Edusign-Konnektor

Was gesendet wird und was nicht

Der Konnektor sendet zuerst die Unterrichtsstunden. Jede wird zu einem Edusign-Kurs und trägt die Omniscol-Kennung als externe Referenz. Genau das erlaubt es später, sie wiederzufinden, zu aktualisieren oder zu löschen, ohne daneben eine Zuordnungstabelle zu führen.

Die Termine des Kalenders können hinzukommen, wenn Sie es wünschen: Ein Vortrag, eine Verteidigung oder ein Einführungstag wird wie alles andere unterschrieben. Ihnen ist weiter unten ein eigener Abschnitt gewidmet.

Lehrkräfte und Gruppen können ebenfalls gesendet werden, auf zwei Arten: beim Export der Stunden im Vorbeigehen angelegt, wenn Sie diese Option aktivieren, oder gesammelt synchronisiert über den Reiter Entitäten exportieren, wobei Omniscol dann die Referenz ist. Schülerinnen und Schüler werden nie automatisch übertragen: Sie werden ausschließlich manuell ausgelöst gesendet, aus den weiter unten erläuterten Gründen.

Ein wichtiger Punkt: Vermischen Sie nicht zwei Arten, die Listen entstehen zu lassen.

Entweder entstehen Ihre Stunden in Omniscol, und der Konnektor legt sie in Edusign an: die stimmigste Wahl, wenn Ihr Stundenplan in Bewegung ist, denn Korrekturen, Abwesenheiten und Vertretungen folgen dann nach.

Oder Sie legen Kurse direkt in Edusign an. Das ist möglich, aber diese Kurse leben dann außerhalb von Omniscol: Der Konnektor rührt sie nicht an, und Ihre Planungsänderungen erreichen sie nicht.

Am sichersten ist es, von Anfang an zu entscheiden, auf welcher Seite Ihre Listen entstehen, und dabei zu bleiben. So vermeiden Sie zwei Fassungen derselben Stunde.

Vor dem ersten Export

Für Edusign ist eine Stunde ohne Lehrkraft nicht verwertbar: Es muss wissen, wer die Anwesenheitsliste trägt. Alles Weitere hängt an einer Frage: Haben Ihre Lehrkräfte schon ihr Edusign-Konto?

Sie existieren bereits, mit derselben E-Mail-Adresse auf beiden Seiten. Nichts zu tun: Die Zuordnung erfolgt automatisch. Das ist der häufigste Fall und der Grund, warum die Adresse in Omniscol gepflegt und verlässlich sein muss — sie ist die Zuordnungskennung und zugleich die Anmeldekennung für Edusign. Teilen zwei Lehrkräfte in Omniscol dieselbe Adresse, versucht der Konnektor, sie an ihren Namen zu unterscheiden: Der Abschnitt weiter unten erklärt, was er tut und was blockieren kann.

Sie existieren bereits, aber die Adressen stimmen nicht überein. Dafür ist die Assoziation da: Der Assoziationsbildschirm stellt Ihre Lehrkräfte den Edusign-Konten gegenüber, und jede gesetzte Assoziation gilt, noch vor jeder Adresszuordnung. Derselbe Ausweg hilft in den mehrdeutigen Fällen, wenn eine geteilte Adresse sich den Namen widersetzt.

Sie existieren noch nicht in Edusign. Zwei Möglichkeiten:

• das Anlegen im Vorbeigehen — aktivieren Sie das entfernte Anlegen in der Systemkonfiguration, Reiter Systemkonfiguration, und der Konnektor legt jedes Konto in dem Moment an, in dem eine Stunde es braucht;
• die Synchronisation der Lehrkräfte — übertragen Sie sie alle auf einmal über den Reiter Entitäten exportieren, und die Konten existieren schon vor der ersten Stunde, mit Omniscol als Referenz.

Im Vorbeigehen wie gesammelt: Edusign behält jede E-Mail-Adresse für ein einziges Konto. Ist sie schon vergeben, schlägt das Anlegen fehl, und die Stunden der Lehrkraft mit ihm; teilen zwei Lehrkräfte in Omniscol eine Adresse, legt der Konnektor keines der beiden Konten an — nicht einmal das erste, das die Adresse zufällig an eine der beiden binden würde — und ihre Stunden warten, bis jede ihre eigene hat. Das Anlegen ist also für wirklich fehlende Konten gedacht — für eine in Edusign bereits vorhandene Lehrkraft bleiben Sie bei Zuordnung oder Assoziation.

Noch eine Vorsicht, bevor Sie das Anlegen von Omniscol nach Edusign anstoßen: Je nach Einstellungen Ihres Edusign-Kontos kann das Anlegen einer Person dort automatisch eine E-Mail mit ihren Zugangsdaten auslösen. Ihre Lehrkräfte entdeckten das neue Werkzeug dann schon beim ersten Export, ohne vorbereitet zu sein. Prüfen Sie diese Einstellung auf der Edusign-Seite, wenn Sie die Konten lieber selbst ankündigen.

Bleibt die Lehrkraft unauffindbar, wird die Stunde nicht gesendet. Der Konnektor zählt sie und meldet sie ausdrücklich: Eine fehlende Anwesenheitsliste ist die Art von Problem, die man sonst nie zum passenden Zeitpunkt entdeckt.

Die Zuordnung über die E-Mail-Adresse

Für eine Lehrkraft ohne gesetzte Assoziation, deren Konto auch nicht vom Konnektor angelegt wurde, läuft die Zuordnung über die E-Mail-Adresse, ganz gleich, welche Vor- und Nachnamen auf beiden Seiten stehen. Sie muss also stimmen: Eine falsche Adresse blockiert die Stunde, und zwei vertauschte Adressen vertauschten die Listen zweier Lehrkräfte.

Vor- und Nachname kommen nur ins Spiel, um ein Duplikat zu entscheiden: zwei Lehrkräfte, die in Omniscol mit derselben E-Mail-Adresse geführt werden — ein Sekretariatspostfach, eine gemeinsame Adresse für Lehrbeauftragte. Der Konnektor vergleicht dann die Namen mit den Edusign-Konten. Das genügt fast immer: Jede findet ihr Konto, die Stunden gehen hinaus.

Zwei perfekte Namensvettern auf derselben Adresse sind aller Wahrscheinlichkeit nach eine einzige Person, die bei Ihnen zweimal erfasst wurde. Die Liste trägt den richtigen Namen, das richtige Fach und die richtige Klasse, welches Konto auch immer gewählt wird: Die Stunde geht hinaus, und das Journal der Integration hält das Duplikat fest, zum Aufräumen bei Gelegenheit.

Bleibt der Fall, in dem kein Name passt. Die Lehrkraft hat vielleicht gar kein Konto, und ein zufälliger Versand ließe die Anwesenheit auf dem Blatt einer anderen Person unterschreiben: Diese Stunden bleiben zurück. Die Zusammenfassung des Exports nennt die Namen und die fragliche Adresse — bis hin zu der Person, die das Duplikat nur verursacht, ohne zu unterrichten, und die Sie sonst lange suchen würden.

Der dauerhafte Ausweg ist eine eigene E-Mail-Adresse für jede Person. Bis dahin assoziieren Sie sie von Hand: Ist die Assoziation gesetzt, gilt die Kennung.

Nach Campus filtern

Ein Campus ist eine organisatorische Größe: Er fasst Klassen innerhalb des Kontos zusammen, unabhängig von Standorten und Räumen. Wenn Ihre Schule welche führt, können Sie nur die Stunden einiger davon senden. Die Auswahl treffen Sie im Reiter Entitäten exportieren, unter den Unterrichtsstunden.

Eine Stunde geht hinaus, sobald mindestens eine ihrer Klassen auf einem ausgewählten Campus liegt: Ein Kurs über mehrere Campus hinweg wird also einmal gesendet, wie es sein soll. Eine Klasse ohne Campus wird nicht berücksichtigt, sobald eine Auswahl besteht — Sie haben gesagt, welche Campus Sie unterschreiben lassen, und sie gehört nicht dazu.

Wird die Auswahl nachträglich enger gefasst, zieht der Konnektor die Stunden aus Edusign zurück, die dort nichts mehr zu suchen haben, außer denen, die bereits stattgefunden haben: Deren Unterschriften stehen. Nichts anzukreuzen bedeutet, die ganze Schule zu senden.

Der Exporthorizont

Edusign dient dazu, bevorstehende Stunden unterschreiben zu lassen. Eine vergangene Stunde muss nicht mehr für die Unterschrift vorbereitet werden, und Edusign sperrt sie.

Der Horizont wird in der Systemkonfiguration eingestellt, als Anzahl Tage rückwärts und vorwärts um heute. In der Praxis genügen wenige Tage rückwärts: Sie dienen nur dazu, eine Korrektur direkt nach der Stunde nachzuholen.

Eine Stunde, die aus dem Horizont fällt, wird nie gelöscht. Sie hat stattgefunden, Edusign hält ihre Unterschriften, und die lassen sich nicht wiederherstellen. Nur eine wirklich in Omniscol gelöschte Stunde wird aus Edusign entfernt — und nur wenn sie noch nicht stattgefunden hat.

Echtzeit und Nachholen

Zwei Mechanismen bestehen nebeneinander, mit zwei unterschiedlichen Rollen.

Die Echtzeit sendet jede Änderung laufend. Das ist der Normalbetrieb: Er hält Edusign nahezu sofort aktuell. Sehen Sie ihn aber als praktischen Kanal, nicht als absolute Garantie: Eine Anfrage kann scheitern, ein Prozess kann neu starten.

Der geplante Vollexport gleicht beide Seiten regelmäßig ab. Er sendet den gesamten Horizont, liest zurück, was Edusign hält, und löscht dann die Stunden, die es bei Ihnen nicht mehr gibt, die die Echtzeit aber verpasst hat. Das ist das Sicherheitsnetz: Ohne ihn würde ein Netzwerkvorfall oder ein Neustart eine stille Abweichung hinterlassen.

Schülerinnen und Schüler

Sie werden nur auf manuelle Auslösung gesendet, und mit besonderer Vorsicht.

Edusign kann eine Schülerin oder einen Schüler nur über die externe Referenz zuordnen, die wir gesetzt haben — nicht über die E-Mail, nicht über die interne Kennung. Wer bereits ohne diese Referenz in Edusign vorhanden ist, ist damit unerreichbar: Ein Senden würde einen zweiten Datensatz mit derselben Adresse erzeugen.

Der Konnektor tut deshalb lieber nichts, als ein Duplikat anzulegen. Er liest zuerst die Edusign-Liste, legt nur die wirklich fehlenden an und lässt die übrigen unberührt. Personen ohne E-Mail-Adresse werden genauso ausgelassen: Sie lassen sich auf keine Weise zuordnen. Am Ende der Auslösung führt eine Übersicht namentlich auf, wer ausgelassen wurde, mit der Identität auf beiden Seiten, damit Sie von Fall zu Fall entscheiden können. Das Aktivitätsprotokoll hält das fest.

In der Praxis werden sie nur benötigt, wenn Sie namentliche Listen wollen. Das Unterschreiben funktioniert ohne sie, sobald die Stunde ihre Lehrkraft und ihre Gruppe trägt.

Die Termine

Ein Vortrag, eine Verteidigung, eine Probeklausur: Alles, was im Kalender steht, ohne eine Unterrichtsstunde zu sein, kann ebenfalls an Edusign gehen. Die Termine haben ihren eigenen Abschnitt im Reiter Entitäten exportieren, direkt unter den Stunden, mit eigenen Filtern und eigener Versandpolitik.

Ein Termin trägt dieselben Angaben wie eine Stunde: sein Datum, seine Teilnehmenden, seinen Raum. Eingeladene Personen, die Lehrkräfte sind, tragen die Liste; eingeladene Klassen und Gruppen bilden ihr Publikum.

Sie müssen nicht alle senden. Der Konnektor filtert nach den Etiketten, die Sie auf Ihre Termine setzen — siehe Punktuelle Ereignisse: nur die mit einer bestimmten Etikette senden, oder umgekehrt alles außer denen, die eine tragen. Der Ausschluss gewinnt immer, was die bequemste Regel erlaubt: alles senden, außer dem, was Sie mit ohne Unterschrift markiert haben.

Wenn bereits ein ERP im Spiel ist

Der einfachste Fall ist eine Schule, die ihre Stunden in Omniscol verwaltet und sie dann in Edusign unterschreiben lässt. Das ist der direkteste Anwendungsfall des Konnektors.

In Einrichtungen, die bereits um ein ERP wie Aurion oder Auriga herum aufgebaut sind, ist die Architektur in der Regel ein Stern um dieses ERP. Es sendet seine Stammdaten an Omniscol — Lehrkräfte, Räume, Fächer, Gruppen, teils auch Studierende —, und Omniscol schickt die erzeugten Unterrichtsstunden zurück.

Von dort aus wird Edusign meist an das ERP angebunden, nicht direkt an Omniscol. Je nach gewählter Organisation gibt das ERP die Stunden an Edusign weiter, notfalls über ein ETL, oder Edusign liest sie regelmäßig im ERP nach.

In dieser Topologie ersetzen externe Referenzen einander nicht: Sie summieren sich entsprechend den abzudeckenden Austauschen. Ein und dieselbe Lehrkraft kann so eine ERP-Referenz in Omniscol und bei Bedarf eine eigene Edusign-Referenz tragen. Im Reiter Entitäten synchronisieren bleibt jedes konfigurierte System für dieselben Entitäten separat assoziiert.

Zurücksetzen

Die Bereinigungsschaltfläche entfernt die aus Omniscol stammenden Stunden aus Edusign, über das laufende Schuljahr. Sie rührt weder die Lehrkräfte an noch die Gruppen noch die direkt in Edusign angelegten Kurse: Sie soll aufräumen, was der Konnektor gesendet hat, nicht den Rest Ihrer Umgebung löschen.

Edusign begrenzt die Löschrate stark: Jeder Durchlauf entfernt höchstens einige hundert Stunden. Bleiben welche übrig, starten Sie die Bereinigung erneut — das Aktivitätsprotokoll nennt nach jedem Durchlauf die verbleibende Anzahl.

Was der Konnektor in Edusign anlegt, lässt sich nicht immer im strengen Sinne löschen: Das Löschen einer Lehrkraft ist dort eine Archivierung. Aktivieren Sie das Anlegen also in Kenntnis der Folgen.