Preparar sus datos para una importación masiva (por lotes)

Introducir manualmente varios cientos o miles de filas (profesores, estudiantes, aulas, sesiones…) rara vez es acertado. Omniscol ofrece importaciones masivas por copiar y pegar desde cualquier hoja de cálculo (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), en formato CSV o TSV. Estas importaciones se realizan al hacer clic en los botones , por lo general en la parte superior de los listados de entidades. Algunos solo sirven para exportar los datos, pero la mayoría admiten la importación.

¿Qué se puede importar?

Preparar sus archivos

Reglas de oro:

1. Una fila = una entidad. Sin filas combinadas, sin encabezados de varias líneas.
2. Respetar el orden de columnas esperado por Omniscol. La pantalla de importación muestra la plantilla con las columnas en el orden de destino y puede reorganizar estas columnas del lado de Omniscol para ajustarse al orden de su hoja de cálculo de origen — lo que hace que el copiar y pegar desde Excel o Google Sheets sea limpio, sin reescribir su archivo.
3. Algunas columnas son de solo lectura. Aparecen entonces atenuadas, destinadas únicamente a la exportación de los datos. La primera columna es por lo general el identificador del dato ya registrado en la base de datos.
4. Las columnas marcadas con un "*" son obligatorias. Si falta un campo obligatorio, la fila se ignora (no se importa en la creación, o se elimina si ya existía en la base de datos).
5. Los separadores internos de una celda son libres en las listas (multi-profesor, multi-grupo, multi-aula de una sesión): coma, punto y coma, barra.
6. La IA integrada limpiará los datos pero hasta cierto punto: intente disponer de datos limpios y no ambiguos, ya que de lo contrario podría llevarse algunas malas sorpresas.

Campos típicos por entidad

Profesores

• Nombre, Apellido (obligatorios).
• Correo electrónico (recomendado para las invitaciones).
• Matrícula / ID externo (opcional pero útil para la trazabilidad).
• Asignaturas impartidas (lista, separadores libres).
• Servicio horario (número de horas semanales previstas).
• Sede principal (si es multisede).

Estudiantes

• Nombre, Apellido (obligatorios).
• Correo electrónico (recomendado).
• Matrícula SIS (útil para evitar homonimias).
• Nivel / Clase.
• Grupos (optativa, subgrupo).
• Estado (activo, en preinscripción, inactivo).

Aulas

• Nombre (obligatorio).
• Sede (obligatoria si es multisede — de lo contrario Omniscol la asigna a la sede predeterminada).
• Capacidad.
• Especializaciones (lista).
• Edificio (libre).
• Etiquetas / comentarios.

Sesiones

• Clase + asignatura (como mínimo).
• Duración (de lo contrario se deduce de las horas de inicio/fin).
• Día, hora de inicio, hora de fin (para preposicionar; de lo contrario dejar vacío y posicionar después).
• Grupo (opcional).
• Tipo de sesión (tutoría, prácticas, clase magistral, examen…).
• Profesor(es) (separadores libres).
• Aula(s) (separadores libres — sí, se admiten varias aulas en una misma sesión).
• Recurso(s).
• Semanas alternas (formato A/B, 1/2, etc.).
• Comentario libre.

Después de la preparación

El desarrollo de la importación depende de la pantalla de destino. Por lo general, la pantalla se actualiza por completo con los nuevos datos.

Para las sesiones de un horario, consulte Importación masiva de los cursos mediante hoja de cálculo, que documenta el asistente dedicado en cuatro pasos.

Exportación

El mismo procedimiento de hoja de cálculo interna permite extraer los datos. Para ello, varias opciones:

• Copiar y pegar hacia una hoja de cálculo externa (formato TSV, automático).
• Utilizar los botones inferiores para exportar directamente a un archivo PDF, CSV o Excel (XLSX).

Reimportación

La importación no se limita a una importación inicial. Es posible importar masivamente en varias fases. La primera columna, etiquetada "id", contiene el identificador de solo lectura de cada entidad en la base de datos, que puede encontrarse en las URL. Si se modifica una fila correspondiente a un identificador dado, entonces los datos de la entidad se modifican.

Para añadir nuevos datos, basta con ir al final de la hoja de cálculo, donde siempre hay algunas filas vacías, sin identificador asociado. Pegar nuevos datos, como en la importación inicial, amplía la tabla en consecuencia.

Las entidades reimportadas pueden contener datos complejos, que no son elegibles para la importación/exportación (a veces, se puede tener una columna de solo lectura que sirve únicamente para la exportación de esos datos). Es por ejemplo el caso de las restricciones horarias sobre los profesores, las aulas, las clases, etc. En ese caso, la reinyección idéntica es automática.

Este sistema permite así importar masivamente en varias fases sin perder datos enriquecidos sobre las entidades existentes, a la vez que se pueden crear nuevas o eliminar otras.

Eliminación masiva

Como se vio para la reimportación, la primera columna "id" sirve para localizar las distintas entidades. Si se elimina una fila, como mínimo las columnas obligatorias marcadas con un "*", entonces la importación eliminará las entidades vaciadas. Dado que se pueden seleccionar varias filas y columnas, como en una hoja de cálculo estándar, basta con pulsar la tecla de suprimir del teclado para borrar tantas filas como se desee, y así eliminar de la base de datos las entidades correspondientes, en masa.