Organisation des données : matières, professeurs, classes, EDT

Omniscol distingue deux niveaux d'organisation : un référentiel école porté par le module Administration (matières, utilisateurs, années scolaires…), qui décrit durablement votre établissement, et des emplois du temps qui en consomment des éléments pour bâtir une planification cohérente sur une période donnée. Comprendre cette dualité est la clé pour gérer sereinement les changements (renommer une matière, faire évoluer un professeur, archiver un EDT) sans casser l'historique.

Vue d'ensemble : deux niveaux, deux logiques

Niveau école : un référentiel global, à durée de vie longue, géré dans le module Administration. Il contient ce qui est vrai pour l'établissement indépendamment d'un EDT particulier — le calendrier des années scolaires, le catalogue des matières (communes au pays + personnalisées de l'école), et l'annuaire des utilisateurs (avec leurs rôles).

Niveau EDT : une planification cohérente sur une période. Chaque EDT a sa propre liste de professeurs, de classes, de groupes, de matières attachées aux classes et de séances. Ces objets ne sont pas de simples références au référentiel école : ce sont des copies locales, qui peuvent être enrichies sans modifier le référentiel. Inversement, le référentiel niveau école peut évoluer (suppression de matières, de professeurs) sans casser les emplois du temps du passé.

La suite détaille chaque type de lien.

L'année scolaire : le cadre temporel

L'année scolaire définit une plage date de début → date de fin et la liste des vacances (voir Année scolaire). Elle ne « contient » pas les EDT directement : ce sont les EDT qui se déploient sur des semaines (mode hebdomadaire / cyclique) ou des dates (mode calendrier) appartenant à une année scolaire.

Cela permet plusieurs configurations :

• Un seul EDT par année scolaire (cas standard) : l'EDT couvre toutes les semaines ouvrées de l'année.
• Plusieurs EDT successifs dans la même année : un EDT par trimestre par exemple, qui se passent le relais aux dates de bascule.
• Plusieurs EDT en parallèle sur la même période (fonction incluse en Premium ; sur certains comptes Standard, elle peut être activée dans un cadre contractuel adapté), par exemple :
  • un EDT pour le tronc commun récurrent
  • un EDT calendrier pour les masterclasses, fusionnés à la consultation.

Voir Plusieurs EDT actifs en parallèle.

L'année scolaire reste donc un cadre — pas un conteneur. Modifier ses bornes ou ses vacances met à jour le calendrier utilisé par les EDT qui y sont rattachés, sans modifier leur contenu.

Les matières : du catalogue école aux séances de cours d'une classe

Niveau 1 — Le catalogue dans le module Administration

Au niveau école, deux origines coexistent :

• Matières communes : le référentiel d'Omniscol pour le pays configuré (codes officiels, libellés normés). Le catalogue est lecture seule pour l'école.
• Matières personnalisées : ce que l'école crée elle-même, géré depuis l'écran Matières. Chaque matière personnalisée a un nom, un code (court), et optionnellement : un nom court, une couleur spécifique, une matière parente, une famille.

Ce catalogue ne dit rien des classes qui enseignent ces matières — il dit seulement qu'elles existent.

Les familles de matières peuvent aussi venir d'un référentiel partagé par pays, en lecture seule, ou d'un référentiel personnalisé, local à l'école.

Niveau 2 — Affectation à une classe (avec ou sans type)

Quand vous affectez une matière à une classe dans un EDT, une copie locale de la matière est créée dans la classe, enrichie de champs propres à la planification (volume horaire visé, poids pédagogique, incompatibilités, professeurs par défaut, spécialisation de salle…).

Si vous affectez la matière avec un type de cours (CM, TD, TP, Examen — voir Types de cours), chaque type crée une entrée distincte dans la classe :

C'est volontaire : chaque variante (Math CM, Math TD) devient une copie locale distincte, avec son propre volume horaire, ses propres professeurs et ses propres incompatibilités. Le lien avec le catalogue n'est pas une dépendance forte : la copie locale conserve l'origine de la matière si celle-ci existe encore dans le catalogue. Si la matière est supprimée du catalogue, les copies locales des EDT restent valides.

Niveau 3 — Des paramètres de cours aux séances

Dans Omniscol, ce que l'on appelle couramment un cours correspond généralement à une matière affectée à une classe, éventuellement associée à un type de cours (CM, TD, TP…), puis enrichie d'informations de planification : volume horaire, professeurs, groupes, contraintes de placement, salles ou ressources.

Cette définition indique ce qui doit être planifié. Les séances sont les occurrences réellement placées dans l'emploi du temps, sur une semaine ou une date donnée.

Exemple : une matière de classe telle que Mathématiques [TD] peut définir un volume horaire, des professeurs, des groupes, des contraintes de placement et des préférences de salle. Les séances sont ensuite créées à partir de cette définition. Voir Cours, séances, types de cours.

Les professeurs : référentiel école → copie EDT enrichie

Le professeur au niveau école

Au niveau école, un professeur est un utilisateur doté du rôle teacher (un même utilisateur peut cumuler plusieurs rôles — voir Utilisateurs et rôles). Géré depuis l'écran Professeurs, il porte les informations identifiantes durables : nom, prénom, login, e-mail, numéro d'identification, ainsi que ses disponibilités globales (récurrentes) et son service horaire de référence.

Le professeur affecté à un EDT

Quand vous affectez ce professeur à un EDT, Omniscol crée une copie partielle enrichie dans l'EDT. La copie ne reprend qu'une sélection de champs du référentiel école et y ajoute des champs propres à la planification :

Cette dualité est importante : le même professeur peut avoir un service horaire différent selon le périmètre planifié, ou une salle préférée différente à un moment donné (par exemple pour cause d'invalidité temporaire).

Pour les disponibilités, la logique dépend du mode de planification :

• en mode récurrent, les disponibilités saisies par le professeur passent par une phase d'acceptation par l'administration. Ils peuvent être adaptés localement dans l'EDT, par exemple en transformant une indisponibilité stricte en créneau non souhaité ;
• en mode calendrier, les disponibilités du professeur sont considérées comme une seule source de vérité, notamment pour les intervenants extérieurs. Elles peuvent être consultées et modifiées depuis la fiche utilisateur ou depuis n'importe quel EDT calendrier où le professeur est affecté.

Dans les deux cas, certains paramètres restent propres à l'EDT et peuvent enrichir localement ces disponibilités.

Les professeurs virtuels

Une variante : on peut créer dans un EDT un professeur virtuel — un poste à pourvoir, sans utilisateur réel derrière (« le futur prof de maths »). Il n'a pas de contrepartie au niveau école. Au moment du recrutement, vous pouvez remplacer ce professeur virtuel par un vrai utilisateur professeur (voir Affecter les professeurs à un EDT).

Le principe de copie locale, en synthèse

La même logique régit les matières dans une classe et les professeurs dans un EDT : une copie locale est créée au moment de l'affectation, et c'est cette copie locale qui porte les champs spécifiques à l'EDT.

Pourquoi ce choix de conception :

• Indépendance temporelle. Un EDT clos l'an dernier ne doit pas se modifier quand vous renommez une matière ou un professeur cette année. Les copies locales garantissent l'intégrité historique : ce qui a été planifié reste exactement comme à l'époque.
• Enrichissement contextuel. Un professeur n'a pas les mêmes disponibilités ni le même service horaire selon le périmètre planifié ; une matière n'a pas le même poids ni les mêmes incompatibilités selon la classe qui l'enseigne. La copie locale est l'endroit naturel pour porter ces variations.
• Nettoyage sans casse. Supprimer ou refondre une matière au niveau école n'efface pas les EDT qui s'en servaient — leurs copies locales restent valides.

En contrepartie, les renommages côté école ne se propagent pas silencieusement partout. C'est l'objet de la section suivante.

Conséquences pratiques : renommages, suppressions, historique

Quand vous modifiez une entité au niveau école, Omniscol applique une règle claire de propagation :

La distinction « passés » / « en cours ou futurs » se fait par rapport à la date du jour : un EDT publié dont la dernière semaine active est antérieure à aujourd'hui est considéré comme passé et n'est plus modifié par les renommages.

Quand répercuter manuellement

La propagation automatique reste délibérément étroite : nom, code et couleur des matières ; nom et identifiant des professeurs. Le nom et le code d'une matière copiée localement ne se modifient pas dans l'EDT ; seule sa couleur peut être redéfinie localement. Les autres champs (incompatibilités, poids pédagogique, service horaire, disponibilités par EDT…) ne se synchronisent pas, parce qu'ils sont par nature propres à l'EDT.

Si un changement plus profond doit s'appliquer à plusieurs EDT existants (par exemple : revoir le service horaire d'un professeur sur tous les EDT actifs, ou ajouter une nouvelle incompatibilité de matière partout), il faut intervenir EDT par EDT. Pour les opérations massives, l'outil le plus rapide reste l'import par copier-coller depuis tableur sur l'écran concerné de chaque EDT.