Współpraca między administratorami

Opcja Współpraca w czasie rzeczywistym pozwala kilku administratorom pracować jednocześnie na tym samym koncie Omniscol: każdy widzi na bieżąco obecność pozostałych, a serwer scala równoczesne działania.

Obecność w czasie rzeczywistym

U góry ekranu, dla każdego innego administratora zalogowanego na to samo konto w tym samym czasie, pojawia się wskaźnik w postaci kółka z inicjałami (własne jest jasnoniebieskie, a przy większej liczbie osób kółka nachodzą na siebie). Po najechaniu na nie kursorem podpowiedź pokazuje imię i nazwisko każdej osoby oraz ekran, który ma w danym momencie otwarty.

Wskaźnik zmienia kolor na czerwony, gdy dwóch administratorów otworzy ten sam ekran edycji — budowanie planu lekcji (lokalizacje, klasy, grupy, podział godzin), reorganizację, obsadę personelu, użytkowników, przedmioty czy ustawienia. To sygnał ryzyka równoczesnej modyfikacji.

Nic jednak nie blokuje pracy: serwer scala równoczesne działania na tyle, na ile to możliwe, tak aby każdy zachował swoje zmiany bez cichego nadpisania. Zmiana dokładnie tego samego pola użytkownika lub lekcji, a także masowy import danych, prowadzi jednak nieuchronnie do konfliktu: wygrywa ten, kto zmienia jako ostatni. Czerwony wskaźnik to zachęta do uzgodnienia pracy, tak aby nie pracować współbieżnie w tym samym miejscu, na tych samych danych, w tym samym czasie.

Kiedy z tego korzystać

• Duża szkoła z kilkoma osobami zarządzającymi — każda zajmuje się jednym wydziałem, jednym rocznikiem lub jedną lokalizacją, ale wszyscy pracują w Omniscol równocześnie.
• Okresy wzmożonej pracy — budowanie planów na początek roku szkolnego, przejście na sesję egzaminacyjną, obsługa fali nieobecności.
• Uzgodnienia na spotkaniu — zespół zbiera się wokół jednej decyzji i kilku uczestników wprowadza zmiany na swoich komputerach: kółka obecności pozwalają podzielić między siebie obszary pracy.

Granica synchronizacji

Kółka obecności są przekazywane w czasie rzeczywistym. Natomiast sam widok otwarty przez innego użytkownika niekoniecznie odświeża się automatycznie po zapisaniu zmian. Jeśli współpracownik właśnie zmienił dane, które są w danej chwili wyświetlane, proszę przed podjęciem decyzji odświeżyć widok lub ponownie otworzyć dany obiekt.

Dobre praktyki

• Wyznaczenie zakresów: kto się czym zajmuje. Zakres może być nieformalny (ustalony e-mailem) albo sformalizowany — do tego służą role niestandardowe.
• Komunikacja poza aplikacją — na decyzje merytoryczne warto zachować osobny kanał uzgodnień; wskaźniki obecności nie zastępują wytycznych dotyczących pracy.
• Unikanie edycji tej samej struktury w tym samym czasie: jeśli dwie osoby ruszają jednocześnie listę uczniów tej samej klasy, ryzyko konfliktu rośnie. Proszę podzielić zadania cząstkowe według zakresów.