Préparer ses données pour un import massif (en batterie)

Saisir manuellement plusieurs centaines ou milliers de lignes (professeurs, élèves, salles, cours…) est rarement judicieux. Omniscol propose des imports en masse par copier-coller depuis n'importe quel tableur (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), au format CSV ou TSV. Ces importations s'effectuent en cliquant sur les boutons , généralement en tête des listings d'entités. Quelques-uns ne servent qu'à exporter les données, mais la plupart acceptent l'importation.

Que peut-on importer ?

Préparer ses fichiers

Règles d'or :

1. Une ligne = une entité. Pas de lignes fusionnées, pas d'en-têtes multi-lignes.
2. Respecter l'ordre des colonnes attendu par Omniscol. L'écran d'import affiche le canevas avec les colonnes dans l'ordre cible et vous pouvez réorganiser ces colonnes côté Omniscol pour coller à l'ordre de votre tableur source — ce qui rend le copier-coller depuis Excel ou Google Sheets propre, sans réécrire votre fichier.
3. Certaines colonnes sont en lecture seule. Elles sont alors grisées, destinées uniquement à l'exportation des données. La première colonne est généralement l'identifiant de la donnée déjà enregistrée en base de données.
4. Les colonnes marquées d'une "*" sont obligatoires.. S'il manque un champ obligatoire, la ligne est ignorée (non importée à la création, ou supprimée si elle existait déjà en base de données).
5. Les séparateurs internes d'une cellule sont libres dans les listes (multi-professeur, multi-groupe, multi-salle d'un cours) : virgule, point-virgule, slash.
6. L'IA intégrée nettoiera les données mais jusqu'à un certain point : essayez d'avoir des données propres et non ambiguës, vous pourriez avoir sinon quelques mauvaises surprises.

Champs typiques par entité

Professeurs

• Prénom, Nom (obligatoires).
• E-mail (recommandé pour les invitations).
• Matricule / ID externe (optionnel mais utile pour traçabilité).
• Matières enseignées (liste, séparateurs libres).
• Service horaire (nombre d'heures hebdomadaires prévues).
• Site principal (si multi-sites).

Élèves

• Prénom, Nom (obligatoires).
• E-mail (recommandé).
• Matricule SIS (utile pour éviter les homonymies).
• Niveau / Classe.
• Groupes (option, sous-groupe).
• Statut (actif, en pré-inscription, inactif).

Salles

• Nom (obligatoire).
• Site (obligatoire si multi-sites — sinon Omniscol attribue au site par défaut).
• Capacité.
• Spécialisations (liste).
• Bâtiment (libre).
• Tags / commentaires.

Séances de cours

• Classe + matière (au minimum).
• Durée (sinon déduite des heures début/fin).
• Jour, heure début, heure fin (pour pré-positionner ; sinon laisser vide et positionner après).
• Groupe (optionnel).
• Type de cours (TD, TP, CM, examen…).
• Professeur(s) (séparateurs libres).
• Salle(s) (séparateurs libres — oui, plusieurs salles sur un même cours sont supportées).
• Ressource(s).
• Semaines alternées (format A/B, 1/2, etc.).
• Commentaire libre.

Après la préparation

Le déroulé d'import dépend de l'écran cible. Généralement, l'écran se rafraîchit intégralement avec les nouvelles données.

Pour les cours d'un EDT, voir Import massif des cours via tableur, qui documente l'assistant dédié en quatre étapes.

Exportation

Le même procédé de tableur interne permet d'extraire les données. Pour cela, plusieurs options :

• Copier-coller vers un tableur externe (format TSV, automatique).
• Utiliser les boutons du bas pour exporter directement en fichier PDF, CSV ou Excel (XLSX).

Réimportation

L'importation n'est pas limitée à une importation initiale. Il est possible d'importer massivement en plusieurs étapes. La première colonne, libellée "id", comporte l'identifiant en lecture seule de chaque entité en base de données, qu'on peut retrouver dans les URLs. Si l'on modifie une ligne correspondant à un identifiant donné, alors les données de l'entité sont modifiées.

Pour ajouter de nouvelles données, il suffit d'aller tout en bas du tableur, où il y a toujours quelques lignes vides, sans identifiant attaché. Coller de nouvelles données, comme à l'importation initiale, ré-agrandit le tableau d'autant.

Les entités réimportées peuvent comporter des données complexes, qui ne sont pas éligibles à l'importation/exportation (parfois, on peut avoir une colonne en lecture seule qui sert uniquement à l'exportation de ces données). C'est par exemple le cas des contraintes horaires sur les professeurs, les salles, les classes, etc. Dans ce cas, la réinjection à l'identique est automatique.

Ce système permet ainsi d'importer massivement en plusieurs fois sans perdre de données enrichies sur les entités existantes, tout en pouvant en créer de nouvelles ou en supprimer d'autres.

Suppression massive

Comme vu pour la réimportation, la première colonne "id" sert à repérer les différentes entités. Si l'on supprime une ligne, a minima les colonnes obligatoires marquées d'une "*", alors l'importation supprimera les entités vidées. Étant donné que l'on peut sélectionner plusieurs lignes et colonnes, comme sur un tableur standard, il suffit d'appuyer sur la touche supprimer du clavier pour effacer autant de lignes que souhaité, et donc supprimer de la base de données les entités correspondantes, en masse.