Beschikbaarheid en tijdsbeperkingen van docenten

De beschikbaarheid van een docent geeft aan de software door welke tijdsloten voor die docent onmogelijk, ongewenst of gewenst zijn. De roostergeneratie houdt zich strikt aan de onmogelijke tijdsloten en probeert de overige voorkeuren zo goed mogelijk te volgen. In het voortgezet onderwijs spreekt men ook van wensen — het is hetzelfde begrip.

Vier niveaus

Een niet-ingekleurd tijdslot is neutraal — beschikbaar, zonder voorkeur.

De invoer van beschikbaarheid inschakelen

De invoermodus kiest u in de algemene instellingen, bij de instelling Beschikbaarheid van de docenten:

• Uitgeschakeld — docenten voeren geen beschikbaarheid in.
• Wekelijks — beschikbaarheid ingevoerd op een standaardweek. Voor week- en cyclische roosters.
• Kalender — beschikbaarheid ingevoerd per datum. Voor kalenderroosters, op Premium-accounts.
• Kalender + Wekelijks — beide invoerwijzen bestaan naast elkaar, op Premium-accounts, wanneer terugkerende roosters en kalenderroosters samen voorkomen, of eenvoudigweg om docenten een makkelijkere manier te geven om aan te geven dat zij op een bepaalde dag van de week nooit beschikbaar zijn, ongeacht de datum (uitzonderingen kunnen overigens wel worden opgegeven).

Invoer door de docent zelf

Docenten kunnen hun eigen beschikbaarheid invoeren vanuit hun account . Een grote tijdwinst voor de administratie.

Wil de school niet dat de docent inlogt, dan kunt u hem ook een deellink sturen, rechtstreeks naar zijn eigen scherm met beschikbaarheid, in bewerkmodus, aangemaakt vanuit Downloaden met een vervaldatum. De docent voert zijn beschikbaarheid in zonder zelfs maar toestemming te hebben om op zijn account in te loggen.

In de praktijk gaat die link vaak mee in een persoonlijk bericht met de geplande vakken, het aantal lesuren, de verplaatsingen of bijzondere beperkingen, en een duidelijke deadline. Omniscol biedt hiervoor geen aparte samenvoegfunctie: elke link neemt u op in de communicatie die u toch al voor de betrokken docent had voorbereid.

Goedkeuring door de beheerder in het rooster

In een weekrooster:

• De door de docent ingevoerde beschikbaarheid staat standaard in afwachting van goedkeuring.
• De roostermaker controleert en keurt goed (eventueel na aanpassing — bijvoorbeeld door een te beperkende beschikbaarheid te verwijderen, of door zwart in rood te veranderen).
• Elke latere wijziging door de docent komt opnieuw in afwachting te staan.

In het voortgezet onderwijs kan de invoer meerdere weken voor de planning worden opengezet. Docenten vullen die dan in op een algemeen tijdraster, en de goedkeuringsfase zet dat om naar het echte tijdraster van de lessen in het rooster: de goedkeuringsfase dient er ook toe om die omzetting correct te laten verlopen.

De beschikbaarheid van virtuele docenten wordt rechtstreeks opgeslagen. Zo kunt u bijvoorbeeld standaard de woensdag vrij houden.

In kalendermodus (Premium):

• De beschikbaarheid wordt in realtime geconsolideerd.
• Conflicten worden meteen gedetecteerd.

In kalendermodus gaat men er namelijk van uit dat er minder beperkingen op het tijdraster liggen (er zijn immers talloze datums) en dat docenten zelfstandig zijn, soms zelfs van buiten de school, met meerdere functies en verantwoordelijkheden tegelijk: het gaat niet om een wens maar om echte beschikbaarheid.

Bij wijze van uitzondering is de beschikbaarheid van docenten in kalendermodus daarom te wijzigen vanuit zowel het scherm van de module Beheer als vanuit een rooster.

Conflict in de beschikbaarheid bij de roostergeneratie

Is de beschikbaarheid van een docent te krap om zijn lessen te kunnen inplannen, dan mislukt de roostergeneratie met een duidelijke diagnose. Zie Een mislukte roostergeneratie diagnosticeren.

Oplossingen:

• De beschikbaarheid versoepelen (een tijdslot rood maken in plaats van zwart).
• De lessen herverdelen (een docent met 18 lesuren en maar 12 vrije tijdsloten redt het niet).
• Iemand aannemen (uiterste geval — maar soms is dat de juiste diagnose).