Preparar seus dados para uma importação em massa (em lote)

Inserir manualmente várias centenas ou milhares de linhas (professores, alunos, salas, aulas…) raramente é sensato. O Omniscol oferece importações em massa por copiar e colar a partir de qualquer planilha (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), no formato CSV ou TSV. Essas importações são realizadas clicando nos botões , geralmente no topo das listagens de entidades. Alguns servem apenas para exportar os dados, mas a maioria aceita a importação.

O que pode ser importado?

Preparar seus arquivos

Regras de ouro:

1. Uma linha = uma entidade. Sem linhas mescladas, sem cabeçalhos de várias linhas.
2. Respeitar a ordem das colunas esperada pelo Omniscol. A tela de importação exibe o modelo com as colunas na ordem de destino e você pode reorganizar essas colunas do lado do Omniscol para corresponder à ordem da sua planilha de origem — o que torna o copiar e colar do Excel ou do Google Sheets limpo, sem reescrever o seu arquivo.
3. Algumas colunas são somente leitura. Elas ficam então acinzentadas, destinadas unicamente à exportação dos dados. A primeira coluna é geralmente o identificador do dado já registrado no banco de dados.
4. As colunas marcadas com um "*" são obrigatórias. Se faltar um campo obrigatório, a linha é ignorada (não importada na criação, ou excluída se já existia no banco de dados).
5. Os separadores internos de uma célula são livres nas listas (multiprofessor, multigrupo, multissala de uma aula): vírgula, ponto e vírgula, barra.
6. A IA integrada limpará os dados, mas até certo ponto: procure ter dados limpos e não ambíguos, caso contrário você poderá ter algumas surpresas desagradáveis.

Campos típicos por entidade

Professores

• Nome, Sobrenome (obrigatórios).
• E-mail (recomendado para os convites).
• Matrícula / ID externo (opcional, mas útil para rastreabilidade).
• Disciplinas lecionadas (lista, separadores livres).
• Serviço horário (número de horas semanais previstas).
• Campus principal (se multicampus).

Alunos

• Nome, Sobrenome (obrigatórios).
• E-mail (recomendado).
• Matrícula SIS (útil para evitar homônimos).
• Nível / Turma.
• Grupos (eletiva, subgrupo).
• Status (ativo, em pré-matrícula, inativo).

Salas

• Nome (obrigatório).
• Campus (obrigatório se multicampus — caso contrário, o Omniscol atribui ao campus padrão).
• Capacidade.
• Especializações (lista).
• Prédio (livre).
• Tags / comentários.

Aulas

• Turma + disciplina (no mínimo).
• Duração (caso contrário, deduzida dos horários de início/fim).
• Dia, hora de início, hora de fim (para pré-posicionar; caso contrário, deixe vazio e posicione depois).
• Grupo (opcional).
• Tipo de aula (aula prática, laboratório, aula teórica, prova…).
• Professor(es) (separadores livres).
• Sala(s) (separadores livres — sim, várias salas em uma mesma aula são suportadas).
• Recurso(s).
• Semanas alternadas (formato A/B, 1/2, etc.).
• Comentário livre.

Após a preparação

O fluxo de importação depende da tela de destino. Geralmente, a tela é atualizada integralmente com os novos dados.

Para as aulas de um horário, consulte Importação em massa dos cursos via folha de cálculo, que documenta o assistente dedicado em quatro etapas.

Exportação

O mesmo procedimento de planilha interna permite extrair os dados. Para isso, há várias opções:

• Copiar e colar em uma planilha externa (formato TSV, automático).
• Usar os botões inferiores para exportar diretamente para um arquivo PDF, CSV ou Excel (XLSX).

Reimportação

A importação não se limita a uma importação inicial. É possível importar em massa em várias etapas. A primeira coluna, rotulada "id", contém o identificador somente leitura de cada entidade no banco de dados, que pode ser encontrado nas URLs. Se você modificar uma linha correspondente a um identificador dado, os dados da entidade são modificados.

Para adicionar novos dados, basta ir até o final da planilha, onde há sempre algumas linhas vazias, sem identificador atribuído. Colar novos dados, como na importação inicial, aumenta a tabela na mesma medida.

As entidades reimportadas podem conter dados complexos, que não são elegíveis à importação/exportação (às vezes, é possível ter uma coluna somente leitura que serve unicamente à exportação desses dados). É por exemplo o caso das restrições horárias sobre os professores, as salas, as turmas, etc. Nesse caso, a reinjeção idêntica é automática.

Esse sistema permite assim importar em massa em várias vezes sem perder dados enriquecidos das entidades existentes, podendo ainda criar novas ou excluir outras.

Exclusão em massa

Como visto na reimportação, a primeira coluna "id" serve para identificar as diferentes entidades. Se você excluir uma linha, no mínimo as colunas obrigatórias marcadas com um "*", então a importação excluirá as entidades esvaziadas. Como é possível selecionar várias linhas e colunas, como em uma planilha comum, basta pressionar a tecla excluir do teclado para apagar quantas linhas desejar, e assim excluir do banco de dados as entidades correspondentes, em massa.