó cùng một người có thể đảm nhận song song hai nhiệm vụ.

Ví dụ điển hình: hành lang 2 + hành lang 3 có thể gộp lại — cùng một người giám sát được cả hai. Bạn khai báo điều đó trên nhiệm vụ, trong màn hình Phân công, để định hướng cho các quyết định phân công.

Đừng khai báo một quan hệ tương thích để che giấu lâu dài tình trạng thiếu người. Quan hệ tương thích phải tương ứng với một tình huống mà nhà trường thực sự chấp nhận trên thực tế.

Các mẫu lưới

Nếu bạn quản lý cùng một cấu trúc lịch mỗi tuần, bạn có thể nhân bản một lưới có sẵn để bắt đầu từ một nền chung. Những trường hợp lặp lại:

• Tuần chuẩn — lưới tham chiếu (từ đầu năm học đến cuối năm).
• Tuần nghỉ — ít nhiệm vụ hơn, đội ngũ rút gọn.
• Tuần thi — việc coi thi ở giảng đường cộng thêm vào các nhiệm vụ thường ngày.
• Ngày đặc biệt — ngày hội tuyển sinh, buổi dã ngoại, sự kiện nội bộ, cuộc họp hội đồng hoặc đợt tiếp đón riêng.

Kiểm tra tính nhất quán trước khi phân công

Trước khi chuyển sang bước phân công, hãy dùng lưới như một bảng kiểm nghiệp vụ:

• các nhiệm vụ đã bao phủ đủ mọi giai đoạn cần thiết chưa?
• nhu cầu có thực tế so với đội ngũ hiện có không?
• các vị trí trải trên nhiều cơ sở đã tính đến thời gian di chuyển chưa?
• những giới hạn về nhân viên được phép có khớp với những người thực sự đủ điều kiện không?
• các quan hệ tương thích giữa những nhiệm vụ có còn chấp nhận được ngay cả khi thiếu người không?

Khi lưới đã được kiểm tra xong, hãy chuyển sang bước phân công. Xem Phân công nhân viên.