+33 670 330 003 contact@omniscol.com
Neem contact op Vraag een demo aan

Migreren vanuit een zelfgemaakte Excel-spreadsheet

Veel instellingen — vooral kleine organisaties, particuliere scholen, korte opleidingen — beheren hun rooster nog in een zelfgemaakte Excel-spreadsheet. Migreren naar Omniscol is in dat geval bijzonder eenvoudig: geen propriëtair formaat om te ontcijferen, alleen een beetje discipline om de gegevens te structureren.

Voordat u begint: orde scheppen

Een roosterspreadsheet stapelt vaak meerdere “tabbladen” van uiteenlopende aard op: de lijst met docenten, die met klassen, die met vakken, het tijdraster van het rooster, allerlei notities. Breng vóór de import duidelijkheid aan:

  • de lijst met docenten (één schoon tabblad),
  • de lijst met leerlingen (één schoon tabblad, als die bestaat),
  • de lijst met klassen en hun leerlingaantallen,
  • de lijst met lokalen,
  • de lessen: per rij klas, vak, docent, lokaal, dag, tijd, duur.

Als uw spreadsheet die gegevens niet scheidt, doe dat dan nu — voor de import is het hoe dan ook nodig.

Verwacht importformaat

De import verloopt via kopiëren en plakken vanuit uw spreadsheet (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), in een gedocumenteerd kolomsjabloon. De kolommen worden herkend aan hun positie (u herschikt het sjabloon zodat het aansluit op uw bestand), niet aan de naam van de kolomkop. Zie Uw gegevens voorbereiden voor een massale import voor de details (kolomvolgorde, datumnotaties, vakcodes enzovoort).

Voor de lessen is de Massale import van cursussen via een spreadsheet de daarvoor bestemde tool: u kopieert en plakt de rijen van uw spreadsheet rechtstreeks in een bewerkbaar gebied, met de structuur één rij = één les.

Stappenplan

  1. Schoon de bronspreadsheet op: verwijder overbodige kolommen, maak de benamingen eenduidig (een docent mag niet in drie verschillende schrijfwijzen opduiken).
  2. Maak één tabblad per entiteitstype: docenten, leerlingen, klassen, lokalen, lessen — u plakt elk tabblad op zijn beurt.
  3. Omniscol-testaccount om de import zonder risico te valideren.
  4. Opeenvolgende imports, te beginnen bij de stamgegevens (docenten, lokalen, vakken) vóór de lessen die daarnaar verwijzen.
  5. Controleer de diagnose van Omniscol om op te sporen wat niet correct is geïnterpreteerd.
  6. Start een roostergeneratie als test (ook als u de handmatige plaatsing uit uw spreadsheet aanhoudt) om de haalbaarheid te toetsen.

Voordelen van de migratie

  • Eén enkele tool verenigt de spreadsheet, de rooster-PDF's en de updates die per e-mail rondgingen.
  • Bijwerken in realtime: iedereen ziet de laatste versie zodra die verandert.
  • Automatische verspreiding: iCal, informatieschermen, leerlingen- en docentenportalen.
  • Diagnose: Omniscol spoort de conflicten op die uw spreadsheet laat passeren.

De spreadsheet alleen-lezen bewaren als archief

U hoeft uw oude spreadsheet niet te verwijderen. Bewaar hem alleen-lezen als archief (bijvoorbeeld in een gedeelde map) — hij kan van pas komen als u een oude configuratie wilt terugvinden. Omniscol wordt dan de operationele bron van waarheid; de spreadsheet blijft een historisch document.

Stappenplan

Een zelfgemaakt Excel-rooster migreren

  1. Het eenvoudigste geval: een rooster dat in een zelfgemaakt Excel-bestand wordt beheerd. Geen propriëtair formaat om te ontcijferen, alleen discipline om de gegevens vóór de import te structureren.

  2. Vóór de import — orde scheppen in de bronspreadsheet. Als docenten, klassen, lokalen en lessen in uw bestand door elkaar op hetzelfde tabblad staan, verdeel ze dan eerst over thematische tabbladen: docenten, leerlingen, klassen, lokalen, lessen.

  3. Schoon elk tabblad op: geen overbodige kolommen, maak de benamingen eenduidig (een docent mag niet in drie verschillende schrijfwijzen opduiken), verwijder samengevoegde rijen. Eén rij = één entiteit.

  4. Omniscol-testaccount: maak een testaccount aan voordat u de productieomgeving aanraakt. Zo valideert u de imports zonder risico.

  5. Opeenvolgende imports, in de volgorde van de afhankelijkheden: eerst de stamgegevens (docenten, lokalen, vakken), daarna de lessen (die daarnaar verwijzen). Gebruik de Massale import van cursussen via een spreadsheet voor de lessen — daarin plakt u uw rijen rechtstreeks vanuit de spreadsheet.

  6. Diagnose: Omniscol spoort de inconsistenties op (lessen zonder lokaal, onbekende docenten, conflicten) die uw spreadsheet niet ziet. Corrigeer die voordat u overstapt.

  7. Roostergeneratie als test (optioneel — als u de handmatige plaatsing wilt aanhouden) om de haalbaarheid te toetsen. Overstap: uw oude Excel-bestand blijft alleen-lezen als archief; Omniscol wordt de bron van waarheid, met automatische verspreiding (iCal, informatieschermen, portalen) en bijwerken in realtime.

Zie ook

Zie ook