Samenwerking tussen beheerders

Met de optie Realtime samenwerking kunnen meerdere beheerders tegelijk aan hetzelfde Omniscol-account werken: iedereen ziet de aanwezigheid van de anderen live, en de server voegt gelijktijdige handelingen samen.

Aanwezigheid in realtime

Boven aan het scherm verschijnt een indicator in de vorm van een rondje met initialen voor elke andere beheerder die tegelijk met u op het account is aangemeld (dat van uzelf is lichtblauw, en bij grote aantallen overlappen de rondjes elkaar). Beweeg de muisaanwijzer erover: een tooltip geeft de naam van elke persoon en het scherm dat die persoon op dat moment open heeft.

Een indicator wordt rood zodra een andere beheerder hetzelfde bewerkingsscherm opent als u — het opbouwen van een rooster (vestigingen, klassen, groepen, urenverdeling), herschikking, personeelsinzet, gebruikers, vakken of instellingen. Dat is het signaal van een risico op gelijktijdige wijziging.

Toch wordt u daardoor niet geblokkeerd: de server voegt gelijktijdige handelingen samen voor zover dat mogelijk is, zodat iedereen zijn wijzigingen behoudt zonder dat er stilzwijgend iets wordt overschreven. Precies hetzelfde veld van een gebruiker of van een les wijzigen, of massaal gegevens importeren, loopt echter onvermijdelijk uit op een conflict: de laatste wijziging wint. De rode indicator is een uitnodiging om af te stemmen, zodat u niet tegelijk op dezelfde plek, aan dezelfde gegevens, op hetzelfde moment werkt.

Wanneer u dit gebruikt

• Grote school met meerdere beheerders — ieder neemt een afdeling, een lichting of een vestiging voor zijn rekening, maar allemaal werken ze tegelijk in Omniscol.
• Drukke periodes — het opbouwen van het nieuwe schooljaar, de overgang naar een examenperiode, het verwerken van een golf aan afwezigheden.
• Afstemming tijdens een vergadering — het team komt samen rond een beslissing en meerdere deelnemers voeren wijzigingen door vanaf hun eigen computer: met de aanwezigheidsrondjes kunt u de werkgebieden onderling verdelen.

Grens van de synchronisatie

De aanwezigheidsrondjes worden in realtime doorgegeven. Het werkscherm dat een andere gebruiker open heeft, wordt daarentegen niet noodzakelijk automatisch ververst nadat u hebt opgeslagen. Heeft een collega net een gegeven gewijzigd dat u aan het bekijken bent, herlaad dan de weergave of open het item opnieuw voordat u er een beslissing op baseert.

Aanbevolen werkwijze

• Bepaal de werkgebieden: wie doet wat. Een werkgebied kan informeel zijn (per e-mail) of vastgelegd worden via de aangepaste rollen.
• Communiceer buiten de app — houd een apart kanaal aan voor de afstemming over inhoudelijke beslissingen; de aanwezigheidsindicatoren vervangen geen werkafspraak.
• Bewerk niet tegelijk dezelfde structuur: werken twee mensen op hetzelfde moment aan de leerlingenlijst van een klas, dan neemt het risico op een conflict toe. Verdeel de deeltaken per werkgebied.