FAQ — praktijkgevallen hoger onderwijs

Veelgestelde vragen uit instellingen voor hoger onderwijs (business schools, technische hogescholen, kunst- en designacademies, universiteiten, centra voor permanente educatie). De antwoorden gelden voor al deze soorten instellingen; voor de inhoudelijke details zie Specifieke kenmerken van het hoger onderwijs.

Meerdere roosters, elke gebruiker ziet alleen het zijne

V. Hoe beheert u meerdere roosters naast elkaar, zodat elke gebruiker in zijn kalender alleen de lessen ziet die hem aangaan?

A. Drie mechanismen werken samen:

• Aan de kant van de beheerder kunnen meerdere roosters naast elkaar over dezelfde weken worden gepubliceerd, met dynamische samenvoeging — standaard inbegrepen bij een Premium-account (zie Meerdere parallel gepubliceerde roosters).
• Standaard ziet elke gebruiker alleen de lessen die hem aangaan — zijn klas, zijn groepen, of bij een docent zijn eigen lessen. De filters worden bij het aanmelden automatisch toegepast op basis van zijn rol.
• Om een ander bereik te bekijken (een andere klas, een andere docent…), past de gebruiker handmatig een filter toe, voor zover zijn rol dat toestaat. Met de zichtbaarheidsbeperkingen kunt u bijvoorbeeld voorkomen dat docenten het rooster van hun collega's zien.

iCal-synchronisatie na een roosterwijziging

V. Wordt de iCal-feed automatisch bijgewerkt wanneer een les in Omniscol wordt gewijzigd?

A. Ja, mits u een iCal-abonnementslink gebruikt (en geen statische download). De abonnementslink is dynamisch; de kalendertoepassing haalt de feed met regelmatige tussenpozen opnieuw op, met een vertraging van enkele minuten tot meerdere uren, afhankelijk van de toepassing en de configuratie ervan. De kalendertoepassing bepaalt het verversingsritme, niet Omniscol.

Zie iCal en iCal — abonnement en dynamische link.

Melding bij elke wijziging

V. Kan er bij elke roosterwijziging een melding worden verstuurd?

A. Geen automatische melding bij elke wijziging: het volume zou voor de ontvangers onbeheersbaar zijn. Huidige aanpak: wijzigingen gebundeld publiceren via een samenvattende e-mail aan een selectie van de betrokken gebruikers (E-mail verzenden).

Lokaal binnen een macrotype / lokaalcategorie

V. Hoe geeft u aan dat een cursus moet plaatsvinden in een bepaald lokaal dat tot een macrotype behoort — afhankelijk van of u een specifiek lokaal wilt afdwingen of de roostergeneratie binnen de categorie wilt laten kiezen?

A. Via de lokaalspecialisaties, die vrije velden zijn:

• Maak een specialisatie aan die overeenkomt met het macrotype (bijvoorbeeld “ATELIER”, “COMPUTERLOKAAL”, “SCHEIKUNDELAB”).
• Ken die specialisatie toe aan de betrokken lokalen.
• Geef bij de cursus de vereiste specialisatie op. Omniscol stelt de gespecialiseerde lokalen als eerste voor en de roostergeneratie kiest er een uit de beschikbare.
• Om een specifiek lokaal af te dwingen, geeft u dat rechtstreeks op (naast de specialisatie, of in plaats daarvan). De roostergeneratie respecteert die keuze.

Bij een massale import kunt u alleen de specialisatie opgeven; de roostergeneratie zorgt voor de uiteindelijke toewijzing.

De lokaalbezetting controleren vóór de roostergeneratie

V. Bestaat er een rapportage waarmee u vóór de roostergeneratie kunt nagaan of de uren die aan een lokaal of aan een macrotype van lokalen zijn toegewezen, binnen het totaal aan beschikbare uren passen?

A. Het tabblad Roostergeneratie voert vooraf een diagnose uit: capaciteitscontroles (het aantal te plaatsen lessen vergeleken met de capaciteit van het tijdraster) en compatibiliteitscontroles op de lokaalspecialisaties. Bij overbezetting verschijnt een waarschuwing. Het dashboard na publicatie geeft het werkelijke detail (rekening houdend met afwezigheden en vervangingen).

Duur per afzonderlijke cursus bij de import

V. In het importbestand bevat de kolom “duur” het totale urenaantal van een activiteit, die meerdere cursussen kan omvatten. Waar geeft u de individuele duur van elke cursus op?

A. Eén importregel komt overeen met één cursus. De opgegeven duur is die van deze cursus, niet die van de module. Voor een module met meerdere cursussen van verschillende duur is dus één importregel per cursus nodig.

Als de bron aggregeert (“Algebra = 30 uur in totaal”), moet u dat vóór de import opsplitsen — of de automatische verdeling gebruiken om een urenvolume over afzonderlijke cursussen te verdelen.

Cursussen die alleen in bepaalde weken plaatsvinden

V. Hoe geeft u aan dat een cursus alleen in bepaalde specifieke weken van het academisch jaar plaatsvindt?

A. Dat hangt van de modus af:

• In de wekelijkse modus dekken de afwisselende weken het geval waarin een cursus slechts om de N weken terugkeert. Voor een cursus die enkel in een paar specifieke weken van het jaar valt, is de kalendermodus geschikter.
• In de kalendermodus wordt elke les afzonderlijk op haar datum geplaatst: dat zit standaard ingebouwd.
• Geef bij de import de datum van elke les op in de daarvoor bestemde kolom (formaat JJJJ-MM-DD), of laat die leeg voor een les die u later handmatig plaatst.

Cursussen over klassen en jaargangen heen

V. Hoe modelleert u cursussen waaraan in hetzelfde tijdslot en hetzelfde lokaal meerdere groepen van dezelfde klas of van verschillende klassen deelnemen, soms voor verschillende vakken, soms op verschillende campussen?

A. Afhankelijk van het geval:

• Meerdere groepen van dezelfde klas in hetzelfde tijdslot, hetzelfde vak, dezelfde docent, hetzelfde lokaal — één enkele cursus die aan een supergroep is toegewezen. Vaste samenstelling → klasverdeling indien van toepassing. Wisselende samenstelling → groep van groepen, beschikbaar op alle accounts en voor alle roostertypes.
• Meerdere verschillende klassen in hetzelfde tijdslot, hetzelfde vak, dezelfde docent, hetzelfde lokaal — een groepsuitlijning wanneer de samenstelling vast is, of een groep van groepen (beschikbaar op alle accounts en voor alle roostertypes) wanneer de groepering flexibel moet blijven.
• Verschillende vakken in hetzelfde tijdslot en hetzelfde lokaal (zeldzaam geval) — daarvoor zijn twee afzonderlijke cursussen nodig. Elke student ziet in zijn rooster het vak van zijn eigen groep.
• Tussen twee vestigingen (twee klassen op verschillende plaatsen die een cursus delen) — ondersteund, mits het gedeelde lokaal of de videoconferentie correct is gemodelleerd (zie virtuele vestigingen).

Afwisselende docenten in hetzelfde tijdslot

V. Hoe geeft u aan dat twee docenten elkaar afwisselen in hetzelfde tijdslot, op dezelfde weekdag, met dezelfde klas / hetzelfde vak / dezelfde groep — de een de ene week, de ander de volgende?

A. Het gaat om een afwisseling van docenten, niet om onderwijsassistentie in strikte zin (waarbij twee docenten tegelijk bij dezelfde les betrokken zijn). Twee manieren, afhankelijk van het ritme:

• Regelmatige afwisseling in de wekelijkse modus — gebruik de afwisselende weken met een andere docent per week.
• Afwisseling op vaste data in de kalendermodus — maak één cursus per les aan met de bijbehorende docent. Omslachtiger, maar flexibeler: elke les kan afzonderlijk worden bijgesteld.

Incidenteel samen doceren (visiting professor)

V. Hoe geeft u aan dat een visiting professor slechts voor één of enkele lessen samen met de vaste docent een cursus verzorgt?

A. Maak in de kalendermodus de gewone lessen aan met alleen de vaste docent; voor de lessen waarin de visiting professor meedoet, voegt u hem als onderwijsassistent toe aan die specifieke les. Elke docent wordt in zijn eigen statistieken meegeteld.

Videoconferentielink per cursus

V. Kan de videoconferentielink alleen aan een hele klas worden gekoppeld, of ook aan een specifieke cursus of les?

A. Een videoconferentielink kan op drie niveaus worden ingesteld: op de klas (hij geldt dan standaard voor al haar lessen), op een specifieke cursus, of op een afzonderlijke les in de kalendermodus. Dat past bij hybride sessies waarin maar een deel van de cursussen op afstand wordt gegeven. Zie Videoconferentielinks per cursus.

Doublerende studenten en studenten buiten het curriculum

V. Hoe gaat u om met een student die een vak uit een ander jaar moet volgen (doubleren, bijspijkeren, fuori corso, enzovoort)?

A. Een student kan tegelijkertijd aan meerdere klassen worden toegewezen en binnen een klas tot bepaalde groepen worden beperkt. Vier typische gevallen:

1. Een volledige andere klas + een specifieke groep uit een derde — aan beide toewijzen en de groep kiezen.
2. Meerdere groepen van een andere klas zonder de hele klas — rechtstreeks aan de groepen toewijzen.
3. Eén enkel vak uit een andere klas via een specifieke groep — maak een aparte groep in de andere klas aan en wijs de student alleen aan die groep toe.
4. Student buiten het curriculum die een los vak overdoet — dezelfde logica met een aparte groep.

Het SIS-ID als unieke identificatie

V. Kunt u de student- of docentidentificatie uit uw SIS gebruiken als unieke identificatie in Omniscol, om naamgenoten uit elkaar te houden?

A. Ja, via het veld Registratienummer / externe identificatie op de gebruikersfiche — daar is het voor bedoeld. Vul het bij de import in en Omniscol gebruikt het als identificatiesleutel. Bijzonder handig voor tweerichtingssynchronisaties met uw SIS (zie de synchronisatie met externe systemen voor Aurion / Auriga of Omniscol-API voor een specifieke integratie).

Meerdere e-mailadressen per gebruiker

V. Kunt u twee e-mailadressen importeren voor dezelfde docent (institutioneel en persoonlijk)?

A. Niet in de huidige interface: één hoofdadres per gebruiker. Als een tweede adres ter informatie moet worden bewaard, gebruik dan het veld Opmerking van de gebruikersfiche. Dat veld wordt niet als verzendadres gebruikt.

Lerenden, studenten, deelnemers — welke entiteit?

V. Ons referentiemodel onderscheidt lerende (algemene term), student (initiële opleiding) en deelnemer (permanente educatie). Hoe worden die nuances afgebeeld?

A. Alle drie komen uit op de Omniscol-entiteit leerling (rol student). Het onderscheid tussen initiële opleiding en permanente educatie wordt geregeld met een optioneel kenmerk op de fiche (SIS-registratienummer, status), niet met afzonderlijke entiteiten.

Docenten: vast, op uurbasis, expert, visiting

V. Ons referentiemodel onderscheidt vaste docent (vast contract, verdeelde uren), docent op uurbasis (contract per opdracht), expert (incidentele externe dienstverlener) en visiting professor (uitgenodigde academicus). Komen die allemaal overeen met dezelfde Omniscol-entiteit?

A. Ja, ze komen alle uit op de entiteit docent (rol teacher). De markering “extern / op uurbasis” per docent die hen van de vaste docenten onderscheidt, is een Premium-optie (zie externe docent); zonder Premium blijven de vier profielen één en dezelfde docentenentiteit, zonder eigen markering.

De rollen “cursusverantwoordelijke” en “programmaverantwoordelijke” zijn functionele rollen binnen uw instelling. Omniscol modelleert ze niet als zodanig, maar kan ze weergeven via de aangepaste rollen.

Programma's, opleidingen, leertrajecten

V. Ons aanbod is opgebouwd uit programma's (PGE, MBA, MSc, PhD enzovoort), managementcursussen (UE / EC / ECUE) en onderwijsactiviteiten (sessies). Hoe wordt dat in Omniscol afgebeeld?

A. Aanbevolen mapping:

Voor hiërarchische nomenclaturen (UE → EC → ECUE) kunt u de groepering weergeven met een naamgevingsconventie op de vakken (“UE3-EC2-ECUE1 Lineaire algebra”) of met de vakgroepen.

Mobiliteit, uitwisseling, dubbele diploma's

V. Hoe beheert u inkomende en uitgaande mobiliteit (academische uitwisselingen, dubbele diploma's, free movers, study abroad)?

A. Aan de roosterkant zijn deze lerenden gewone studenten die aan specifieke klassen zijn toegewezen. De administratieve afhandeling (overeenkomsten, studiepunten, ECTS, status) hoort bij het SIS van de instelling; Omniscol richt zich op de vraag “wie volgt welke les, wanneer en waar”.

Configuratieaanbevelingen voor het hoger onderwijs

Voor een account in het hoger onderwijs zijn deze punten het overwegen waard:

• Premium-account: de kalendermodus, de kalenderbeschikbaarheid en meerdere parallel gepubliceerde roosters zijn standaard inbegrepen, net als MCP (het aansluiten van een compatibele AI-assistent). Vul dat naar behoefte aan met de contractuele opties: aangepaste rollen, back-ups, realtime samenwerking. (Groepen van groepen zijn daarentegen op alle accounts beschikbaar.)
• Kalendermodus voor de meeste roosters (afzonderlijk gedateerde lessen, docenten die per sessie verschillen).
• Meerdere parallel gepubliceerde roosters per programma (één rooster per masteropleiding, dynamisch samengevoegd wanneer cursussen gedeeld zijn).
• Groepen van groepen voor wisselende groeperingen over opleidingen heen (gemeenschappelijke basis voor meerdere trajecten).
• Meerdere lokalen voor examens die over meerdere collegezalen worden gespreid of voor uitgezonden hoorcolleges.
• Aangepaste rollen om cursus- of programmaverantwoordelijken te modelleren met rechten die op hun bereik zijn toegesneden.
• SIS-integratie (de synchronisatie met externe systemen voor Aurion / Auriga, of Omniscol-API voor een specifieke integratie) om de lerenden te synchroniseren.
• OIDC / SSO met de identiteitsprovider van de instelling (Google Workspace, Microsoft Entra ID, Keycloak, enzovoort).