Uw gegevens voorbereiden voor een massale import (in batch)

Honderden of duizenden rijen met de hand invoeren (docenten, leerlingen, lokalen, lessen…) is zelden verstandig. Omniscol biedt massale imports via kopiëren en plakken vanuit elke spreadsheet (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), in CSV- of TSV-formaat. Die imports voert u uit door te klikken op de knoppen , meestal boven aan de lijsten met entiteiten. Enkele daarvan dienen alleen om gegevens te exporteren, maar de meeste accepteren ook een import.

Wat kunt u importeren?

Uw bestanden voorbereiden

Gouden regels:

1. Eén rij = één entiteit. Geen samengevoegde rijen, geen kolomkoppen over meerdere rijen.
2. Houd de kolomvolgorde aan die Omniscol verwacht. Het importscherm toont het sjabloon met de kolommen in de doelvolgorde, en u kunt die kolommen herschikken aan de kant van Omniscol zodat ze aansluiten op de volgorde van uw eigen spreadsheet — zo verloopt het kopiëren en plakken vanuit Excel of Google Sheets netjes, zonder dat u uw bestand hoeft te herschrijven.
3. Sommige kolommen zijn alleen-lezen. Die staan dan grijs en dienen uitsluitend om gegevens te exporteren. De eerste kolom is meestal de identificatie van de gegevens die al in de database staan.
4. Kolommen met een "*" zijn verplicht. Ontbreekt er een verplicht veld, dan wordt de rij genegeerd (niet geïmporteerd bij het aanmaken, of verwijderd als die al in de database stond).
5. De scheidingstekens binnen een cel zijn vrij in lijsten (meerdere docenten, meerdere groepen, meerdere lokalen bij één les): komma, puntkomma, schuine streep.
6. De ingebouwde AI ruimt uw gegevens op, maar tot op zekere hoogte: zorg voor schone, ondubbelzinnige gegevens, anders kunt u voor onaangename verrassingen komen te staan.

Typische velden per entiteit

Docenten

• Voornaam, Achternaam (verplicht).
• E-mail (aanbevolen voor de uitnodigingen).
• Personeelsnummer / extern ID (optioneel, maar handig voor de traceerbaarheid).
• Onderwezen vakken (lijst, vrije scheidingstekens).
• Diensturen (aantal geplande uren per week).
• Hoofdvestiging (bij meerdere vestigingen).

Leerlingen

• Voornaam, Achternaam (verplicht).
• E-mail (aanbevolen).
• SIS-nummer (handig om naamgenoten uit elkaar te houden).
• Niveau / Klas.
• Groepen (keuzevak, subgroep).
• Status (actief, in vooraanmelding, inactief).

Lokalen

• Naam (verplicht).
• Vestiging (verplicht bij meerdere vestigingen — anders wijst Omniscol de standaardvestiging toe).
• Capaciteit.
• Specialisaties (lijst).
• Gebouw (vrije tekst).
• Labels / opmerkingen.

Lessen

• Klas + vak (minimaal).
• Duur (anders afgeleid uit de begin- en eindtijd).
• Dag, begintijd, eindtijd (om vooraf te plaatsen; anders leeg laten en later plaatsen).
• Groep (optioneel).
• Lestype (werkcollege, practicum, hoorcollege, examen…).
• Docent(en) (vrije scheidingstekens).
• Lokaal of lokalen (vrije scheidingstekens — ja, meerdere lokalen bij dezelfde les worden ondersteund).
• Resource(s).
• Afwisselende weken (formaat A/B, 1/2, enz.).
• Vrije opmerking.

Na de voorbereiding

Hoe de import verloopt, hangt af van het doelscherm. Meestal wordt het scherm volledig ververst met de nieuwe gegevens.

Voor de lessen van een rooster, zie Massale import van cursussen via een spreadsheet, waarin de speciale wizard in vier stappen wordt beschreven.

Export

Met dezelfde ingebouwde spreadsheet haalt u de gegevens er ook weer uit. Daarvoor hebt u meerdere mogelijkheden:

• Kopiëren en plakken naar een externe spreadsheet (TSV-formaat, automatisch).
• De knoppen onderaan gebruiken om rechtstreeks naar een PDF-, CSV- of Excel-bestand (XLSX) te exporteren.

Opnieuw importeren

Een import blijft niet beperkt tot een eerste import. U kunt massaal importeren in meerdere rondes. De eerste kolom, met het label "id", bevat de alleen-lezen identificatie van elke entiteit in de database, die u ook in de URL's terugvindt. Wijzigt u een rij die bij een bepaalde identificatie hoort, dan worden de gegevens van die entiteit gewijzigd.

Om nieuwe gegevens toe te voegen, gaat u helemaal onderaan in de spreadsheet, waar altijd een paar lege rijen staan zonder gekoppelde identificatie. Nieuwe gegevens plakken, net als bij de eerste import, breidt de tabel met evenveel rijen uit.

De opnieuw geïmporteerde entiteiten kunnen complexe gegevens bevatten die niet in aanmerking komen voor import en export (soms is er een alleen-lezen kolom die uitsluitend dient om die gegevens te exporteren). Dat is bijvoorbeeld het geval bij de tijdsbeperkingen op docenten, lokalen, klassen enzovoort. In dat geval worden die gegevens automatisch ongewijzigd opnieuw ingevoegd.

Zo kunt u massaal importeren in meerdere rondes zonder de verrijkte gegevens van bestaande entiteiten kwijt te raken, terwijl u tegelijk nieuwe kunt aanmaken of andere kunt verwijderen.

Massaal verwijderen

Zoals bij het opnieuw importeren dient de eerste kolom "id" om de verschillende entiteiten te herkennen. Maakt u een rij leeg, ten minste de verplichte kolommen met een "*", dan verwijdert de import de leeggemaakte entiteiten. Omdat u meerdere rijen en kolommen kunt selecteren, net als in een gewone spreadsheet, hoeft u alleen op de Delete-toets van het toetsenbord te drukken om zoveel rijen te wissen als u wilt, en zo de bijbehorende entiteiten massaal uit de database te verwijderen.