Colaboración entre administradores

La opción Colaboración en tiempo real permite que varios administradores trabajen simultáneamente en la misma cuenta Omniscol: cada uno ve la presencia de los demás en directo, y el servidor fusiona las acciones concurrentes.

La presencia en tiempo real

En la parte superior de la pantalla aparece un indicador con forma de disco con iniciales por cada administrador conectado a la cuenta al mismo tiempo que usted (el suyo es de color azul claro, y los discos se superponen cuando son muchos). Al pasar el cursor por encima, una información emergente muestra el nombre de cada persona y la pantalla que tiene abierta en directo.

Un indicador se pone en rojo cuando otro administrador abre la misma pantalla de edición que usted: construcción de un horario (sitios, clases, grupos, distribución de sesiones), reorganización, gestión de personal, usuarios, asignaturas o configuraciones. Es la señal de un riesgo de modificación simultánea.

Aun así, nada le bloquea: el servidor fusiona las acciones concurrentes en la medida de lo posible, para que cada uno conserve sus modificaciones sin sobrescritura silenciosa. Sin embargo, modificar exactamente el mismo campo de un usuario o de una sesión, o bien importar datos de forma masiva, conduce inevitablemente a un conflicto: gana el último que modifica. El indicador rojo es una invitación a coordinarse para no trabajar de forma concurrente en el mismo lugar, sobre los mismos datos, al mismo tiempo.

Cuándo utilizarla

• Centro grande con varios gestores: cada uno se ocupa de un departamento, de una promoción o de un sitio, pero todos trabajan en Omniscol al mismo tiempo.
• Periodos intensos: construcción del inicio de curso, cambio a una sesión de exámenes, tratamiento de una ola de ausencias.
• Coordinación en reunión: el equipo se reúne en torno a una decisión y varios participantes modifican desde sus puestos: los discos de presencia permiten repartirse las zonas.

Límite de sincronización

Los discos de presencia se transmiten en tiempo real. En cambio, la vista de trabajo abierta por otro usuario no se actualiza necesariamente de forma automática después de que usted guarde. Si un colega acaba de modificar un dato que usted está consultando, recargue la vista o vuelva a abrir el objeto antes de tomar una decisión al respecto.

Buenas prácticas

• Definir ámbitos: quién se ocupa de qué. El ámbito puede ser informal (por correo electrónico), o materializarse mediante los roles personalizados.
• Comunicarse fuera de la aplicación: mantenga un canal de coordinación aparte para las decisiones de gestión; los indicadores de presencia no sustituyen a una consigna de trabajo.
• Evitar editar la misma estructura al mismo tiempo: si son dos personas las que tocan la lista de estudiantes de una clase en el mismo momento, el riesgo de conflicto aumenta. Divida las subtareas por ámbito.