Schooljaar, afwisselende weken, vakanties

Het schooljaar is het tijdskader waarbinnen de roosters lopen. Het roept drie structurerende vragen op: wanneer het jaar begint en eindigt, wanneer de vakanties vallen, en — als de instelling met afwisselende weken werkt — hoe die afwisseling op deze kalender aansluit. Dit wordt ook de academische kalender genoemd.

Schooljaar en grenzen

Een schooljaar heeft een begindatum en een einddatum. Over dat bereik worden de weken genummerd. De publicatie van een rooster heeft betrekking op een deel van die weken of op alle weken. Een rooster van het type kalender kan zelfs over een langere periode dan het schooljaar worden gepubliceerd (typisch een EMBA van 18 maanden), maar alleen de datums die op de schooljaren zijn vastgelegd, tellen mee.

Zonder actief schooljaar kan geen enkel rooster worden gepubliceerd: dan voedt geen enkele les de modules voor dagelijks gebruik (Home, Rooster, Dashboard, Afwezigheidsbeheer). Het schooljaar is dus een vereiste; zie Schooljaar en vakanties.

Schooljaren mogen geen datums gemeen hebben. Meestal ligt er een vakantieperiode tussen, maar u kunt ze ook naadloos op elkaar laten aansluiten. Sommige opleidingsinstellingen zijn niet aan een academische cyclus gebonden: het schooljaar is dan gewoon het kalenderjaar, van 1 januari tot en met 31 december.

Vakanties

Vakanties zijn inactieve periodes: geen lessen, geen evenementen, geen urentelling. Twee bronnen:

• Gemeenschappelijke vakanties — afkomstig uit de officiële kalender van het land (herfstvakantie, kerstvakantie, voorjaarsvakantie, meivakantie). Omniscol kan ze u voorstellen op basis van het ingestelde land; welke u importeert, kiest u zelf.
• Specifieke vakanties — eigen aan de instelling (studiedag, examens, plaatselijke vrije dag). Die voegt u met de hand toe.

Beide soorten tellen zonder onderscheid mee. Vakanties gelden daarentegen voor de hele instelling. Betreft het maar enkele klassen, gebruik dan een afwezigheid van de klas of een periode van onbeschikbaarheid van de klas (die eventueel voor meerdere klassen te hergebruiken zijn, bijvoorbeeld voor klassen die in het buitenland verblijven).

Afwisselende weken (A/B en verder)

Sommige scholen hebben cursussen die maar om de week terugkomen (of nog minder vaak): lichamelijke opvoeding als dubbele les, een mentoruur om de week, keuzevakken. Omniscol regelt dat via het tellen van de weken: de weken van het jaar krijgen geen etiket, ze worden doorlopend geteld. Elke cursus volgt echter zijn eigen cyclus — eens in de twee weken (A/B), eens in de drie weken (A/B/C), enzovoort. In eenzelfde tijdslot staan dan verschillende lessen naargelang de plaats van de week in de cyclus, bijvoorbeeld de ene les in de oneven weken en de andere in de even weken, op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip. Omdat de berekening dynamisch is, kunnen cursussen in A/B en cursussen in A/B/C binnen dezelfde klas naast elkaar bestaan.

De activering van de afwisselende weken en de weergavevorm van de afwisseling (A/B, 1/2…) worden ingesteld in de algemene instellingen. Het scherm van het schooljaar dient vervolgens om op de tijdlijn de punten af te dwingen waarop de telling opnieuw bij week A begint — bijvoorbeeld om na een vakantie netjes te herstarten; om leesbaar te blijven toont de tijdlijn de afwisseling alleen in A/B. Om op een tijdslot afwisselende lessen vast te leggen, zie Complexe lessen.

Meerdere jaren tegelijk

Omniscol beheert meerdere schooljaren tegelijk binnen hetzelfde account: bijvoorbeeld het lopende jaar 2026-2027 en het volgende jaar 2027-2028 in voorbereiding. Het begrip huidig schooljaar bepaalt wat de gebruikers dagelijks te zien krijgen; de overige blijven toegankelijk voor administratief beheer en raadpleging.