Organisatie van de gegevens: vakken, docenten, klassen, roosters

Omniscol onderscheidt twee organisatieniveaus: een schoolregister dat in de module Beheer wordt bijgehouden (vakken, gebruikers, schooljaren…) en dat uw instelling duurzaam beschrijft, en roosters die daar elementen uit betrekken om over een bepaalde periode een samenhangende planning op te bouwen. Wie die tweedeling begrijpt, voert wijzigingen rustig door (een vak hernoemen, een docent bijwerken, een rooster archiveren) zonder de opgebouwde geschiedenis te breken.

Overzicht: twee niveaus, twee logica's

Schoolniveau: een globaal register met een lange levensduur, beheerd in de module Beheer. Het bevat wat waar is voor de instelling, los van welk rooster dan ook — de kalender van de schooljaren, de vakkencatalogus (de vakken die gemeenschappelijk zijn voor het land plus de aangepaste vakken van de school) en de gebruikerslijst (met hun rollen).

Roosterniveau: een samenhangende planning over een periode. Elk rooster heeft zijn eigen lijst met docenten, klassen, groepen, aan klassen toegewezen vakken en lessen. Die objecten zijn geen eenvoudige verwijzingen naar het schoolregister: het zijn lokale kopieën, die verrijkt kunnen worden zonder het register te wijzigen. Omgekeerd kan het register op schoolniveau evolueren (vakken of docenten verwijderen) zonder de roosters uit het verleden te breken.

Hieronder wordt elk soort verband uitgewerkt.

Het schooljaar: het tijdskader

Het schooljaar legt een bereik begindatum → einddatum vast en de lijst met vakanties (zie Schooljaar). Het “bevat” de roosters niet rechtstreeks: het zijn de roosters die zich ontvouwen over weken (weekmodus / cyclische modus) of over data (kalendermodus) die tot een schooljaar behoren.

Dat maakt verschillende opzetten mogelijk:

• Eén enkel rooster per schooljaar (het standaardgeval): het rooster dekt alle werkweken van het jaar.
• Meerdere opeenvolgende roosters binnen hetzelfde jaar: bijvoorbeeld één rooster per trimester, die het op de omschakeldatums van elkaar overnemen.
• Meerdere roosters naast elkaar over dezelfde periode (functie inbegrepen in Premium; op sommige Standard-accounts kan ze binnen een passende contractuele afspraak worden ingeschakeld), bijvoorbeeld:
  • een rooster voor de terugkerende gemeenschappelijke basis
  • een kalenderrooster voor de masterclasses, samengevoegd bij het raadplegen.

Zie Meerdere parallel gepubliceerde roosters.

Het schooljaar blijft dus een kader — geen container. Past u de grenzen of de vakanties ervan aan, dan wordt de kalender bijgewerkt die de eraan gekoppelde roosters gebruiken, zonder dat hun inhoud verandert.

De vakken: van de catalogus van de school naar de lessen van een klas

Niveau 1 — De catalogus in de module Beheer

Op schoolniveau bestaan er twee herkomsten naast elkaar:

• Gemeenschappelijke vakken: het register van Omniscol voor het ingestelde land (officiële codes, genormeerde labels). Die catalogus is alleen-lezen voor de school.
• Aangepaste vakken: wat de school zelf aanmaakt, beheerd vanaf het scherm Vakken. Elk aangepast vak heeft een naam, een (korte) code en optioneel: een korte naam, een eigen kleur, een bovenliggend vak, een familie.

Die catalogus zegt niets over de klassen die deze vakken onderwijzen — hij zegt alleen dat ze bestaan.

De vakkenfamilies kunnen eveneens uit een per land gedeeld register komen, alleen-lezen, of uit een aangepast register dat eigen is aan de school.

Niveau 2 — Toewijzing aan een klas (met of zonder type)

Wanneer u in een rooster een vak aan een klas toewijst, wordt er in de klas een lokale kopie van het vak aangemaakt, verrijkt met velden die eigen zijn aan de planning (beoogd aantal lesuren, pedagogisch gewicht, incompatibiliteiten, standaarddocenten, specialisatie van het lokaal…).

Wijst u het vak toe met een lestype (Hoorcollege, Werkcollege, Practicum, Examen — zie Lestypes), dan maakt elk type een afzonderlijke vermelding in de klas:

Dat is bewust zo: elke variant (Wiskunde hoorcollege, Wiskunde werkcollege) wordt een afzonderlijke lokale kopie, met een eigen aantal lesuren, eigen docenten en eigen incompatibiliteiten. Het verband met de catalogus is geen harde afhankelijkheid: de lokale kopie bewaart de herkomst van het vak zolang dat nog in de catalogus bestaat. Wordt het vak uit de catalogus verwijderd, dan blijven de lokale kopieën in de roosters geldig.

Niveau 3 — Van de instellingen van een cursus naar de lessen

Wat men in Omniscol gewoonlijk een cursus noemt, komt doorgaans overeen met een vak dat aan een klas is toegewezen, eventueel gekoppeld aan een lestype (hoorcollege, werkcollege, practicum…), en daarna verrijkt met planningsgegevens: aantal lesuren, docenten, groepen, plaatsingsbeperkingen, lokalen of resources.

Die definitie geeft aan wat er ingepland moet worden. De lessen zijn de voorkomens die daadwerkelijk in het rooster worden geplaatst, in een bepaalde week of op een bepaalde datum.

Voorbeeld: een vak van een klas zoals Wiskunde [Werkcollege] kan het aantal lesuren, de docenten, de groepen, de plaatsingsbeperkingen en de voorkeuren voor het lokaal vastleggen. De lessen worden vervolgens vanuit die definitie aangemaakt. Zie Cursussen, lessen, lestypes.

De docenten: schoolregister → verrijkte kopie in het rooster

De docent op schoolniveau

Op schoolniveau is een docent een gebruiker met de rol teacher (dezelfde gebruiker kan meerdere rollen combineren — zie Gebruikers en rollen). De fiche wordt beheerd vanaf het scherm Docenten en bevat de duurzame identificerende gegevens: achternaam, voornaam, inlognaam, e-mailadres, identificatienummer, en ook de globale beschikbaarheid (terugkerend) en de diensturen ter referentie.

De docent die aan een rooster is toegewezen

Wanneer u die docent aan een rooster toewijst, maakt Omniscol daarin een verrijkte gedeeltelijke kopie aan. De kopie neemt slechts een selectie velden uit het schoolregister over en voegt daar velden aan toe die eigen zijn aan de planning:

Die tweedeling is belangrijk: dezelfde docent kan andere diensturen hebben naargelang het geplande bereik, of op een bepaald moment een ander voorkeurslokaal (bijvoorbeeld wegens tijdelijke arbeidsongeschiktheid).

Voor de beschikbaarheid hangt de logica af van de planningsmodus:

• in de terugkerende modus doorloopt de beschikbaarheid die de docent invoert een fase van goedkeuring door de beheerders. Ze kan lokaal in het rooster worden aangepast, bijvoorbeeld door een strikte onbeschikbaarheid om te zetten in een niet-gewenst tijdslot;
• in de kalendermodus geldt de beschikbaarheid van de docent als één enkele bron van waarheid, met name voor gastdocenten. Ze kan worden geraadpleegd en gewijzigd vanuit de gebruikersfiche of vanuit elk kalenderrooster waaraan de docent is toegewezen.

In beide gevallen blijven bepaalde parameters eigen aan het rooster en kunnen ze die beschikbaarheid lokaal verrijken.

Virtuele docenten

Een variant: u kunt in een rooster een virtuele docent aanmaken — een nog in te vullen functie, zonder echte gebruiker erachter (“de toekomstige wiskundedocent”). Die heeft geen tegenhanger op schoolniveau. Zodra de functie is ingevuld, kunt u die virtuele docent vervangen door een echte docentgebruiker (zie Docenten aan een rooster toewijzen).

Het principe van de lokale kopie, samengevat

Dezelfde logica geldt voor de vakken in een klas en voor de docenten in een rooster: op het moment van de toewijzing wordt er een lokale kopie aangemaakt, en het is die lokale kopie die de velden bevat die eigen zijn aan het rooster.

Waarom die ontwerpkeuze:

• Onafhankelijkheid in de tijd. Een rooster dat vorig jaar is afgesloten, mag niet veranderen wanneer u dit jaar een vak of een docent hernoemt. De lokale kopieën waarborgen de historische integriteit: wat gepland was, blijft precies zoals het toen was.
• Contextuele verrijking. Een docent heeft niet dezelfde beschikbaarheid en niet dezelfde diensturen naargelang het geplande bereik; een vak heeft niet hetzelfde gewicht en niet dezelfde incompatibiliteiten naargelang de klas die het onderwijst. De lokale kopie is de natuurlijke plek voor die verschillen.
• Opschonen zonder breuk. Een vak op schoolniveau verwijderen of herzien wist de roosters die het gebruikten niet — hun lokale kopieën blijven geldig.

Daar staat tegenover dat hernoemingen aan schoolzijde zich niet stilzwijgend overal doorzetten. Dat is het onderwerp van de volgende sectie.

Praktische gevolgen: hernoemingen, verwijderingen, geschiedenis

Wanneer u een entiteit op schoolniveau wijzigt, past Omniscol een duidelijke doorwerkingsregel toe:

Het onderscheid tussen “verleden” en “lopend of toekomstig” wordt gemaakt ten opzichte van de datum van vandaag: een gepubliceerd rooster waarvan de laatste gepubliceerde week vóór vandaag ligt, geldt als verleden en wordt niet meer door hernoemingen gewijzigd.

Wanneer u wijzigingen handmatig moet doorvoeren

De automatische doorwerking blijft bewust smal: naam, code en kleur van de vakken; naam en identificatie van de docenten. De naam en de code van een lokaal gekopieerd vak veranderen niet in het rooster; alleen de kleur ervan kan lokaal opnieuw worden bepaald. De andere velden (incompatibiliteiten, pedagogisch gewicht, diensturen, beschikbaarheid per rooster…) worden niet gesynchroniseerd, omdat ze van nature eigen zijn aan het rooster.

Moet een ingrijpender wijziging op meerdere bestaande roosters worden toegepast (bijvoorbeeld: de diensturen van een docent op alle gepubliceerde roosters herzien, of overal een nieuwe incompatibiliteit van een vak toevoegen), dan moet u rooster per rooster ingrijpen. Voor massale bewerkingen blijft het snelste hulpmiddel het importeren met kopiëren en plakken vanuit een spreadsheet op het betreffende scherm van elk rooster.