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Migrar a partir de uma planilha Excel caseira

Muitos estabelecimentos — sobretudo as pequenas estruturas, as escolas privadas, as formações curtas — ainda gerenciam seu horário em uma planilha Excel caseira. Migrar para o Omniscol é, nesse caso, especialmente simples: nenhum formato proprietário a decodificar, apenas um pouco de disciplina para estruturar os dados.

Antes de começar: fazer a triagem

Uma planilha de horário costuma acumular várias «guias» de naturezas diferentes: a lista dos professores, a das turmas, a das disciplinas, a grade do horário, notas diversas. Antes da importação, esclareça:

  • a lista dos professores (uma guia limpa),
  • a lista dos alunos (uma guia limpa, se ela existir),
  • a lista das turmas e de seus efetivos,
  • a lista das salas,
  • os cursos: para cada linha, turma, disciplina, professor, sala, dia, hora, duração.

Se a sua planilha não separa essas informações, faça-o agora — de qualquer forma isso é necessário para a importação.

Formato de importação esperado

A importação é feita por copiar e colar a partir da sua planilha (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), em um modelo de colunas documentado. As colunas são reconhecidas pela sua posição (você reorganiza o modelo para que ele corresponda ao seu arquivo), não pelo nome do cabeçalho. Consulte Preparar seus dados para uma importação em massa para os detalhes (ordem das colunas, formatos de datas, códigos de disciplinas, etc.).

Para os cursos, a Importação em massa dos cursos via folha de cálculo é a ferramenta dedicada: você copia e cola diretamente as linhas da sua planilha em uma área editável, com uma estrutura linha = curso.

Procedimento

  1. Limpar a planilha de origem: remover as colunas inúteis, harmonizar os rótulos (um professor não deve aparecer com três grafias diferentes).
  2. Preparar uma guia por tipo de entidade: professores, alunos, turmas, salas, cursos — você colará cada guia por sua vez.
  3. Conta Omniscol de teste para validar a importação sem risco.
  4. Importações sucessivas, começando pelos referenciais (professores, salas, disciplinas) antes dos cursos que se referem a eles.
  5. Verificar o diagnóstico do Omniscol para detectar o que não foi interpretado corretamente.
  6. Executar uma geração de teste (mesmo que você mantenha o posicionamento manual da sua planilha) para validar a viabilidade.

Vantagens da migração

  • Uma única ferramenta reúne a planilha, os PDFs de horário e as atualizações que circulavam por e-mail.
  • Atualização em tempo real: cada um vê a última versão assim que ela muda.
  • Difusão automática: iCal, painéis de exibição, portais de alunos e de professores.
  • Diagnóstico: o Omniscol detecta os conflitos que a sua planilha deixa passar.

Manter a planilha somente para leitura como arquivo

Não é preciso excluir a sua planilha histórica. Mantenha-a somente para leitura como arquivo (por exemplo, em uma pasta compartilhada) — ela pode servir se você quiser recuperar uma configuração antiga. O Omniscol torna-se então a fonte de verdade operacional; a planilha permanece um registro histórico.

Procedimento

Migrar um horário Excel caseiro

  1. O caso mais simples: um horário gerenciado em um Excel caseiro. Nenhum formato proprietário a decodificar, apenas disciplina para estruturar os dados antes da importação.

  2. Antes da importação — fazer a triagem na planilha de origem. Se o seu arquivo mistura professores, turmas, salas, cursos na mesma guia, separe primeiro em guias temáticas: professores, alunos, turmas, salas, cursos.

  3. Limpe cada guia: nenhuma coluna inútil, harmonize os rótulos (um professor não deve aparecer sob três grafias diferentes), remova as linhas mescladas. Uma linha = uma entidade.

  4. Conta de teste Omniscol: crie uma conta de teste antes de tocar na produção. Você valida as importações sem risco.

  5. Importações sucessivas, na ordem das dependências: referenciais primeiro (professores, salas, disciplinas), cursos em seguida (que se referem a eles). Utilize a Importação em massa dos cursos via folha de cálculo para os cursos — você cola nela suas linhas diretamente a partir da planilha.

  6. Diagnóstico: o Omniscol detecta as inconsistências (cursos sem sala, professores desconhecidos, conflitos) que a sua planilha não vê. Corrija antes de mudar.

  7. Geração de teste (opcional — se você quiser manter o posicionamento manual) para validar a viabilidade. Mudança: o seu antigo Excel permanece somente para leitura como arquivo; o Omniscol torna-se a fonte de verdade, com difusão automática (iCal, painéis, portais) e atualização em tempo real.

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