Campussen, vestigingen, lokalen, resources, meerdere lokalen

Deze pagina brengt de organisatorische en fysieke modellering van een instelling in Omniscol samen: welke campussen de klassen ordenen, waar de lessen plaatsvinden, in welke lokalen en met welke verplaatsbare apparatuur.

Vestigingen — de geografische laag

Elke vestiging staat voor een afzonderlijke fysieke of geografische plaats. Ten minste één vestiging is verplicht.

Vinden al uw lessen op dezelfde plek plaats, maak dan één vestiging aan. Werkt uw instelling met meerdere vestigingen en verplaatsen docenten of leerlingen zich, maak dan zoveel vestigingen aan als nodig en vul de reistijden ertussen in.

Elke vestiging draagt haar eigen tijdraster (begin- en eindtijden van de tijdsloten, pauzes, middagpauze, sluitingen) — vestigingen kunnen verschillende tijdrasters hebben (bijvoorbeeld een hoofdgebouw en een dependance met andere tijden).

Werken met meerdere vestigingen is gangbaar in het hoger onderwijs (meerdere campussen, regionale dependances), maar ook in het basis- en voortgezet onderwijs (een scholengemeenschap met een onderbouw en een bovenbouw in aparte gebouwen, een basisschool met een dependance, enzovoort).

Werken met meerdere vestigingen is niet inbegrepen in het Lite-abonnement. Het is beschikbaar vanaf het Standard-abonnement.

Meerdere vestigingen: beleid en reistijden

Typisch geval: een docent is om 10.00 uur klaar met een les op vestiging A, moet om 10.30 uur op vestiging B zijn, en de rit duurt 15 minuten. Op een tijdraster met een pauze van 30 minuten tussen de lessen lukt dat. Met een pauze van slechts 10 minuten niet.

De reistijden invullen

Op het scherm Vestigingen van de module Roosterbeheer opent de knop Afstand tussen vestigingen een pop-up die de reistijden toont als een driehoekige halve matrix: N vestigingen = N×(N−1)/2 in te vullen vakjes (geen diagonaal, geen dubbels — de matrix is symmetrisch). Voer de duur in minuten in voor elk paar en bevestig met Opslaan. Zonder die invoer gaat de roostergeneratie ervan uit dat er tussen de vestigingen geen verplaatsing nodig is — ze kan docenten dan teleporteren, wat in de praktijk uiteraard niet werkt.

Docentenbeleid: automatische wisseling van vestiging

Een docent kan van de ene les op de volgende automatisch van vestiging wisselen — het algoritme regelt dat. U hoeft aan de kant van de docent niets vast te leggen: het volstaat dat de reistijden tussen de vestigingen ingevuld zijn.

Klassenbeleid: standaardvestiging + handmatig forceren

Een klas is standaard aan één vestiging gekoppeld (de vestiging waar ze is ingeschreven). Al haar lessen vinden standaard op die vestiging plaats.

Maar u kunt handmatig een lokaal van een andere vestiging koppelen aan een les van de klas — bijvoorbeeld “les lichamelijke opvoeding in de sportzaal van de dependance”. In dat geval:

• houdt het algoritme het vooraf toegewezen lokaal aan (het probeert het niet te vervangen door een lokaal van de standaardvestiging);
• berekent de roostergeneratie de reistijden ten opzichte van de lessen ervoor en erna (op basis van hun vestiging: standaard die van de klas, anders de vestiging van het lokaal dat op die lessen is opgelegd).

Is er op een les geen lokaal opgegeven, dan kiest het algoritme een lokaal van de vestiging van de klas. Dat is de standaardwaarde.

Blokkerende beperking, tot op de minuut

De beperking tussen vestigingen is blokkerend in het algoritme van de automatische roostergeneratie. Ontbreekt er ook maar één minuut tussen het einde van een les op de ene vestiging en het begin van een les op een andere vestiging, dan wordt de plaatsing geweigerd — er wordt niet automatisch versoepeld.

De controle gebeurt nauwkeurig op het feitelijke tijdraster: volgen twee tijdsloten elkaar op met 15 minuten pauze en duurt de rit 10 minuten, dan lukt het; duurt de rit 16 minuten, dan lukt het niet.

Middagpauze bij een wisseling van vestiging

Valt een wisseling van vestiging op de middagpauze, dan wordt de reistijd afgetrokken van de werkelijk beschikbare lunchtijd. Het algoritme houdt rekening met een minimale lunchduur voor docenten en voor leerlingen (per vestiging ingesteld); brengt de rit die tijd onder het minimum, dan wordt de plaatsing geweigerd.

Praktisch gevolg: door de reistijden en de lunchduur per vestiging correct vast te leggen, voorkomt u roosters die theoretisch kloppen maar fysiek niet vol te houden zijn.

Gevolg voor de diagnose

Ziet u “onmogelijk” staan bij plaatsingen over meerdere vestigingen, controleer dan als eerste:

• de opgegeven reistijden (niet geteleporteerd, en ook niet belachelijk overschat),
• de pauzes tussen de lessen in het tijdraster,
• een eventuele middagpauze op het betrokken tijdslot,
• de vooraf toegewezen lokalen: heeft een klas een opgelegd lokaal op een andere vestiging, dan bepaalt dat lokaal de beperking.

Bij handmatige plaatsing verschijnt de beperking in oranje en kunt u altijd forceren. Maar tenzij de lessen vergrendeld zijn, zal het achteraf starten van het algoritme van de automatische roostergeneratie de betrokken les of lessen verplaatsen om dat conflict op te lossen.

Toepassing: activiteiten buiten de deur

Naast de vaste campussen dekt het mechanisme van meerdere vestigingen vanzelf ook terugkerende activiteiten buiten de deur:

• bezoek aan een hotel of restaurant voor een hotelschool;
• museum- of atelierbezoek voor een kunst- of vormgevingsopleiding;
• een terugkerend bedrijfsbezoek (bezoeken die elkaar afwisselen);
• veldwerk op een externe vestiging (bouwplaats, landbouwbedrijf, partnerlaboratorium).

Maak voor elke terugkerende externe plaats een aparte vestiging aan, met de reistijd vanaf uw hoofdvestiging. De blokkerende beperking geldt gewoon: past de verplaatsing niet in de tijd die tussen twee lessen beschikbaar is, dan wordt de plaatsing geweigerd.

Verder lezen: hoger onderwijs

Werken met meerdere vestigingen is bijzonder gangbaar in het hoger onderwijs (meerdere campussen, regionale dependances, docenten die rondreizen). Specifieke gevallen (één rooster per vestiging dankzij meerdere parallel gepubliceerde roosters — inbegrepen in Premium —, virtuele vestigingen voor videoconferentie, enzovoort) vindt u in Meerdere vestigingen in het hoger onderwijs.

Lokalen — waar de lessen plaatsvinden

De lokalen horen bij een vestiging, die hun fysieke werkelijkheid draagt: plaats, tijdraster, reistijden. Een lokaal draagt:

• een naam,
• een capaciteit (aantal leerlingen; een cruciaal veld voor de roostergeneratie),
• eventueel een specialisatie (vrij label: scheikunde, informatica, sport…),
• eventueel een maximumaantal gelijktijdige klassen, voor grote lokalen die meerdere lessen parallel kunnen huisvesten (examenzaal, sportzaal, zwembad, buitenterrein); dat veld verschijnt pas zodra er een specialisatie is ingevuld,
• eventueel vrije tags of opmerkingen,
• eventueel een gebouw,
• eventueel specifieke openingstijden.

Meerdere lokalen: één les in verschillende lokalen

Omniscol ondersteunt het toewijzen van meerdere lokalen aan dezelfde les.

Toepassingen:

• Examens verdeeld over collegezalen — een examen met 200 kandidaten verdeeld over drie collegezalen (capaciteit 70 + 60 + 80) met één verantwoordelijke docent. De totale capaciteit wordt berekend als de som van de toegewezen lokalen.
• Uitgezonden hoorcollege — een hoorcollege in de hoofdcollegezaal, per videoconferentie uitgezonden naar een satellietlokaal (op een andere vestiging, of zelfs naar een lichting die volledig op afstand volgt).
• Opgesplitste practica — een practicum met 30 studenten verdeeld over twee naast elkaar gelegen lokalen (15 + 15), met dezelfde docent die heen en weer loopt.

Beperking: blijft de som van de capaciteiten onder de groepsgrootte, dan toont Omniscol een conflict. Het is aan de beheerder om te beslissen hoe dat wordt opgelost (een lokaal toevoegen, de groep verkleinen, of het conflict aanvaarden als het bewust is — bijvoorbeeld wanneer u weet dat niet alle ingeschrevenen komen opdagen).

Lokaalspecialisaties

De specialisaties (scheikunde, informatica, sport, sportzaal, multimedia, studiezaal) zijn optionele vrije labels die de instelling zelf bepaalt. U maakt de specialisaties aan die bij uw eigen naamgeving passen, om bepaalde lokalen te onderscheiden die aan specifieke lessen zijn voorbehouden (een sportzaal voor sport, een zwembad voor zwemles, een laboratorium voor een scheikundepracticum, enzovoort).

De roostergeneratie houdt zich strikt aan de specialisaties: vereist een vak “scheikunde”, dan worden alleen lokalen met precies die specialisatie gebruikt.

Elk lokaal draagt hoogstens één specialisatie. Voor een lokaal dat tussen twee gespecialiseerde functies wordt gedeeld, gebruikt u een overkoepelend label (bijvoorbeeld “informatica-multimedia”) en koppelt u datzelfde label aan de betrokken vakken. Zie Lokaalspecialisaties.

Vast lokaal voor een klas

In veel opstellingen in het basis- en voortgezet onderwijs krijgt elke klas een eigen lokaal (de lessen vinden daar standaard plaats, alleen de docenten verplaatsen zich). Dat stelt u in op de klas — het algoritme geeft dat lokaal dan voorrang voor de lessen van de klas (met een hogere prioriteit dan het voorkeurslokaal van de docent, als dat is ingesteld).

Lokalen in twee virtuele vestigingen

Hebt u twee virtuele vestigingen voor één fysieke plaats (typisch voor een onderbouw en een bovenbouw die de gebouwen delen), dan kan een lokaal maar bij één vestiging tegelijk horen. Om het in beide contexten bruikbaar te maken, dupliceert u het in beide vestigingen en vult u elkaar uitsluitende openingstijden in (“’s ochtends vrij voor de onderbouw, ’s middags voor de bovenbouw”) om dubbele toewijzingen te voorkomen.

Resources — de verplaatsbare apparatuur

Een resource is verplaatsbare apparatuur die niet aan een bepaald lokaal vastzit: drie draagbare beamers, een koffer met tablets, een set microfoons, enzovoort.

Elke resource draagt:

• een naam,
• een beschikbare hoeveelheid (de koffer telt voor 1, niet voor 30 — voer het aantal koffers in, niet het aantal losse tablets).

De roostergeneratie garandeert dat op eenzelfde tijdslot het aantal lessen dat de resource vraagt de beschikbare hoeveelheid niet overschrijdt. Het heeft geen zin om resources te modelleren waarvan u er “altijd genoeg” hebt — doe dat alleen voor wat echt schaars en gedeeld is.

Bijzonder geval — videoconferentie en links per cursus

De vorm van een les — fysiek, op afstand, hybride of zelfstudie — ligt vast in haar modaliteit (Premium): die bepaalt of de les een fysiek lokaal in beslag neemt. Voor een cursus die op afstand of hybride wordt gegeven, kunt u een videoconferentielink aan de cursus koppelen (Zoom, Teams, Meet…). Zie Videoconferentielinks per cursus.

Dat is fijnmaziger dan de videoconferentielink op de klas, die een algemene standaardlink is voor al haar lessen.