Conector Edusign

O que é enviado e o que não é

O conector envia primeiro as aulas. Cada uma torna-se um curso do Edusign e leva o identificador Omniscol como referência externa. É isso que permite depois encontrá-la, atualizá-la ou eliminá-la sem manter ao lado uma tabela de correspondência.

Os eventos do calendário podem juntar-se-lhes, se o pedir: uma conferência, uma defesa de tese ou um dia de integração assina-se como o resto. Têm uma secção própria mais abaixo.

Os docentes e os grupos também podem ser enviados, de duas maneiras: criados na hora durante a exportação das aulas, se ativar essa opção, ou sincronizados em bloco a partir do separador Exportação de entidades, sendo o Omniscol a referência. Os alunos nunca são enviados automaticamente: só seguem por acionamento manual, pelas razões explicadas mais abaixo.

Um ponto importante: não misture duas maneiras de fazer nascer as folhas.

Ou as suas aulas nascem no Omniscol, e o conector cria-as no Edusign: a escolha mais coerente se o seu horário mexe, porque correções, faltas e substituições seguirão atrás.

Ou cria os cursos diretamente no Edusign. É possível, mas esses cursos vivem então fora do Omniscol: o conector deixá-los-á em paz, e as suas alterações de planeamento não lhes chegarão.

O mais seguro é decidir desde o início de que lado nascem as suas folhas, e manter-se nisso. É o que evita acabar com duas versões da mesma aula.

Antes da primeira exportação

Para o Edusign, uma aula sem docente não é utilizável: precisa de saber quem leva a folha de presença. Tudo depende de uma pergunta: os seus docentes já têm a sua conta Edusign?

Já existem, com o mesmo endereço de e-mail dos dois lados. Nada a fazer: a correspondência é automática. É o caso mais frequente, e a razão pela qual o endereço tem de estar preenchido e ser fiável no Omniscol — é o identificador de correspondência e é também o de acesso ao Edusign. Se dois docentes partilharem o mesmo endereço no Omniscol, o conector tenta distingui-los pelos nomes: a secção mais abaixo detalha o que ele faz, e o que pode bloquear.

Já existem, mas os endereços não coincidem. É o papel da associação: o ecrã de associação apresenta os seus docentes frente às contas Edusign, e cada associação estabelecida faz fé, antes de qualquer correspondência de endereço. O mesmo recurso vale para os casos ambíguos, quando um endereço partilhado resiste ao desempate pelos nomes.

Ainda não existem no Edusign. Duas opções:

• a criação na hora — assinale a criação remota na configuração do sistema, separador Configuração de sistemas, e o conector cria cada conta no momento em que uma aula precisa dela;
• a sincronização dos docentes — envie-os todos de uma vez a partir do separador Exportação de entidades, e as contas existem antes mesmo da primeira aula, sendo o Omniscol a referência.

Na hora como em bloco, o Edusign reserva cada endereço de e-mail para uma só conta. Já ocupado, a criação falha, e as aulas do docente com ela; partilhado entre dois docentes no Omniscol, o conector não cria nenhuma das duas contas — nem sequer a primeira, que ligaria o endereço a um dos dois ao acaso — e as suas aulas esperam que cada um tenha o seu. A criação destina-se portanto às contas realmente ausentes — para um docente já presente no Edusign, fique pela correspondência ou pela associação.

Mais uma cautela, antes de pedir a criação do Omniscol para o Edusign: consoante a configuração da sua conta Edusign, criar um utilizador pode enviar-lhe de imediato as suas credenciais de acesso por e-mail. Os seus docentes descobririam então a nova ferramenta logo na primeira exportação, sem terem sido preparados. Se preferir anunciar a abertura das contas você mesmo, verifique essa definição do lado do Edusign antes de lançar a exportação.

Se o docente continuar por encontrar, a aula não é enviada. O conector conta-a e assinala-a explicitamente: uma folha de presença em falta é o tipo de problema que, de outro modo, nunca se descobre em boa altura.

A correspondência por endereço de e-mail

Para um docente sem associação estabelecida, e cuja conta não foi criada pelo conector, a correspondência faz-se pelo endereço de e-mail, sejam quais forem os nomes e apelidos de cada lado. Tem, pois, de ser exato: um endereço errado bloqueia a aula, e dois endereços trocados trocariam as folhas de dois docentes.

O nome e o apelido só intervêm para desempatar um duplicado: dois docentes declarados no Omniscol com o mesmo endereço de e-mail — uma caixa de secretaria, um endereço comum de docentes convidados. O conector compara então os nomes com as contas Edusign. Quase sempre chega: cada um encontra a sua conta, as aulas seguem.

Dois homónimos perfeitos no mesmo endereço são, com toda a probabilidade, uma só pessoa introduzida duas vezes do seu lado. A folha levará o nome, a disciplina e a turma certos seja qual for a conta escolhida: a aula segue, e o diário da integração regista o duplicado, a limpar quando der jeito.

Resta o caso em que nenhum nome encaixa. O docente talvez não tenha conta nenhuma, e enviá-lo ao acaso faria assinar a presença na folha de outro: essas aulas ficam em terra. O resumo da exportação dá os nomes e o endereço em questão — até à pessoa que apenas cria o duplicado sem lecionar, e que de outro modo procuraria durante muito tempo.

A saída duradoura é dar a cada um o seu próprio endereço de e-mail. Entretanto, associe-os à mão: uma vez estabelecida a associação, o identificador faz fé.

Filtrar por campus

Um campus é uma noção organizacional: agrupa turmas dentro da conta, independentemente dos locais e das salas. Se a sua escola declarar alguns, pode enviar apenas as aulas de alguns deles. A escolha faz-se no separador Exportação de entidades, sob as aulas.

Uma aula segue assim que pelo menos uma das suas turmas estiver num campus selecionado: um curso transversal a vários campus é, portanto, enviado uma só vez, como deve ser. Uma turma sem campus não é mantida quando existe uma seleção — indicou que campus faz assinar, e ela não está entre eles.

Restringir a seleção depois retira do Edusign as aulas que já não têm lugar lá, exceto as que já decorreram: as suas assinaturas estão adquiridas. Não assinalar nada equivale a enviar toda a escola.

O horizonte de exportação

O Edusign serve para fazer assinar aulas futuras. Uma aula passada já não tem de ser preparada para assinatura, e o Edusign bloqueia-a.

O horizonte define-se na configuração do sistema, sob a forma de um número de dias para trás e para a frente em torno de hoje. Na prática, alguns dias para trás bastam: servem apenas para recuperar uma correção feita logo após a aula.

Uma aula que sai do horizonte nunca é eliminada. Decorreu, o Edusign guarda as suas assinaturas, e essas não se reconstroem. Só uma aula realmente eliminada no Omniscol é retirada do Edusign — e apenas se ainda não tiver decorrido.

Tempo real e recuperação

Coexistem dois mecanismos, com dois papéis diferentes.

O tempo real envia cada alteração à medida que acontece. É o modo normal: mantém o Edusign atualizado quase de imediato. Mas convém vê-lo como um canal prático, não como uma garantia absoluta: um pedido pode falhar, um processo pode reiniciar.

A exportação completa programada serve para reconciliar regularmente os dois lados. Envia todo o horizonte, relê o que o Edusign guarda e elimina depois as aulas que já não existem do seu lado mas que o tempo real não apanhou. É a rede de segurança: sem ela, um incidente de rede ou um reinício deixariam uma divergência silenciosa.

Os alunos

Os alunos só são enviados por acionamento manual, e com particular cuidado.

O Edusign só sabe fazer corresponder um aluno pela referência externa que lhe colocámos — nem pelo e-mail, nem pelo identificador interno. Um aluno já presente no Edusign sem essa referência fica assim fora de alcance: enviá-lo criaria um segundo registo com o mesmo endereço.

Por isso o conector prefere não fazer nada a criar um duplicado. Lê primeiro os alunos do Edusign, cria apenas os que estão realmente ausentes e deixa os restantes intactos. Os alunos sem endereço de e-mail são postos de parte da mesma forma: não podem ser correspondidos de maneira nenhuma. No fim do acionamento, um resumo enumera pelo nome quem ficou de parte, com a sua identidade dos dois lados, para que possa decidir caso a caso. O registo de atividade guarda esse rasto.

Na prática, os alunos só são indispensáveis se quiser folhas nominativas. A assinatura funciona sem eles assim que a aula levar o seu docente e o seu grupo.

Os eventos

Uma conferência, uma defesa de tese, um exame simulado: tudo o que se coloca no calendário sem ser uma aula pode também seguir para o Edusign. Os eventos têm a sua própria secção no separador Exportação de entidades, logo abaixo das aulas, com os seus próprios filtros e a sua própria política de envio.

Um evento leva as mesmas informações que uma aula: a data, os participantes, a sala. As pessoas convidadas que são docentes levam a folha; as turmas e os grupos convidados formam o seu público.

Não é obrigado a enviá-los todos. O conector filtra pelas etiquetas que coloca nos seus eventos — ver Eventos pontuais: enviar apenas os que têm certa etiqueta ou, pelo contrário, enviar tudo exceto os que tenham uma. A exclusão ganha sempre, o que permite a regra mais cómoda: enviar tudo, exceto o que assinalou como sem assinatura.

Quando já existe um ERP no cenário

O caso mais simples é o de uma escola que gere as suas aulas no Omniscol e depois as faz assinar no Edusign. É a utilização mais direta do conector.

Nas instituições já estruturadas em torno de um ERP como Aurion ou Auriga, a arquitetura é em geral uma estrela centrada nesse ERP. Ele envia os seus dados de referência para o Omniscol — docentes, salas, disciplinas, grupos, por vezes até alunos —, e o Omniscol devolve-lhe as aulas que produziu.

A partir daí, o Edusign liga-se na maioria das vezes ao ERP e não diretamente ao Omniscol. Consoante a organização escolhida, ou o ERP retransmite as aulas para o Edusign, através de um ETL se necessário, ou o Edusign relê-as periodicamente no ERP.

Nessa topologia, as referências externas não se substituem: acumulam-se conforme as trocas a assegurar. Um mesmo docente pode assim ter uma referência do ERP no Omniscol e, se necessário, uma referência do Edusign distinta. No separador Sincronização de entidades, cada sistema configurado permanece associado separadamente, para as mesmas entidades.

Reinicializar

O botão de expurgo retira do Edusign as aulas provenientes do Omniscol no ano letivo em curso. Não toca nos docentes, nem nos grupos, nem nos cursos criados diretamente no Edusign: o seu objetivo é limpar o que o conector enviou, não apagar o resto do seu ambiente.

O Edusign limita fortemente a cadência de eliminação: cada passagem retira no máximo algumas centenas de aulas. Se sobrarem, volte a lançar o expurgo — o registo de atividade indica quantas faltam após cada passagem.

O que o conector cria no Edusign nem sempre se apaga em sentido estrito: eliminar lá um docente é arquivá-lo. Ative, pois, a criação com plena consciência.