Het volgende schooljaar voorbereiden

Aan het rooster voor het volgende jaar kunt u zes tot negen maanden van tevoren beginnen, naast het lopende werk. Het principe: u dupliceert het actieve rooster om er een concept van te maken en werkt daarna op dat concept verder, zonder het gepubliceerde rooster aan te raken.

Drie elementen om over te nemen

Drie categorieën die u van het lopende jaar meeneemt naar het volgende jaar:

1. Structuur — vestigingen/lokalen, klassen, groepen, klasverdelingen, groepsuitlijningen, groepen van groepen. Vaak voor 80-90 % over te nemen van jaar op jaar, met bijstellingen in de marge.
2. Lessen — de lijst met in te plannen lessen (vak, klas, docent, duur, aantal keren per week). Voor 70-80 % over te nemen, met de wijzigingen in het programma.
3. Toewijzingen docent-klas-vak — wie wat geeft. Veranderlijker (vertrek, nieuwe aanstellingen, wijzigingen in de diensturen).

De duplicatie starten

Gebruik in de module Roosterbeheer de actie Dupliceren op het rooster dat als basis dient. In het dialoogvenster staat standaard alles aangevinkt; vink uit wat u liever opnieuw opbouwt:

• Vestigingen — met hun lokalen en hun resources.
• Docenten — de toewijzing van de docenten aan het rooster; hun beschikbaarheid gaat mee. Afhankelijk van uw beleid kunt u er bij een terugkerend rooster de voorkeur aan geven hun beschikbaarheid voor het nieuwe jaar opnieuw op te vragen in plaats van de oude over te nemen.
• Klassen — met hun cursussen, groepen, groepsuitlijningen, beschikbaarheid en incompatibiliteiten.
• Lessen (urenverdeling) — met de details die u wel of niet bewaart: toewijzing van de docenten aan de lessen, groepen, lokalen, resources, posities. Vaak door te nemen, want de docenten en de leerlingen gaan veranderen.

Het aangemaakte concept is niet gepubliceerd: het raakt het actieve rooster van het lopende jaar niet. Bij wekelijkse en cyclische roosters gebeurt de publicatie op de weken van het volgende jaar daarna in het raster van de roosterverdeling. De duplicatie kan meteen ook de datums van de lessen verschuiven (bij een kalenderrooster) of het roostertype omzetten: deze twee opties en hun gevolgen — met name het herschikken van de lessen en de groeperingen — worden toegelicht in Visualiseren, dupliceren, herordenen.

Op het concept werken

Het voorbereide rooster verschijnt in de lijst als concept. Hernoem het met een duidelijke naam, bijvoorbeeld S1 27-28. U kunt:

• het openen om de klassen te wijzigen, de nieuwe docenten toe te voegen en de vertrokken docenten te verwijderen,
• de zittende docenten om hun beschikbaarheid voor het nieuwe jaar vragen (via een bulkverzending vanuit de module Beheer),
• de automatische roostergeneratie starten om de haalbaarheid te toetsen,
• maandenlang rustig blijven bijschaven.

Publicatie bij de start van het schooljaar

Is het conceptrooster klaar en breekt het nieuwe schooljaar aan, dan publiceert u het op de gewenste weken. Zie Publicatie. Het concept wordt het actieve rooster; het oude rooster blijft raadpleegbaar als historie.