Eenmalige evenementen (los van het rooster)

Het aanmaken van eenmalige evenementen is beschikbaar op Premium-accounts.

Wanneer een evenement, wanneer een les

• Gewone les: herhaalt zich elke week (of om de week) het hele jaar door. Beheerd in de module Roosterbeheer, meegenomen in de automatische roostergeneratie.
• Eenmalig evenement: vindt plaats op een gedateerd interval, zonder vaste herhaling. Rechtstreeks beheerd in de module Rooster.

Vuistregel: zou u het met de hand in een kalender schrijven in plaats van in het wekelijkse rooster, dan is het een evenement.

Een evenement aanmaken — de evenementenagenda

Een evenement voert u niet in via een los formulier: u tekent het rechtstreeks op de agenda, net als in een kalender. Op de evenementenagenda klikt en sleept u om een interval binnen één dag te tekenen (tijdens het tekenen ziet u een voorbeeld). Zodra u loslaat, opent er een fiche, verankerd aan uw selectie, met de datums en tijden al vooraf ingevuld; u vult aan:

• Titel — Rapportvergadering 1B, Excursie naar het Rijksmuseum, Proefexamen Nederlands.
• Begin en einde — datum, begintijd, eindtijd.
• Deelnemers — klassen, groepen, docenten, leerlingen, of deelnemers als vrije tekst.
• Locatie — een lokaal dat Omniscol kent, of een locatie die u als vrije tekst invoert.
• Resources — materiaal of een resource die u zo nodig reserveert.
• Vakken en labels — om het evenement ergens aan op te hangen en het later terug te vinden; zie verderop.
• Videoconferentielink — optioneel, om het evenement op afstand te volgen.
• Opmerking — een vrije notitie die bij het evenement verschijnt.
• Kleur — een visuele hulp om het in het tijdraster te onderscheiden.

De selectie met de muis blijft binnen één en dezelfde dag.

Waar u de agenda vindt

• In de module Rooster. Toon het filter Evenementen: de agenda is alleen bewerkbaar (tekenen met de muis actief) in de herschikkingsmodus; bij gewoon raadplegen blijft hij alleen-lezen.
• Bij het bewerken van een rooster van het type kalender. Het filter Evenementen wordt daar alleen aangeboden voor een rooster van het type kalender; op een wekelijks rooster verschijnt het niet.

Vakken en labels

Twee velden hangen het evenement op aan iets ruimers, en helpen u het daarna terug te vinden.

De vakken. Een evenement kan aan een of meer vakken worden gekoppeld: een lezing die meetelt voor het vak informatica, een scriptieverdediging die aan de bijbehorende cursus is gekoppeld. Het evenement verschijnt dan in het rooster wanneer u op dat vak filtert, naast de lessen — en het vak komt terug in de benaming, wat helpt om het in één oogopslag te herkennen.

Een vak op een evenement verbruikt geen enkel uur: het telt niet mee in het urenvolume van het vak en evenmin in de diensturen van de docenten. Een evenement blijft een evenement; de koppeling zegt waar het over gaat, niet dat er wordt lesgegeven.

De labels. U labelt uw evenementen met uw eigen woorden — excursie, examencommissie, zonder handtekening — herbruikbaar van het ene evenement naar het andere: labels die u al hebt gebruikt, worden u voorgesteld, zodat één idee niet in tien spellingen belandt.

Een label doet uit zichzelf niets. Het dient om te sorteren, en vooral om te bepalen wat Omniscol verlaat: de connectoren naar externe systemen kunnen op die labels filteren, bijvoorbeeld om alles te versturen behalve wat u met zonder handtekening hebt gemarkeerd.

Rechtstreeks opslaan, naast het rooster

Een evenement wordt onmiddellijk en apart opgeslagen zodra u de fiche bevestigt: een evenement aanmaken, verplaatsen of verwijderen wordt meteen op zichzelf weggeschreven (bevestigd door een melding). U hebt de algemene knop Opslaan van de herschikking of van het bewerken van het rooster niet nodig — de evenementen zijn al opgeslagen. Omgekeerd geldt: de herschikking of de urenverdeling van een rooster opslaan gaat over de lessen, niet over de evenementen: het is een parallel subsysteem, dat doorlopend wordt vastgelegd.

Conflicten met de lessen in het rooster

Een evenement verwijst naar dezelfde entiteiten als het rooster — docenten, klassen, groepen, lokalen, resources — waardoor Omniscol overlappingen met de gewone lessen kan opsporen. Terwijl u de fiche invult, wordt elke deelnemer en elk lokaal of elke resource getoetst aan wat al op dat interval staat:

• bij een docent, een klas of een groep wordt het evenement vergeleken met de lessen en met de andere evenementen;
• lokalen en resources worden getoetst om een al bestaande bezetting op het tijdslot op te sporen.

Die controles voeden de beschikbaarheidsaanduidingen in de keuzelijsten en komen als conflicten terug in de herschikkingsweergave. Het evenement ligt bovenop het tijdraster: het signaleert het conflict, maar maakt de lessen die het overlapt niet vanzelf vrij. Behandel die apart (verplaatsen, eenmalige wijziging, afwezigheid…).

Deelnemers: iedereen, of wie wil

Naast de bij naam aangewezen deelnemers bestaan er twee bijzondere deelnemers — en zij gedragen zich niet hetzelfde tegenover conflicten:

• Iedereen — het evenement geldt voor de hele school, en wel verplicht. Het verschijnt in alle roosters en komt in conflict met de bestaande lessen: de juiste keuze voor een open dag of een evenement dat de hele instelling ook echt in beslag neemt.
• Wie wil — het evenement staat open voor wie eraan wil deelnemen, en wel vrijblijvend. Het verschijnt eveneens in alle roosters, maar veroorzaakt geen enkel conflict: voor een optioneel aanbod dat niemands rooster mag blokkeren.

Beide verschijnen overal; alleen Iedereen veroorzaakt conflicten, omdat het de aanwezigheid verplicht maakt.

Projectie in de roosters

Eenmaal aangemaakt wordt een evenement in elk betrokken rooster geprojecteerd: het verschijnt in het rooster van elk van zijn deelnemende docenten, klassen, groepen en leerlingen, en ook in dat van elk gekozen lokaal en elke gekozen resource (en overal, bij Iedereen en Wie wil). Het is hetzelfde evenement vanuit meerdere invalshoeken bekeken — het is dus normaal dat u het tegelijk terugvindt in het rooster van de klas, van de docent en van het lokaal; het zijn geen duplicaten.

Een evenement heeft geen veld "type": het onderscheidt zich van een gewone les door zijn titel, zijn datums, zijn deelnemers en zijn eventuele kleur.

Verplaatsen, vastklikken, tijden vrijlaten

Op de evenementenagenda laat een evenement zich, anders dan de lessen, met slepen en neerzetten verplaatsen en van grootte veranderen.

Het weergegeven tijdvenster van de agenda volgt de openingstijden van de instelling: het loopt van de vroegst geconfigureerde opening tot de laatst geconfigureerde sluiting, en valt terug op 07.00 – 20.00 uur als er niets is gedefinieerd.

De fiche heeft ook een punaiseknop: die schakelt over op plaatsing via vrije tijdsloten, en een klik op het gekozen tijdslot neemt de datum en de tijden ervan over in de fiche — een alternatief voor het tekenen met de muis om het evenement netjes vast te klikken.

Tot slot zijn de begin- en eindtijd volledig vrij: ze hoeven niet samen te vallen met de tijdsloten van het tijdraster. Een evenement kan om 9.50 uur beginnen en om 11.34 uur eindigen, ook als de gewone lessen netjes op hele tijdsloten vallen: daar is een evenement bovenop het tijdraster juist voor bedoeld.

Wijzigen of annuleren

Een evenement wijzigt u zoals u het hebt aangemaakt: het in de tijd verplaatsen, van lokaal wisselen, deelnemers toevoegen of weghalen.