+33 670 330 003 contact@omniscol.com
Neem contact op Vraag een demo aan

Stap 2 — Vestigingen, tijdrasters, lokalen, resources

Op het tabblad Vestigingen modelleert u de fysieke kant van uw instelling.

De vestigingen aanmaken

Vinden al uw lessen op dezelfde plek plaats, dan volstaat één vestiging. Klik op Een vestiging aanmaken en geef de vestiging een naam.

Werkt u met meerdere vestigingen, maak dan één vestiging per afzonderlijke fysieke plaats aan. Vul de reistijden tussen de vestigingen in (de matrix met tijdsduren). Dat is essentieel: zonder die tijden kan de roostergeneratie een docent van 9.00 tot 10.00 uur op vestiging A plaatsen en om 10.05 uur op vestiging B, vijf kilometer verderop — fysiek onmogelijk.

Verwar vestiging en campus niet: een campus is een organisatorische groepering die u in de algemene instellingen vastlegt; een vestiging draagt het tijdraster, de lokalen en de reistijden.

Zie Vestiging voor de toepassingen en de grenzen (twee virtuele vestigingen voor eenzelfde plaats, de keuze tussen meerdere vestigingen en meerdere accounts, enzovoort).

Het tijdraster instellen

Elke vestiging heeft haar eigen tijdraster:

  • begin- en eindtijden van de tijdsloten,
  • pauzes,
  • middagpauze,
  • sluitingen (woensdagmiddag, zaterdag…).

Reguliere lessen hangen aan de tijdsloten van dit tijdraster. Wijzigt u later de tijd van een tijdslot, dan volgen de lessen die erop staan het nieuwe tijdraster. Aangepaste tijden en klassen buiten tijdraster zijn bijzondere gevallen, beschreven in Tijdraster, tijdsloten en tijdsduur.

Omniscol leidt het tijdraster automatisch af uit de gegevens die u hebt ingevoerd, maar loop het na en pas het aan — dat is van belang voor de weergave én voor het algoritme.

De tijdsloten horen overeen te komen met de duur van het tijdslot die u in het vorige scherm hebt opgegeven. Hebt u bijvoorbeeld 60 minuten voor een reguliere les ingevuld, dan geldt elk tijdslot als één uur, ongeacht de tijden die u werkelijk invoert — soms 50 of 55 minuten, wat door de pauzes marginaal kan verschillen. Loopt het verschil tussen theorie en praktijk op een bepaald tijdslot te ver uiteen, dan kunnen de tijden rood kleuren om u op een verkeerde configuratie te wijzen.

Voer pauzes niet in als tijdsloten! Elk tijdslot kan lessen opnemen (tenzij u de periode als onbeschikbaar markeert). Een veelgemaakte fout is denken dat de tijden zelf rechtstreeks doorwerken: dat is niet zo. Omniscol plaatst de lessen op tijdsloten en toont ze daarna met de tijden die voor elk betrokken tijdslot zijn ingevuld.

De lokalen invoeren

Maak voor elke vestiging de lokalen aan. Velden:

  • Naam (verplicht),
  • Capaciteit (verplicht — zonder dit veld kan de roostergeneratie niet controleren of het lokaal groot genoeg is),
  • Specialisaties (scheikunde, informatica, sport… vrij in te vullen),
  • Maximumaantal klassen voor een groot lokaal (examenlokaal, theater, sportzaal, zwembad, buitenterrein). Dit veld verschijnt pas zodra er een specialisatie is ingevuld,
  • Gebouw (optioneel),
  • Tijdsbeperkingen (handig voor lokalen die u met een andere instelling deelt, of voor buitensportterreinen),
  • Tags / opmerking (flipover, stopcontacten, computers… vrij in te vullen).

U kunt lokalen in bulk aanmaken door te kopiëren en plakken vanuit een spreadsheet.

Campus

Campus: groepeer de lokalen per eenheid van uw instelling — afdeling, faculteit, scholengroep, of de niveaus van een scholengemeenschap — zodat elke klas eerst haar eigen lokalen terugvindt.

De campus van een lokaal geeft aan welke eenheid van de instelling het bedient: een faculteit, een afdeling, een school binnen een scholengroep, een traject in de bij- en nascholing. Een lokaal met een campus komt bovenaan te staan voor de klassen die deze campus bij hun lokalen met voorrang hebben opgegeven, en wordt onder die naam filterbaar in de lokaalschermen.

Het begrip komt uit het hoger onderwijs, waar het het meest gangbaar is. Het bewijst ook dienst zodra een instelling meerdere onderwijsniveaus onder één dak heeft — een scholengemeenschap waarin elk niveau zijn eigen lokalen houdt, een vestiging waar basis- en voortgezet onderwijs samenkomen.

Een lokaal kan aan meer dan één campus worden gekoppeld en toch bij één enkele vestiging horen. Dat is het geval bij een ruimte die door meerdere faculteiten of door meerdere scholen van dezelfde scholengroep wordt gedeeld. De twee begrippen beantwoorden verschillende vragen en vullen elkaar aan: de campus beschrijft de organisatie, de vestiging beschrijft de plaats en draagt de fysieke beperkingen — tijdraster, compatibiliteit ter plaatse, reistijd.

De lijst met beschikbare waarden voor de campus beheert u in de accountinstellingen.

Meerdere lokalen: wijs meerdere lokalen aan dezelfde les toe, bijvoorbeeld voor examens verdeeld over collegezalen of voor uitgezonden hoorcolleges.

Meerdere lokalen

Met Omniscol kunt u meerdere lokalen aan dezelfde les toewijzen; de totale capaciteit is de som van de lokalen. Zie Meerdere lokalen voor de typische toepassingen (examens verdeeld over collegezalen, uitgezonden hoorcolleges, practica in twee lokalen, enzovoort).

Specialisaties

Met specialisaties (een vrij in te vullen veld) geeft u aan dat een vak een bepaald type lokaal vereist. De roostergeneratie houdt zich er strikt aan.

Groot lokaal

Een gespecialiseerd lokaal kan een groot lokaal worden: vul het veld Maximumaantal klassen in zodat het meerdere verschillende lessen op hetzelfde moment kan huisvesten (met verschillende docenten en groepen), binnen de grens van dat aantal en van zijn capaciteit. Dat geldt voor examenlokalen, theaters, sportzalen, zwembaden en buitenterreinen. Het veld verschijnt pas nadat u het lokaal een specialisatie hebt gegeven.

De resources invoeren

Resources zijn de verplaatsbare apparaten die niet aan een bepaald lokaal vastzitten (draagbare beamers, koffers met tablets, kits…). Voor elke resource:

  • Naam,
  • Beschikbaar aantal.

Een koffer met 30 tablets telt voor 1 (niet voor 30) — u voert het aantal koffers in.

Resources waarvan u “altijd genoeg” hebt, hoeft u niet te modelleren — doe dat alleen voor werkelijk gedeelde schaarste.

Vestigingen, lokalen en resources kunnen vanuit een extern systeem worden gesynchroniseerd — elke lijst krijgt dan haar eigen synchronisatieknop (Synchroniseren, Synchroniseren, Synchroniseren). Zie Synchronisatie met externe systemen.

En daarna

Volgende stap: Docenten toewijzen.

Stappenplan

Een vestiging en haar tijdraster aanmaken

  1. Een vestiging staat voor een afzonderlijke fysieke plaats, met haar eigen tijdraster (tijdsloten, pauzes, middagpauze). Minstens één vestiging is verplicht. Deze procedure beschrijft het aanmaken van een vestiging en de minimale bijbehorende gegevens (lokalen, resources).

  2. Klik op Een vestiging aanmaken en geef de vestiging een naam (Hoofdgebouw, Nevenvestiging Rotterdam…). Begint u met één vestiging, dan volstaat er één. Werkt u met meerdere vestigingen, voeg er dan zoveel toe als er fysieke plaatsen te onderscheiden zijn.

  3. Stel het tijdraster in: begin- en eindtijden van de tijdsloten, pauzes tussen de lessen, middagpauze, sluitingen (woensdagmiddag, zaterdag…).

  4. Voer de lokalen in: naam, capaciteit (een cruciaal veld voor de roostergeneratie), specialisaties (scheikunde, informatica, sport…), openingstijden en de campus als uw organisatie die gebruikt. De campus op een lokaal zorgt ervoor dat het voor bepaalde klassen voorrang krijgt, zonder de andere geschikte lokalen te blokkeren. Eenzelfde lokaal kan tot meerdere campussen behoren. Een lokaal hoort bij één enkele vestiging — voor een lokaal dat door meerdere virtuele vestigingen wordt gebruikt, zie Vestigingen, lokalen, resources — concepten.

  5. Voer de resources in (verplaatsbare apparatuur): naam en beschikbaar aantal. Modelleer alleen de resources met een echte gedeelde schaarste (mobiele beamers, een koffer met tablets, een microfoonset), niet die waarvan u “altijd genoeg” hebt.

  6. Werkt u met meerdere vestigingen, vul dan de reistijden in via het afstandenvenster (driehoekige halve matrix). Zonder die tijden teleporteert de roostergeneratie — zie Meerdere vestigingen: beleid en reistijden voor de nuances.

Zie ook

Zie ook