Atribuir o pessoal

O Planeador serve para nomear as pessoas que cobrem as tarefas definidas na grade de serviço. É o ecrã de trabalho operacional: escolher uma semana, preencher as células, corrigir os alertas e guardar em seguida.

Atribuição manual

Para cada faixa horária e cada tarefa, você coloca os membros do pessoal disponíveis na célula correspondente. O Omniscol assinala as situações a verificar:

• pessoa ausente;
• indisponibilidade ou restrição declarada;
• pessoa já atribuída noutro sítio;
• pessoa não autorizada na tarefa;
• carga semanal a vigiar.

O planeador foi pensado para os casos reais de vida escolar: assistentes educativos que também são estudantes e cujas disponibilidades mudam, períodos de exames, ausências declaradas de manhã, postos a cobrir novamente com rapidez e equipas a repartir equitativamente.

A planificação é manual: os alertas, a duplicação e as ferramentas de correção orientam a construção do planeamento. O Omniscol não coloca o pessoal automaticamente.

Ler os alertas

As cores e as dicas indicam por que razão uma atribuição merece uma verificação: ausência, indisponibilidade, outra tarefa na mesma faixa horária, pessoa não autorizada ou ultrapassagem do serviço horário. O resumo semanal permite regressar à célula em causa.

Os alertas graduam-se por gravidade: um conflito vermelho exige uma correção imediata; um aviso assinala uma situação a arbitrar consoante as regras da instituição.

Ferramentas de correção

O planeador permite nomeadamente:

• navegar por semana e por dia;
• apresentar um dia ou toda a semana consoante a necessidade;
• duplicar uma semana para outra quando a estrutura se repete, filtrando se necessário os dias ou as tarefas copiados;
• ativar um modo borracha para apagar uma célula, uma linha ou uma coluna;
• anular uma correção recente;
• guardar as alterações.

As pessoas bloqueadas numa célula permanecem fixas nas correções manuais seguintes.

Duplicar sem começar do zero

Quando a estrutura é estável, duplique a semana anterior e corrija apenas as exceções: ausência, indisponibilidade pontual, mudança de exame, saída ou necessidade reforçada num posto. É o método corrente para evitar reconstruir toda a vida escolar à mão a cada semana.

Para as semanas atípicas, utilize uma grade adaptada: férias, exames, portas abertas ou período com equipa reduzida.

Ausências

As ausências de pessoal declaradas no módulo Gestão de ausências são tidas em conta na atribuição. Uma pessoa ausente pode surgir em alerta nas tarefas já colocadas, o que permite identificar os postos a cobrir novamente.

As ausências tornam o problema visível no sítio certo: o administrador ou o coordenador reatribui então a tarefa com pleno conhecimento da situação.

Carga de trabalho

O planeador calcula informações de serviço por pessoa e por dia, nomeadamente os períodos cobertos e as durações. Utilize estas indicações para evitar que uma pessoa absorva demasiadas faixas horárias, ou que as tarefas penosas sejam sempre concentradas na mesma equipa.

Partilha

O planeador pode ser partilhado consoante as opções de partilha disponíveis na conta. Para transmitir o planeamento individual a cada pessoa, utilize antes a escala de serviço, mais legível e prevista para a impressão ou a difusão.