Tổng quan về mô-đun Quản lý nhân sự

Mô-đun Quản lý nhân sự dùng để xếp lịch nhân sự theo nhiệm vụ thay vì theo tiết học: cách nghĩ ở đây là “ai đảm nhận vị trí nào vào lúc nào” chứ không phải “ai dạy môn gì”. Mô-đun bổ sung cho thời khóa biểu giảng dạy khi nhà trường phải quản lý công tác quản sinh, các ca giám sát, giờ tự học có giám sát, kỳ thi hoặc những hoạt động cần người phụ trách.

Trường hợp sử dụng chính: công tác quản sinh và đội ngũ giám thị

Mô-đun ra đời để đáp ứng nhu cầu lâu năm của các đội ngũ quản sinh: cán bộ phụ trách nề nếp, giám thị, nhân viên trực ban và những người đảm nhận vô số vị trí trong suốt cả ngày, độc lập với các tiết học.

Ví dụ:

• giám sát hành lang;
• kiểm soát người ra vào trường;
• trực khu tiếp đón;
• giám sát sân trường trong giờ ra chơi;
• giám sát nhà ăn vào buổi trưa;
• phụ trách giờ tự học có giám sát và phòng tự học;
• phụ trách hoặc giám sát thư viện, phòng sinh hoạt chung hay một khu tự học;
• đưa học sinh ra ngoài trường, ví dụ một buổi hoạt động thể dục ngoài trời chỉ giao cho những người có chứng chỉ phù hợp;
• đảm nhận những khoảng chuyển tiết phát sinh;
• phụ trách các kỳ thi, kỳ thi tuyển sinh hoặc những ngày sự kiện đặc biệt.

Một nhiệm vụ mô tả nhu cầu về sự có mặt. Khác với một tiết học, nhiệm vụ không mang môn học, chương trình giảng dạy hay một nhóm học sinh bắt buộc. Lưới trực ban thường chi tiết hơn nhiều so với một thời khóa biểu giảng dạy: trong công tác quản sinh, mức mười lăm phút là chuyện thường. Nhu cầu có thể thay đổi rất mạnh trong ngày: 0 người ở sân trường khi đang có tiết học, 3 người vào buổi trưa, 1 người ở thư viện suốt buổi chiều.

Các màn hình của mô-đun

Lưới

Lưới xác định khung thời gian của lịch trực: các ngày làm việc, các khung giờ — thường chi tiết hơn lưới thời gian của các tiết học — và những giai đoạn trong năm mà lưới được áp dụng. Lưới đóng vai trò một khuôn mẫu làm việc trước khi chỉ định con người. Các cơ sở và khoảng cách giữa chúng cũng được khai báo tại đây: chúng dùng để báo hiệu những phân công không tương thích giữa các địa điểm xa nhau.

Xem Xây dựng lưới trực ban.

Phân công

Màn hình Phân công xác định các vị trí hoặc nhiệm vụ cần đảm nhận: nhãn, số người cần thiết và số người lý tưởng, mức ưu tiên, cơ sở, danh sách nhân viên được phép và các quan hệ tương thích giữa những nhiệm vụ — ví dụ hai hành lang cạnh nhau mà cùng một người có thể đảm nhận trong một khung giờ vắng khi đang thiếu người. Nhu cầu có thể thay đổi theo từng khung giờ.

Xem Xác định các nhiệm vụ cần đảm nhận.

Lập kế hoạch

Phần lập kế hoạch phân công các thành viên nhân sự vào những nhiệm vụ thực tế của một tuần hoặc một khoảng ngày. Việc phân công được thực hiện bằng cách chọn, di chuyển, nhân bản và sửa thủ công. Các lần vắng mặt, thời gian không rảnh, lỗi tương thích và việc phân công những người không được phép đều hiện lên dưới dạng cảnh báo.

Xem Phân công nhân viên.

Bảng phân công

Bảng phân công cung cấp cho mỗi người danh sách nhiệm vụ của họ, hoặc cả tuần dưới dạng lưới. Bảng này có thể được in, xuất ra hoặc chia sẻ tùy theo quyền và cách phổ biến mà nhà trường lựa chọn. Bảng hiển thị các số liệu tổng hữu ích khi đọc cả tuần và vẫn giữ những dấu hiệu vắng mặt hay không rảnh.

Xem Bảng phân công.

Những gì mô-đun kiểm tra

• thời gian rảnh của từng người;
• các lần vắng mặt đã khai báo;
• khối lượng công việc đã phân công;
• nhân viên được phép đảm nhận từng nhiệm vụ;
• lỗi tương thích với những nhiệm vụ hoặc ca trực khác;
• tính nhất quán của nhu cầu theo từng cơ sở và từng khung giờ, có tính đến khoảng cách giữa các cơ sở.

Việc xếp lịch nhân sự là thủ công: lưới trực ban, các cảnh báo và những công cụ chỉnh sửa hướng dẫn từng phân công, còn bạn luôn giữ quyền quyết định. Omniscol không tự động xếp nhân viên vào các ô.

Lợi ích trong vận hành

Lợi ích chủ yếu đến từ việc tập trung mọi thứ về một chỗ:

• một lưới nhu cầu dùng chung thay cho một bảng tính rời rạc;
• các phân công sửa được theo từng tuần;
• việc nhân bản những tuần ổn định;
• các lần vắng mặt hiện rõ trong lịch của nhân sự;
• những bảng phân công in được hoặc chia sẻ được;
• bớt qua lại giữa bộ phận quản sinh, những người được phân công và bộ phận hành chính.

Với một trường khoảng một nghìn học sinh, phản hồi từ thực tế cho thấy tiết kiệm được khoảng 20 giờ công việc hành chính mỗi tuần.

“Chúng tôi chọn Omniscol để số hóa việc quản lý lịch ở bộ phận quản sinh của trường chúng tôi (thời khóa biểu của đội ngũ giám thị). Giải pháp tỏ ra trực quan, đầy đủ và hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của chúng tôi. Mỗi người đều thấy rõ mình được phân công ở đâu.”

— Jeanne Weeber, Phó Hiệu trưởng Collège Sévigné (thành lập năm 1880), Paris

Các cách dùng khác

• Coi thi: các đợt kiểm tra giữa kỳ, kỳ thi tốt nghiệp, kỳ thi tuyển sinh, kéo dài nhiều ngày, nhiều phòng, nhu cầu người coi thi theo từng môn thi.
• Giờ tự học có giám sát và phòng tự học: các vị trí giám sát thay đổi theo số học sinh dự kiến.
• Phụ trách theo phương pháp Montessori và các phương pháp giáo dục tích cực: những hoạt động hoặc buổi thực hành cần người đảm nhận mà không phải áp khuôn cấu trúc của một tiết học thông thường.
• Lịch của người phụ trách hoạt động và lịch theo nhiệm vụ: nhà thiếu nhi, hoạt động ngoài giờ chính khóa, khu nội trú, lịch tổ chức theo từng đầu việc.
• Phụ trách các chuyến đi: chuyến dã ngoại của trường, buổi tham quan học tập, chuyến thăm một trường khác.
• Những ca trực phát sinh: buổi tiếp phụ huynh, ngày hội mở cửa trường, họp đánh giá kết quả của lớp.

Khác biệt so với một tiết học

Một tiết học mang một môn học, một nhóm học sinh và một giáo viên đủ chuyên môn. Một nhiệm vụ của mô-đun Quản lý nhân sự mang một nhu cầu về sự có mặt: cần có người ở vị trí đó, rảnh vào đúng lúc và, nếu cần, được phép đảm nhận vị trí đó.

Khác biệt này giải thích vì sao mô-đun vận hành bằng lưới nhu cầu, phân công con người và bảng phân công, thay vì xuất phát từ việc phân bổ môn học / lớp / giáo viên.

Phạm vi của mô-đun

Một tài khoản có mô-đun Quản lý nhân sự bao gồm:

• mô-đun Quản lý nhân sự: lưới trực ban, nhiệm vụ, phần lập kế hoạch, bảng phân công;
• mô-đun Quản lý vắng mặt cho những nhân viên có thể phân công;
• các màn hình quản trị cần thiết cho tài khoản và vai trò;
• chức năng tìm kiếm xuyên suốt, tùy theo quyền của tài khoản.

Vai trò Nhân viên

Vai trò Nhân viên được thiết kế cho các đội ngũ quản sinh (cán bộ phụ trách nề nếp, giám thị, nhân viên trực ban, nhân viên bảo vệ). Tùy theo quyền của tài khoản, vai trò này mở quyền vào mô-đun Quản lý nhân sự, vào lịch làm việc cá nhân và các lần vắng mặt của nhân sự, mà không mở toàn bộ cấu hình chung của nhà trường.

Cùng một người dùng có thể kiêm nhiều vai trò: chẳng hạn một giáo viên tham gia một phương pháp giáo dục tích cực vừa có thể là giáo viên, vừa là nhân viên được xếp lịch theo nhiệm vụ.