Het personeel toewijzen

De Planner dient om de personen aan te wijzen die de in het inzetrooster vastgelegde taken dekken. Dit is het operationele werkscherm: een week kiezen, de cellen invullen, de waarschuwingen wegwerken en opslaan.

Handmatige toewijzing

Voor elk tijdslot en elke taak plaatst u de beschikbare personeelsleden in de bijbehorende cel. Omniscol signaleert de situaties die controle vragen:

• een afwezige persoon;
• een opgegeven onbeschikbaarheid of beperking;
• een persoon die elders al is toegewezen;
• een persoon die niet is toegestaan voor de taak;
• een weekbelasting die aandacht vraagt.

De planner is ontworpen voor de dagelijkse praktijk van de leerlingenbegeleiding: studenten die als toezichthouder werken en van wie de beschikbaarheid wisselt, examenperiodes, 's ochtends gemelde afwezigheden, posten die snel opnieuw gedekt moeten worden en teams die eerlijk verdeeld moeten worden.

Het plannen is handmatig: de waarschuwingen, het dupliceren en de correctiehulpmiddelen begeleiden de opbouw van de planning. Omniscol plaatst het personeel niet automatisch.

De waarschuwingen lezen

De kleuren en de tooltips geven aan waarom een toewijzing controle verdient: afwezigheid, onbeschikbaarheid, een andere taak op hetzelfde tijdslot, een niet-toegestane persoon of overschrijding van de diensturen. Via het weekoverzicht keert u terug naar de betrokken cel.

De waarschuwingen zijn ingedeeld naar ernst: een rood conflict vraagt om onmiddellijke correctie; een eenvoudige waarschuwing wijst op een situatie die u volgens de regels van de instelling moet afwegen.

Correctiehulpmiddelen

De planner biedt onder meer de mogelijkheid om:

• per week en per dag te navigeren;
• naar behoefte één dag of de hele week weer te geven;
• een week naar een andere week te dupliceren wanneer de structuur zich herhaalt, waarbij u zo nodig filtert welke dagen of taken worden overgenomen;
• een gummodus in te schakelen om een cel, een rij of een kolom te wissen;
• een recente correctie ongedaan te maken;
• de wijzigingen op te slaan.

Personen die op een cel zijn vergrendeld, blijven bij de volgende handmatige correcties op hun plaats staan.

Dupliceren zonder vanaf nul te beginnen

Wanneer de structuur stabiel is, dupliceert u de vorige week en corrigeert u alleen de uitzonderingen: een afwezigheid, een eenmalige onbeschikbaarheid, een gewijzigd examen, een excursie of een versterkte behoefte op een post. Dat is de gebruikelijke werkwijze: zo hoeft u niet elke week de hele leerlingenbegeleiding met de hand opnieuw op te bouwen.

Gebruik voor afwijkende weken een passend inzetrooster: vakanties, examens, een open dag of een periode met een kleinere bezetting.

Afwezigheden

Afwezigheden van personeel die in de module Afwezigheidsbeheer zijn gemeld, worden bij de toewijzing meegenomen. Een afwezige persoon kan als waarschuwing verschijnen op de al ingeplande taken, waardoor u ziet welke posten opnieuw gedekt moeten worden.

Afwezigheden maken het probleem zichtbaar op de juiste plaats: de beheerder of de coördinator wijst de taak vervolgens met kennis van zaken opnieuw toe.

Werklast

De planner berekent per persoon en per dag gegevens over de dienst, met name de gedekte periodes en de duur ervan. Gebruik die aanwijzingen om te voorkomen dat één persoon te veel tijdsloten op zich neemt of dat de zware taken altijd bij hetzelfde team terechtkomen.

Delen

De planner kan worden gedeeld volgens de deelopties die op het account beschikbaar zijn. Om iedere persoon de eigen planning te bezorgen, gebruikt u liever het dienstrooster: dat is beter leesbaar en bedoeld om af te drukken of te verspreiden.