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Synchronisierung mit externen Systemen (ERP)

Premium

Synchronisierung mit externen Systemen: Omniscol verbindet sich mit ERP-Systemen und Schulverwaltungssystemen — Aurion, Auriga und weitere —, um deren Referenzentitäten (Dozenten, Schülerpopulationen, Räume, Ressourcen, Standorte…) zu importieren und die von der Planung erzeugten Unterrichtsstunden zurückzuspielen. Das Framework ist generisch: Die Anbindung eines neuen Systems sowie die Erweiterung des synchronisierten Umfangs auf weitere Entitäten werden projektbezogen mit dem Omniscol-Team abgestimmt.

Omniscol bindet die externen ERP-Systeme und Informationssysteme der Einrichtungen über ein einheitliches Synchronisierungs-Framework an. Omniscol nimmt dabei die Rolle des zentralen Punkts ein: Es steuert die Importe und die Exporte, während das externe System die administrative Quelle der Wahrheit bleibt.

Die Synchronisierung mit externen Systemen steht auf Premium-Konten zur Verfügung, sobald ein Konnektor für das Konto konfiguriert ist. Projektbezogen behandelt wird das Hinzufügen eines neuen ERP-Systems oder eines neuen, noch nicht unterstützten Informationssystems, mit Abstimmung des Mappings und der Datenflüsse.

Datenflussmodell

Das Framework deckt zwei Flussrichtungen ab:

  • Entitäten (eingehend) — Omniscol kann aus dem ERP-System die Lehrkräfte, Fächer, Räume, Klassen, Schüler und deren externe Kennungen abrufen, je nach Konnektor und Konfiguration. Die ext-id-Referenzen werden in Omniscol für die Abgleiche vorgehalten.
  • Unterrichtsstunden (ausgehend) — Omniscol spielt die von seiner Planung erzeugten Unterrichtsstunden mit den korrekten ext-id-Referenzen in das ERP-System. Je nach Konnektor kann der Export bei Bedarf ausgelöst, geplant oder als vollständiger Batch erneut abgespielt werden, um Abweichungen aufzuholen.

Omniscol orchestriert die konfigurierten Importe und Exporte, bewahrt die externen Kennungen, verwaltet die Synchronisierungsdurchläufe und stellt Prüfbildschirme bereit, um die Daten zwischen Omniscol und dem externen System abzugleichen.

Quelle und Rechte zur lokalen Erstellung

Für jeden Entitätstyp (Lehrkräfte, Fächer, Räume usw.) wählen Sie das Quellsystem aus und legen fest, ob die lokale Erstellung und die lokale Aktualisierung weiterhin erlaubt bleiben. Der Bildschirm bietet außerdem eine Schaltfläche Zuordnung, um eine lokale Omniscol-Entität mit einer ERP-Entität abzugleichen, wenn beide bereits vorhanden sind.

Brückenschlag zwischen den Ontologien

Jedes ERP-System hat sein eigenes Vokabular (zum Beispiel „Fach“ in Omniscol = Unité Pédagogique in Auriga = Cours in Aurion). Das Framework übernimmt das Mapping: Omniscol verknüpft die Konzepte der einen Seite mit denen der anderen, sodass Sie Ihre Nomenklatur nicht neu schreiben müssen.

Verfügbare Konnektoren

Verfügbar

  • Aurion — Konnektor, in Produktion verfügbar. Ein ERP-System des Unternehmens Auriga, besonders verbreitet im französischen Hochschulwesen (Ingenieur- und Wirtschaftshochschulen). Siehe integrations.aurion.
  • Auriga — Konnektor, in Produktion verfügbar. Auriga, die Software ist die vollständig webbasierte Weiterentwicklung von Aurion desselben Unternehmens. Siehe integrations.auriga.

Verzeichnisstandard

  • OneRoster — statt eines herstellerspezifischen Konnektors unterstützt Omniscol den internationalen Standard OneRoster (1.2 und erweiterte Gruppen), um ein Schulverzeichnis mit einem konformen SIS, einer digitalen Arbeitsumgebung oder einem LMS auszutauschen. Der Import eines OneRoster-Verzeichnisses fällt unter diese Premium-Synchronisierung; der Export hingegen wird schreibgeschützt bereitgestellt und über OAuth2-Scopes gesteuert. Siehe OneRoster.

Auf Anfrage

Jedes ERP-System bzw. Informationssystem, das eine dokumentierte API für die Import-/Export-Aktionen und eine funktionsfähige Sandbox bereitstellt, kann projektbezogen angebunden werden. Wenden Sie sich an den Omniscol-Support, um das Hinzufügen eines neuen Konnektors abzustimmen.

Unterschied zu Systemen, die Omniscol abfragen

Manche Systeme können Omniscol auch über die GET-Endpunkte der öffentlichen API konsumieren: In diesem Fall orchestriert Omniscol keine ERP-Synchronisierung, das Drittsystem fragt lediglich die Daten ab, auf die sein Token Zugriff gibt. Dieses Modell unterscheidet sich von der von Omniscol orchestrierten Synchronisierung:

Modell Wer orchestriert? Richtung Beispiel
Synchronisierung mit externen Systemen Omniscol Bidirektional (Entitäten hinein, Unterrichtsstunden hinaus) Auriga, Aurion
Partner Pull Der Partner Der Partner führt GET-Aufrufe aus Drittanbieter-Konnektor über API

Das Partner-Pull-Modell benötigt keine Konfiguration der Synchronisierung mit externen Systemen: die öffentliche API und die Authentifizierungs-Token genügen. Siehe Omniscol-API.

Konfiguration

Die Einrichtung einer Synchronisierung mit externen Systemen erfordert in der Regel eine Sitzung mit dem Omniscol-Support, um:

  1. Die zu synchronisierenden Objekte aufzulisten — Benutzer, Klassen, Dozenten, Fächer, Räume usw.
  2. Das Ontologie-Mapping zu kalibrieren — welches ERP-Konzept welchem Omniscol-Konzept entspricht.
  3. Die Exklusivität festzulegen je Entitätstyp.
  4. Die Häufigkeit der Durchläufe zu planen (bei Bedarf, stündlich, täglich, häufiger zum Aufholen von Abweichungen).
  5. Auf einer ERP-Sandbox zu testen, bevor der Betrieb aufgenommen wird.

Prüfungen und laufende Vorgänge

  • Überprüfung der konfigurierten Favoriten oder Datasets, je nach Konnektor.
  • Manuelles Auslösen eines Exports von Unterrichtsstunden aus dem Verwaltungsbildschirm.
  • Geplanter Vollexport, wenn die Option im Exportblock konfiguriert ist.
  • Aurion XML Pivot, wenn der Aurion-Konnektor verwendet wird.
  • Überprüfung der Abgleiche: Die Zuordnungsbildschirme melden die Entitäten, die zu paaren oder zu korrigieren sind.

Anleitung

Eine Synchronisierung prüfen und auslösen

  1. Sobald die Synchronisierung vom Omniscol-Support konfiguriert wurde, erfolgen die laufenden Vorgänge über den Verwaltungsbildschirm: die Favoriten/Datasets überprüfen, die Entitäten paaren, einen einmaligen Export auslösen, das Aurion-Pivot herunterladen, sofern verfügbar, oder den Exportstatus im Fall einer Umstellung bereinigen.

  2. In der Systemkonfiguration verwenden Sie die Schaltflächen Überprüfen der konfigurierten Favoriten oder Datasets. Omniscol ruft die Daten des Konnektors ab und meldet Konfigurations- oder Formatfehler, sofern der Konnektor sie zurückgibt.

  3. Um die Unterrichtsstunden sofort an das ERP-System zu übertragen, ohne den nächsten geplanten Durchlauf abzuwarten, klicken Sie auf Auslösen. Nützlich nach einer dringenden Änderung.

  4. Bei Aurion lädt die Schaltfläche XML Pivot eine Datei herunter, die der ERP-Administrator manuell über die Konsole des ERP-Systems einspielt, wenn dieser Modus gewählt wird.

  5. Bei einer größeren Umstellung (Strukturänderung, Jahresende) löscht die Schaltfläche Purge Omniscol auf ERP-Seite alle Unterrichtsstunden, die Omniscol dorthin exportiert hat, um bei null zu beginnen. Die Aktion betrifft den ausgewählten Konnektor und ist unumkehrbar: nur nach Zustimmung des Supports zu verwenden.

Siehe auch

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