Organización de los datos: asignaturas, profesores, clases, horarios

Omniscol distingue dos niveles de organización: un repositorio de la escuela gestionado por el módulo Administración (asignaturas, usuarios, años escolares…), que describe su institución a largo plazo, y unos horarios que toman elementos de ese repositorio para construir una planificación coherente sobre un período determinado. Comprender esta dualidad es la clave para gestionar los cambios con tranquilidad (renombrar una asignatura, actualizar un profesor, archivar un horario) sin romper el historial.

Panorama general: dos niveles, dos lógicas

Nivel escuela: un repositorio global, de larga vida, gestionado en el módulo Administración. Contiene lo que es cierto para la institución con independencia de cualquier horario concreto — el calendario de los años escolares, el catálogo de asignaturas (comunes al país + personalizadas de la escuela) y el directorio de usuarios (con sus roles).

Nivel horario: una planificación coherente sobre un período. Cada horario tiene su propia lista de profesores, de clases, de grupos, de asignaturas asociadas a las clases y de sesiones. Estos objetos no son simples referencias al repositorio de la escuela: son copias locales, que pueden enriquecerse sin modificar el repositorio. A la inversa, el repositorio de nivel escuela puede evolucionar (supresión de asignaturas, de profesores) sin romper los horarios del pasado.

Lo que sigue detalla cada tipo de vínculo.

El año escolar: el marco temporal

El año escolar define un rango fecha de inicio → fecha de fin y la lista de las vacaciones (véase Año escolar). No «contiene» los horarios directamente: son los horarios los que se despliegan sobre semanas (modo semanal / cíclico) o sobre fechas (modo calendario) pertenecientes a un año escolar.

Esto permite varias configuraciones:

• Un solo horario por año escolar (caso estándar): el horario cubre todas las semanas lectivas del año.
• Varios horarios sucesivos dentro del mismo año: un horario por trimestre, por ejemplo, que se pasan el relevo en las fechas de cambio.
• Varios horarios en paralelo sobre el mismo período (función incluida en Premium; en algunas cuentas Estándar puede activarse en un marco contractual adecuado), por ejemplo:
  • un horario para el tronco común recurrente
  • un horario de calendario para las clases magistrales, fusionados al consultarlos.

Véase Varios horarios activos en paralelo.

El año escolar sigue siendo, por tanto, un marco — no un contenedor. Modificar sus límites o sus vacaciones actualiza el calendario que utilizan los horarios asociados a él, sin modificar su contenido.

Las asignaturas: del catálogo de la escuela a las sesiones de una clase

Nivel 1 — El catálogo en el módulo Administración

En el nivel escuela conviven dos orígenes:

• Asignaturas comunes: el repositorio de Omniscol para el país configurado (códigos oficiales, denominaciones normalizadas). El catálogo es de solo lectura para la escuela.
• Asignaturas personalizadas: lo que la escuela crea por sí misma, gestionado desde la pantalla Asignaturas. Cada asignatura personalizada tiene un nombre, un código (corto) y, opcionalmente: un nombre corto, un color específico, una asignatura principal, una familia.

Este catálogo no dice nada sobre las clases que imparten esas asignaturas — solo dice que existen.

Las familias de asignaturas también pueden proceder de un repositorio compartido por país, de solo lectura, o de un repositorio personalizado, local a la escuela.

Nivel 2 — Asignación a una clase (con o sin tipo)

Cuando usted asigna una asignatura a una clase en un horario, se crea una copia local de la asignatura dentro de la clase, enriquecida con campos propios de la planificación (volumen horario previsto, peso pedagógico, incompatibilidades, profesores predeterminados, especialización de aula…).

Si asigna la asignatura con un tipo de sesión (clase magistral, prácticas, laboratorio, examen — véase Tipos de sesión), cada tipo crea una entrada distinta en la clase:

Es intencionado: cada variante (Matemáticas magistral, Matemáticas prácticas) se convierte en una copia local distinta, con su propio volumen horario, sus propios profesores y sus propias incompatibilidades. El vínculo con el catálogo no es una dependencia fuerte: la copia local conserva el origen de la asignatura mientras esta siga existiendo en el catálogo. Si la asignatura se elimina del catálogo, las copias locales de los horarios siguen siendo válidas.

Nivel 3 — De los parámetros del curso a las sesiones

En Omniscol, lo que se suele llamar curso corresponde generalmente a una asignatura asignada a una clase, eventualmente asociada a un tipo de sesión (clase magistral, prácticas, laboratorio…), y después enriquecida con información de planificación: volumen horario, profesores, grupos, restricciones de colocación, aulas o recursos.

Esta definición indica lo que debe planificarse. Las sesiones son las ocurrencias realmente colocadas en el horario, sobre una semana o una fecha determinada.

Ejemplo: una asignatura de clase como Matemáticas [Prácticas] puede definir un volumen horario, profesores, grupos, restricciones de colocación y preferencias de aula. Las sesiones se crean después a partir de esta definición. Véase Cursos, sesiones, tipos de sesión.

Los profesores: repositorio de la escuela → copia enriquecida en el horario

El profesor a nivel escuela

En el nivel escuela, un profesor es un usuario que tiene el rol teacher (un mismo usuario puede acumular varios roles — véase Usuarios y roles). Gestionado desde la pantalla Profesores, lleva la información identificativa duradera: apellido, nombre, usuario, correo, número de identificación, así como su disponibilidad global (recurrente) y su servicio horario de referencia.

El profesor asignado a un horario

Cuando usted asigna este profesor a un horario, Omniscol crea una copia parcial enriquecida en el horario. La copia solo retoma una selección de campos del repositorio de la escuela y le añade campos propios de la planificación:

Esta dualidad es importante: el mismo profesor puede tener un servicio horario diferente según el ámbito planificado, o un aula preferida diferente en un momento dado (por ejemplo, a causa de una incapacidad temporal).

Para la disponibilidad, la lógica depende del modo de planificación:

• en modo recurrente, la disponibilidad introducida por el profesor pasa por una fase de aceptación por parte de la administración. Puede adaptarse localmente en el horario, por ejemplo transformando una indisponibilidad estricta en una franja horaria no deseada;
• en modo calendario, la disponibilidad del profesor se considera una única fuente de verdad, en particular para los ponentes externos. Puede consultarse y modificarse desde la ficha del usuario o desde cualquier horario de calendario donde el profesor esté asignado.

En ambos casos, algunos parámetros siguen siendo propios del horario y pueden enriquecer localmente esta disponibilidad.

Los profesores virtuales

Una variante: se puede crear en un horario un profesor virtual — un puesto por cubrir, sin un usuario real detrás («el futuro profesor de matemáticas»). No tiene contrapartida a nivel escuela. En el momento de la contratación, usted puede reemplazar ese profesor virtual por un usuario profesor real (véase Asignar los profesores a un horario).

El principio de copia local, en síntesis

La misma lógica rige las asignaturas dentro de una clase y los profesores dentro de un horario: se crea una copia local en el momento de la asignación, y es esa copia local la que lleva los campos específicos del horario.

Por qué esta elección de diseño:

• Independencia temporal. Un horario cerrado el año pasado no debe modificarse cuando usted renombra una asignatura o un profesor este año. Las copias locales garantizan la integridad histórica: lo que se planificó permanece exactamente como en su momento.
• Enriquecimiento contextual. Un profesor no tiene la misma disponibilidad ni el mismo servicio horario según el ámbito planificado; una asignatura no tiene el mismo peso ni las mismas incompatibilidades según la clase que la imparte. La copia local es el lugar natural para llevar estas variaciones.
• Limpieza sin roturas. Suprimir o rehacer una asignatura a nivel escuela no borra los horarios que la usaban — sus copias locales siguen siendo válidas.

Como contrapartida, los renombrados del lado escuela no se propagan silenciosamente por todas partes. Ese es el objeto de la sección siguiente.

Consecuencias prácticas: renombrados, supresiones, historial

Cuando usted modifica una entidad a nivel escuela, Omniscol aplica una regla clara de propagación:

La distinción «pasados» / «en curso o futuros» se establece con respecto a la fecha de hoy: un horario publicado cuya última semana activa es anterior a hoy se considera pasado y ya no se modifica con los renombrados.

Cuándo repercutir manualmente

La propagación automática se mantiene deliberadamente estrecha: nombre, código y color de las asignaturas; nombre e identificador de los profesores. El nombre y el código de una asignatura copiada localmente no se modifican en el horario; solo su color puede redefinirse localmente. Los demás campos (incompatibilidades, peso pedagógico, servicio horario, disponibilidad por horario…) no se sincronizan, porque son por naturaleza propios del horario.

Si un cambio más profundo debe aplicarse a varios horarios existentes (por ejemplo: revisar el servicio horario de un profesor en todos los horarios activos, o añadir una nueva incompatibilidad de asignatura en todas partes), hay que intervenir horario por horario. Para las operaciones masivas, la herramienta más rápida sigue siendo la importación mediante copiar y pegar desde una hoja de cálculo en la pantalla correspondiente de cada horario.