Étape 2 — Sites, grilles horaires, salles, ressources

C'est sur l'onglet Sites que vous modélisez la dimension physique de votre établissement.

Créer les sites

Si tous vos cours ont lieu au même endroit : un site suffit. Cliquez Créer un site, donnez-lui un nom.

Si vous êtes multi-sites : créez un site par lieu physique distinct. Renseignez les temps de trajet entre sites (matrice des durées). C'est essentiel — sans ces temps, le solveur peut placer un professeur à 9h à 10h sur le site A et à 10h05 sur le site B distant de 5km, ce qui est physiquement impossible.

Ne confondez pas site et campus : un campus est un regroupement organisationnel configuré dans les paramètres généraux ; un site porte la grille horaire, les salles et les temps de trajet.

Voir Site pour les cas d'usage et limites (deux sites virtuels pour un même lieu, choix entre multi-sites et multi-comptes, etc.).

Configurer la grille horaire

Chaque site porte sa propre grille horaire :

• heures de début / fin des créneaux,
• pauses,
• pause méridienne,
• fermetures (mercredi après-midi, samedi…).

Les séances standards sont rattachées aux créneaux de cette grille. Si vous modifiez ensuite l'heure d'un créneau, les séances placées dessus suivent la nouvelle grille. Les horaires personnalisés et les classes hors grille sont des cas particuliers décrits dans Grille horaire, créneaux et durées.

Omniscol devine automatiquement la grille à partir des informations saisies, mais relisez-la et personnalisez-la — c'est important pour le rendu et pour l'algorithme.

Les créneaux devraient correspondre à la durée unitaire de cours renseignée dans l'écran précédent. Si vous avez indiqué 60 minutes, par exemple, pour une séance standard, alors chaque créneau sera considéré comme faisant 1 heure, peu importe les horaires effectivement renseignés — parfois 50 ou 55 minutes, cela peut être marginalement variable à cause des pauses. Si l'écart théorique/pratique est trop important, sur un créneau donné, les horaires pourraient passer en rouge pour vous avertir d'une mauvaise configuration.

Ne déclarez pas les pauses comme des créneaux ! Tout créneau peut accueillir des séances (sauf si l'on indique la période comme indisponible). Une erreur fréquente est de croire que les horaires ont un impact direct : ce n'est pas le cas, Omniscol place les séances sur des créneaux, et les affiche ensuite avec les heures renseignées pour chaque créneau concerné.

Saisir les salles

Pour chaque site, créez les salles. Champs :

• Nom (obligatoire),
• Capacité (obligatoire — sans ce champ, le solveur ne peut pas vérifier le dimensionnement),
• Spécialisations (chimie, info, sport… libres),
• Nombre maximal de classes pour une grande salle (salle d'examen, théâtre, gymnase, piscine, extérieur). Ce champ n'apparaît qu'une fois une spécialisation renseignée,
• Un ou plusieurs campus si la salle doit être privilégiée pour un pôle, une faculté ou une école dans l'attribution automatique, et pour certains filtres,
• Bâtiment (optionnel),
• Contraintes horaires (utile pour les salles partagées avec un autre établissement, ou les salles de sport extérieures),
• Tags / commentaire (paper board, prises, ordinateurs… libres).

L'association d'une salle à un ou plusieurs campus reste une préférence de répartition. Si aucune salle du campus n'est compatible ou disponible, Omniscol peut en attribuer une autre.

Vous pouvez créer les salles en masse par copier-coller depuis un tableur.

Spécialisations

Les spécialisations (champs libre) servent à indiquer qu'une matière requiert un type de salle particulier. Le solveur respecte strictement.

Grande salle

Une salle spécialisée peut devenir une grande salle : renseignez son Nombre maximal de classes pour qu'elle accueille plusieurs séances différentes au même moment (professeurs et groupes distincts), dans la limite de ce nombre et de sa capacité. C'est le cas des salles d'examen, théâtres, gymnases, piscines ou espaces extérieurs. Le champ n'apparaît qu'après avoir donné une spécialisation à la salle.

Saisir les ressources

Les ressources sont les équipements mobiles non rattachés à une salle particulière (vidéoprojecteurs portables, valises de tablettes, kits…). Pour chaque ressource :

• Nom,
• Quantité disponible.

Une valise de 30 tablettes compte pour 1 (pas 30) — vous saisissez le nombre de valises.

Inutile de modéliser les ressources dont vous avez « toujours assez » — ne le faites que pour les vraies limites partagées.

Et ensuite

Étape suivante : Affecter les professeurs.