Überblick über den Personaleinsatz

Der Personaleinsatz dient dazu, das Personal nach Aufgaben statt nach Unterrichtsstunden zu planen: Man denkt in „Wer deckt welchen Posten zu welcher Zeit ab“ statt in „Wer unterrichtet was“. Er ergänzt die pädagogischen Stundenpläne, wenn die Einrichtung Schülerbetreuung, Aufsichten, Betreuungszeiten, Prüfungen oder Betreuungsaktivitäten organisieren muss.

Hauptanwendungsfall: Schulleben und Schulassistenz

Das Modul wurde geschaffen, um dem langjährigen Bedarf der Teams des Schullebens gerecht zu werden: Betreuungskräfte, Schulassistenten, Aufsichtskräfte und Personal, das im Laufe des Tages eine Vielzahl von Posten übernimmt, unabhängig von den Unterrichtsstunden.

Beispiele:

• die Flure beaufsichtigen;
• die Ein- und Ausgänge der Einrichtung kontrollieren;
• den Empfang sicherstellen;
• den Schulhof während der Pausen beaufsichtigen;
• die Mensa mittags beaufsichtigen;
• die Betreuungszeiten und den Studienraum sicherstellen;
• die Bibliothek, den Aufenthaltsraum oder einen Arbeitsbereich betreuen oder beaufsichtigen;
• Schüler nach außen begleiten, etwa bei einem Sport-Ausflug, der ausschließlich den befugten Personen anvertraut ist;
• einzelne Zwischenstunden abdecken;
• Prüfungen, Wettbewerbe oder besondere Tage betreuen.

Eine Aufgabe beschreibt einen Anwesenheitsbedarf. Sie hat kein Fach, kein pädagogisches Programm und keine verpflichtende Schülergruppe wie eine Unterrichtsstunde. Das Raster ist oft deutlich feiner als ein pädagogischer Stundenplan: im Schulleben ist die Viertelstunde üblich. Der Bedarf kann im Tagesverlauf stark schwanken: 0 Personen auf dem Schulhof während des Unterrichts, 3 Personen mittags, 1 Person den ganzen Nachmittag in der Bibliothek.

Die Bildschirme des Moduls

Raster

Das Raster legt den zeitlichen Rahmen des Dienstes fest: Arbeitstage, Zeitfenster — oft feiner als ein Unterrichtsraster — und die Zeiträume des Jahres, in denen es gilt. Es dient als Arbeitsvorlage, bevor die Personen benannt werden. Die Standorte und ihre Entfernungen werden an derselben Stelle deklariert: Sie dienen dazu, unvereinbare Zuweisungen zwischen weit entfernten Orten zu melden.

Siehe Ein Dienstraster erstellen.

Zuweisungen

Der Bildschirm Zuweisungen definiert die abzudeckenden Posten oder Aufgaben: Bezeichnung, erforderliche und ideale Personenzahl, Priorität, Standort, autorisiertes Personal und Kompatibilitäten zwischen Aufgaben — zum Beispiel zwei benachbarte Flure, die dieselbe Person in einem ruhigen Zeitfenster bei Unterbesetzung abdecken kann. Der Bedarf kann von Zeitfenster zu Zeitfenster variieren.

Siehe Die abzudeckenden Aufgaben definieren.

Planer

Der Planer weist die Mitarbeiter den tatsächlichen Aufgaben einer Woche oder eines Datumsbereichs zu. Die Zuweisung erfolgt durch Auswählen, Verschieben, Duplizieren und manuelles Korrigieren. Abwesenheiten, Nichtverfügbarkeiten, Konflikte und Zuweisungen nicht autorisierter Personen erscheinen als Warnungen.

Siehe Das Personal zuweisen.

Dienstplan

Der Dienstplan gibt jeder Person ihre Aufgabenliste oder ihre Woche in Form eines Rasters. Er kann je nach Rechten und der von der Einrichtung gewählten Verteilungsart gedruckt, exportiert oder geteilt werden. Er zeigt die für das Lesen der Woche nützlichen Summen an und bewahrt die Signale für Abwesenheit oder Nichtverfügbarkeit.

Siehe Dienstpläne.

Was das Modul prüft

• Verfügbarkeit der Personen;
• gemeldete Abwesenheiten;
• zugewiesene Arbeitslast;
• autorisiertes Personal für jede Aufgabe;
• Konflikte mit anderen Aufgaben oder Anwesenheiten;
• Konsistenz des Bedarfs pro Standort und pro Zeitfenster, unter Berücksichtigung der Entfernungen zwischen Standorten.

Die Personalplanung ist manuell: Das Raster, die Warnungen und die Korrekturwerkzeuge leiten jede Zuweisung, die Sie unter Kontrolle behalten. Omniscol platziert das Personal nicht automatisch.

Betrieblicher Nutzen

Der Gewinn entsteht vor allem durch die Zentralisierung:

• ein gemeinsames Bedarfsraster statt einer isolierten Tabelle;
• Zuweisungen, die sich Woche für Woche ändern lassen;
• die Duplizierung stabiler Wochen;
• im Personalplan sichtbare Abwesenheiten;
• druckbare oder teilbare Dienstpläne;
• weniger Hin und Her zwischen dem Schulleben, den zugewiesenen Personen und der Verwaltung.

In einer Einrichtung mit rund tausend Schülern zeigt die Erfahrungsrückmeldung etwa 20 Stunden eingesparte Verwaltungsarbeit pro Woche.

„Wir haben uns für Omniscol entschieden, um die Planungsverwaltung unseres Bereichs Schulleben zu digitalisieren (den Stundenplan der Schulassistenten). Die Lösung erwies sich als intuitiv, umfassend und perfekt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Jeder sieht klar, wo er eingesetzt ist.“

— Jeanne Weeber, stellvertretende Leiterin, Collège Sévigné (gegründet 1880), Paris

Weitere Verwendungen

• Prüfungsaufsicht: Klausursitzungen, Abschlussprüfungen, Wettbewerbe, mehrere Tage, mehrere Räume, Bedarf an Aufsichtskräften pro Prüfung.
• Betreuungszeiten und Studienräume: Aufsichtsposten, die je nach Zahl der erwarteten Schüler variieren.
• Betreuung nach Montessori und aktiven Pädagogiken: Aktivitäten oder Werkstätten, die abzudecken sind, ohne die Struktur einer klassischen Unterrichtsstunde vorzuschreiben.
• Pläne für Betreuer und Aufgaben: Freizeitzentrum, Ganztagsangebot, Internat, nach Auftrag organisierte Planung.
• Betreuung von Ausflügen: Klassenfahrt, pädagogischer Ausflug, Besuch einer Einrichtung.
• Punktuelle Anwesenheiten: Elternempfang, Tag der offenen Tür, Klassenkonferenz.

Unterschied zu einer Unterrichtsstunde

Eine Unterrichtsstunde umfasst ein Fach, eine Gruppe von Schülern oder Studierenden und eine qualifizierte Lehrkraft. Eine Aufgabe des Personaleinsatzes beschreibt einen Anwesenheitsbedarf: Jemand wird auf diesem Posten benötigt, mit der richtigen Verfügbarkeit und, falls erforderlich, der Befugnis, diesen Posten zu übernehmen.

Dieser Unterschied erklärt, warum das Modul mit Bedarfsrastern, Personenzuweisungen und Dienstplänen arbeitet, statt von einer Verteilung Fach / Klasse / Lehrkraft auszugehen.

Umfang des Moduls

Ein Konto mit Personaleinsatz umfasst:

• das Modul Personaleinsatz: Raster, Aufgaben, Planer, Dienstpläne;
• das Modul Abwesenheitsverwaltung für das einsetzbare Personal;
• die für Konten und Rollen erforderlichen Verwaltungsbildschirme;
• die übergreifende Suche, je nach Rechten des Kontos.

Die Rolle Personal

Die Rolle Personal ist für die Teams des Schullebens gedacht (Betreuungskräfte, Schulassistenten, Aufsichtskräfte, Pförtner). Je nach Rechten des Kontos gibt sie Zugriff auf den Personaleinsatz, auf den persönlichen Plan und auf die Abwesenheiten des Personals, ohne die gesamte globale Konfiguration der Schule zu öffnen.

Ein und derselbe Benutzer kann mehrere Rollen bündeln: So kann etwa eine Lehrkraft, die in einer aktiven Pädagogik mitwirkt, zugleich Lehrkraft und Mitarbeiter sein, nach Aufgaben geplant.