Connecteur Edusign

Ce qui est envoyé, ce qui ne l'est pas

Le connecteur envoie d'abord les séances. Chacune devient un cours Edusign et porte l'identifiant Omniscol comme référence externe. C'est ce qui permet ensuite de la retrouver, de la mettre à jour ou de la supprimer sans tenir de table de correspondance à côté.

Les évènements du calendrier peuvent suivre le même chemin : une conférence, une soutenance ou une journée d'intégration peut elle aussi partir vers Edusign pour signature. Si vous ne voulez pas tout envoyer, vous pouvez aussi restreindre l'export avec des filtres — on y revient plus bas.

Les enseignants et les groupes peuvent aussi être envoyés, de deux façons : créés à la volée pendant l'export des séances, si vous activez cette option, ou synchronisés en masse depuis l'onglet Exportation des entités, Omniscol faisant alors référence. Les élèves, eux, ne sont jamais poussés automatiquement : leur envoi se fait uniquement sur déclenchement manuel, pour les raisons expliquées plus bas.

Un point important : ne mélangez pas deux façons de créer les feuilles.

Soit vos séances naissent dans Omniscol, et le connecteur les crée dans Edusign : c'est le choix le plus cohérent si votre emploi du temps bouge, car corrections, absences et remplacements suivront.

Soit vous créez directement des cours dans Edusign. C'est possible, mais ces cours-là vivent alors en dehors d'Omniscol : le connecteur les laissera tranquilles, et vos changements de planning ne s'y répercuteront pas.

Le plus sûr est donc de choisir dès le départ de quel côté vous faites naître vos feuilles, puis de vous y tenir. C'est ce qui évite de se retrouver avec deux versions de la même séance.

Avant le premier export

Pour Edusign, une séance sans enseignant n'est pas exploitable : il faut savoir qui porte la feuille d'émargement. La suite dépend d'une question : vos enseignants ont-ils déjà leur compte Edusign ?

Ils existent déjà, avec la même adresse mail des deux côtés. Rien à faire : la correspondance est automatique. C'est le cas le plus fréquent, et la raison pour laquelle l'adresse doit être renseignée et fiable dans Omniscol — elle sert d'identifiant de rapprochement, et c'est aussi l'identifiant de connexion à Edusign. Si deux enseignants partagent la même adresse sur Omniscol, le connecteur tente de les départager par leurs noms : la section plus bas détaille ce qu'il fait, et ce qui peut bloquer.

Ils existent déjà, mais les adresses mail ne concordent pas. C'est le rôle de l'association : l'écran d'association présente vos enseignants face aux comptes Edusign, et chaque association posée fait foi, avant toute correspondance d'adresse. Même recours pour les cas ambigus, quand une adresse partagée résiste au départage par les noms.

Ils n'existent pas encore dans Edusign. Deux options :

• la création à la volée — cochez la création distante dans la configuration du système, onglet Configuration des systèmes, et le connecteur crée chaque compte au moment où une séance en a besoin ;
• la synchronisation des enseignants — poussez-les tous d'un coup depuis l'onglet Exportation des entités, et les comptes existent avant même la première séance, Omniscol faisant référence.

À la volée comme en masse, Edusign réserve chaque adresse mail à un seul compte. Déjà prise, la création échoue, et les séances de l'enseignant avec ; partagée entre deux enseignants sur Omniscol, le connecteur n'en crée aucun — pas même le premier, qui lierait l'adresse à l'un des deux au hasard — et leurs séances attendent que chacun ait la sienne. La création s'adresse donc aux comptes réellement absents — pour un enseignant déjà présent dans Edusign, restez sur la correspondance ou l'association.

Attention aussi, avant de demander la création d'Omniscol vers Edusign : selon la configuration de votre compte Edusign, créer un utilisateur peut lui envoyer aussitôt ses identifiants par courriel. Vos enseignants découvriraient alors le nouvel outil dès le premier export, sans y avoir été préparés. Si vous préférez annoncer vous-même l'ouverture des comptes, vérifiez ce réglage côté Edusign avant de lancer l'export.

Si l'enseignant reste introuvable, la séance n'est pas envoyée. Le connecteur la compte et la signale explicitement : une feuille de présence manquante est le genre de problème qu'on ne découvre jamais au bon moment sinon.

Le rapprochement par adresse mail

Pour un enseignant sans association posée, et dont le compte n'a pas été créé par le connecteur, le rapprochement se fait sur l'adresse mail, quels que soient les prénoms et noms de part et d'autre. Elle doit donc être exacte : une adresse fausse bloque la séance, et deux adresses interverties échangeraient les feuilles de deux enseignants.

Le prénom et le nom n'interviennent que pour départager un doublon : deux enseignants déclarés dans Omniscol avec la même adresse mail — une boîte de secrétariat, une adresse commune à des vacataires. Le connecteur compare alors les noms à ceux des comptes Edusign. Cela suffit presque toujours : chacun retrouve son compte, les séances partent.

Deux homonymes parfaits sur la même adresse, c'est selon toute vraisemblance une seule personne saisie deux fois chez vous. La feuille portera le bon nom, la bonne matière et la bonne classe quel que soit le compte retenu : la séance part, et le journal de l'intégration garde trace du doublon, à nettoyer à l'occasion.

Reste le cas où aucun nom ne colle. L'enseignant n'a peut-être pas de compte du tout, et l'envoyer au hasard ferait signer la présence sur la feuille d'un autre : ces séances-là restent à quai. Le récapitulatif de l'export donne les noms et l'adresse en cause — jusqu'à la personne qui crée le doublon sans rien enseigner, que vous mettriez longtemps à soupçonner.

La sortie durable est de donner à chacun sa propre adresse mail. En attendant, associez-les à la main : une fois l'association posée, l'identifiant fait foi.

Filtrer l'envoi par les campus

Le campus est une notion d'organisation : il regroupe des classes au sein de votre compte, indépendamment des sites et des salles. Si vous en avez déclaré, vous pouvez n'envoyer que les séances de certains d'entre eux. Le choix se fait dans l'onglet Exportation des entités, sous les séances de cours.

Une séance part dès qu'au moins une de ses classes se trouve sur un campus retenu : un cours partagé entre deux campus est donc envoyé une seule fois. En revanche, dès que vous filtrez sur certains campus, une classe sans campus attribué reste en dehors : comme elle n'appartient à aucun des campus retenus, le connecteur ne peut pas l'inclure.

Si vous réduisez la sélection plus tard, les séances qui n'y ont plus leur place sont retirées d'Edusign — sauf celles qui ont déjà eu lieu, dont l'émargement est acquis. Ne rien sélectionner revient à tout envoyer.

L'horizon d'export

Edusign sert à faire signer des séances à venir. Une séance passée n'a plus vocation à être préparée pour l'émargement, et Edusign la verrouille.

L'horizon se règle dans la configuration du système, sous la forme d'un nombre de jours en arrière et en avant autour d'aujourd'hui. En pratique, quelques jours en arrière suffisent : ils servent seulement à rattraper une correction faite juste après la séance.

Une séance qui sort de l'horizon n'est jamais supprimée. Elle a eu lieu, Edusign détient son émargement, et cet émargement ne se reconstitue pas. Seule une séance réellement supprimée dans Omniscol est retirée d'Edusign — et seulement si elle n'a pas encore eu lieu.

Temps réel et rattrapage

Deux mécanismes cohabitent, avec deux rôles différents.

Le temps réel envoie chaque modification au fil de l'eau. C'est le mode normal : il garde Edusign à jour presque immédiatement. Mais il faut le voir comme un canal pratique, pas comme une garantie absolue : une requête peut échouer, un processus peut redémarrer.

L'export complet programmé sert à réconcilier régulièrement les deux côtés. Il envoie tout l'horizon, relit ce qu'Edusign détient, puis supprime les séances qui n'existent plus chez vous mais que le temps réel a manquées. C'est le filet de sécurité : sans lui, un incident réseau ou un redémarrage laisserait une divergence silencieuse.

Les élèves

Les élèves ne sont envoyés que sur déclenchement manuel, et avec une prudence particulière.

Edusign ne sait rapprocher un élève que par la référence externe que nous lui avons posée — ni par son adresse mail, ni par son identifiant interne. Un élève déjà présent dans Edusign sans cette référence est donc hors d'atteinte : l'envoyer créerait un second enregistrement portant la même adresse.

Le connecteur préfère donc s'abstenir plutôt que créer un doublon. Il commence par relire les élèves déjà présents dans Edusign, ne crée que ceux qui en sont réellement absents, puis met les autres de côté. Les élèves sans adresse mail sont écartés pour la même raison : ils ne peuvent être rapprochés d'aucune manière. À la fin du déclenchement, un récapitulatif vous dit exactement lesquels n'ont pas été créés, avec leur identité des deux côtés, afin que vous puissiez trancher au cas par cas. Le journal d'activité en garde la trace.

En pratique, les élèves ne sont indispensables que si vous voulez des feuilles nominatives. L'émargement fonctionne sans eux dès lors que la séance porte son enseignant et son groupe.

Les évènements

Une conférence, une soutenance, un examen blanc : ce que vous posez dans le calendrier hors des séances de cours peut, là aussi, partir vers Edusign. Les évènements ont leur propre section dans l'onglet Exportation des entités, juste sous les séances, avec leurs propres filtres et leur propre politique d'envoi.

Un évènement porte les mêmes informations qu'une séance : sa date, ses participants, sa salle. Parmi les invités, les enseignants portent la feuille ; les classes et les groupes en forment le public.

Vous n'êtes pas obligé de tout envoyer. Le connecteur filtre sur les étiquettes que vous posez sur vos évènements — voir Évènements ponctuels : n'envoyer que ceux qui portent telle étiquette, ou l'inverse, tout envoyer sauf ceux qui en portent une. L'exclusion l'emporte toujours, ce qui permet la règle la plus pratique : tout envoyer, sauf ce que vous avez marqué sans signature (par exemple).

Quand un ERP est déjà dans le paysage

Le cas le plus simple est celui d'une école qui gère ses séances dans Omniscol, puis les fait signer dans Edusign. C'est le cas d'usage le plus direct du connecteur.

Dans les établissements déjà structurés autour d'un ERP comme Aurion ou Auriga, l'architecture est en général une étoile centrée sur cet ERP. Il envoie ses référentiels vers Omniscol — enseignants, salles, matières, groupes, voire étudiants —, puis Omniscol lui renvoie les séances qu'il a produites.

À partir de là, Edusign se branche le plus souvent sur l'ERP, pas directement sur Omniscol. Selon l'organisation retenue, soit l'ERP retransmet les séances à Edusign, au besoin via un ETL, soit Edusign les relit régulièrement dans l'ERP.

Dans cette topologie, les références externes ne se remplacent pas : elles s'empilent selon les échanges à assurer. Un même enseignant peut ainsi porter une référence ERP dans Omniscol, et, si nécessaire, une référence Edusign distincte. Dans l'onglet Synchronisation des entités, chaque système configuré reste associé séparément, pour les mêmes entités.

Réinitialiser

Le bouton de purge retire d'Edusign les séances issues d'Omniscol sur l'année scolaire en cours. Il ne touche ni aux enseignants, ni aux groupes, ni aux cours créés directement dans Edusign : son but est de nettoyer ce que le connecteur a poussé, pas d'effacer le reste de votre environnement.

Edusign limite fortement la cadence de suppression : chaque passage retire au plus quelques centaines de séances. S'il en reste, relancez la purge — le journal d'activité indique le nombre restant après chaque passage.

Ce que le connecteur crée dans Edusign ne s'efface pas toujours au sens strict : la suppression d'un enseignant y est un archivage. Activez donc la création en connaissance de cause.