Tổ chức dữ liệu: môn học, giáo viên, lớp, thời khóa biểu

Omniscol phân biệt hai cấp tổ chức: dữ liệu gốc của trường do mô-đun Quản trị nắm giữ (môn học, người dùng, năm học…), mô tả nhà trường một cách lâu dài, và các thời khóa biểu lấy lại một phần dữ liệu đó để dựng nên một kế hoạch nhất quán trong một khoảng thời gian nhất định. Hiểu rõ sự phân đôi này là chìa khóa để bạn xử lý các thay đổi một cách nhẹ nhàng (đổi tên một môn học, cập nhật hồ sơ một giáo viên, lưu trữ một thời khóa biểu) mà không phá vỡ lịch sử.

Tổng quan: hai cấp, hai logic

Cấp trường: một tập dữ liệu gốc tổng thể, có vòng đời dài, được quản lý trong mô-đun Quản trị. Nó chứa những gì đúng với nhà trường bất kể là thời khóa biểu nào — lịch các năm học, danh mục môn học (môn học chung của quốc gia + môn học tùy chỉnh của trường) và danh bạ người dùng (kèm vai trò của họ).

Cấp thời khóa biểu: một kế hoạch nhất quán trên một khoảng thời gian. Mỗi thời khóa biểu có danh sách giáo viên, lớp, nhóm, môn học gắn với lớp và tiết học của riêng nó. Những đối tượng này không phải là các tham chiếu đơn thuần tới dữ liệu gốc của trường: đó là những bản sao cục bộ, có thể được bổ sung mà không làm thay đổi dữ liệu gốc. Ngược lại, dữ liệu gốc ở cấp trường vẫn có thể thay đổi (xóa môn học, xóa giáo viên) mà không phá vỡ những thời khóa biểu đã qua.

Phần tiếp theo trình bày chi tiết từng loại liên kết.

Năm học: khung thời gian

Năm học xác định khoảng ngày bắt đầu → ngày kết thúc và danh sách ngày nghỉ lễ (xem Năm học). Năm học không “chứa” trực tiếp các thời khóa biểu: chính các thời khóa biểu mới trải ra trên các tuần (chế độ theo tuần / theo chu kỳ) hoặc các ngày (chế độ lịch) thuộc một năm học.

Nhờ đó có nhiều cách cấu hình:

• Một thời khóa biểu duy nhất cho mỗi năm học (trường hợp chuẩn): thời khóa biểu phủ hết các tuần học của năm.
• Nhiều thời khóa biểu nối tiếp nhau trong cùng một năm: ví dụ mỗi học kỳ một thời khóa biểu, chúng chuyển giao cho nhau vào các ngày chuyển tiếp.
• Nhiều thời khóa biểu song song trên cùng một khoảng thời gian (chức năng có sẵn trong bản Premium; trên một số tài khoản Standard, chức năng này có thể được bật theo một thỏa thuận hợp đồng phù hợp), ví dụ:
  • một thời khóa biểu cho phần chương trình chung lặp lại
  • một thời khóa biểu dạng lịch cho các masterclass, được gộp lại khi xem.

Xem Nhiều thời khóa biểu cùng hoạt động song song.

Vì vậy năm học vẫn là một khung — không phải một vật chứa. Việc thay đổi các mốc ngày hoặc danh sách ngày nghỉ lễ sẽ cập nhật lịch mà các thời khóa biểu gắn với năm đó sử dụng, nhưng không làm thay đổi nội dung của chúng.

Môn học: từ danh mục của trường đến tiết học của một lớp

Cấp 1 — Danh mục trong mô-đun Quản trị

Ở cấp trường có hai nguồn gốc cùng tồn tại:

• Môn học chung: dữ liệu gốc của Omniscol cho quốc gia đã cấu hình (mã chính thức, tên gọi chuẩn hóa). Danh mục này chỉ đọc đối với nhà trường.
• Môn học tùy chỉnh: những gì nhà trường tự tạo, được quản lý từ màn hình Môn học. Mỗi môn học tùy chỉnh có một tên, một mã (ngắn) và tùy chọn thêm: tên ngắn, màu riêng, môn học cha, nhóm môn học.

Danh mục này không nói gì về việc lớp nào học các môn học đó — nó chỉ nói rằng chúng tồn tại.

Nhóm môn học cũng có thể đến từ một tập dữ liệu gốc dùng chung theo quốc gia, ở chế độ chỉ đọc, hoặc từ một tập dữ liệu gốc tùy chỉnh, riêng của trường.

Cấp 2 — Gán vào một lớp (có hoặc không có loại)

Khi bạn gán một môn học cho một lớp trong một thời khóa biểu, một bản sao cục bộ của môn học được tạo ra trong lớp, kèm thêm những trường riêng của việc lập kế hoạch (khối lượng giờ dự kiến, trọng số sư phạm, các điểm không tương thích, giáo viên mặc định, chuyên ngành phòng học…).

Nếu bạn gán môn học kèm một loại tiết học (Lý thuyết, Bài tập, Thực hành, Thi — xem Loại tiết học), mỗi loại sẽ tạo một mục riêng trong lớp:

Đây là chủ ý: mỗi biến thể (Toán lý thuyết, Toán bài tập) trở thành một bản sao cục bộ riêng, với khối lượng giờ riêng, giáo viên riêng và các điểm không tương thích riêng. Liên kết với danh mục không phải là một sự phụ thuộc chặt chẽ: bản sao cục bộ giữ lại nguồn gốc của môn học nếu môn học đó vẫn còn trong danh mục. Nếu môn học bị xóa khỏi danh mục, các bản sao cục bộ trong các thời khóa biểu vẫn còn hiệu lực.

Cấp 3 — Từ thông số của khóa học đến các tiết học

Trong Omniscol, cái mà người ta thường gọi là một khóa học nói chung ứng với một môn học được gán cho một lớp, có thể kèm theo một loại tiết học (Lý thuyết, Bài tập, Thực hành…), rồi được bổ sung thông tin lập kế hoạch: khối lượng giờ, giáo viên, nhóm, ràng buộc về vị trí, phòng học hoặc tài nguyên.

Định nghĩa này cho biết cái gì cần được xếp lịch. Tiết học là những lần xuất hiện thực sự được đặt vào thời khóa biểu, trong một tuần hoặc vào một ngày cụ thể.

Ví dụ: một môn học của lớp như Toán [Bài tập] có thể xác định khối lượng giờ, giáo viên, nhóm, ràng buộc về vị trí và phòng học ưu tiên. Sau đó các tiết học được tạo ra từ định nghĩa này. Xem Khóa học, tiết học, loại tiết học.

Giáo viên: dữ liệu gốc của trường → bản sao được bổ sung trong thời khóa biểu

Giáo viên ở cấp trường

Ở cấp trường, một giáo viên là một người dùng mang vai trò teacher (cùng một người dùng có thể kiêm nhiều vai trò — xem Người dùng và vai trò). Được quản lý từ màn hình Giáo viên, hồ sơ này mang những thông tin định danh lâu dài: họ, tên, tên đăng nhập, e-mail, mã số giáo viên, cùng với thời gian rảnh tổng thể (lặp lại) và giờ làm việc tham chiếu.

Giáo viên được phân công vào một thời khóa biểu

Khi bạn phân công giáo viên này vào một thời khóa biểu, Omniscol tạo trong thời khóa biểu đó một bản sao một phần có bổ sung. Bản sao chỉ lấy lại một số trường của dữ liệu gốc cấp trường và thêm vào đó những trường riêng của việc lập kế hoạch:

Sự phân đôi này rất quan trọng: cùng một giáo viên có thể có giờ làm việc khác nhau tùy theo phạm vi được xếp lịch, hoặc phòng học ưu tiên khác nhau vào một thời điểm nhất định (ví dụ vì bị hạn chế vận động tạm thời).

Với thời gian rảnh, cách vận hành phụ thuộc vào chế độ lập kế hoạch:

• ở chế độ lặp lại, thời gian rảnh do giáo viên nhập vào phải qua một bước duyệt của bộ phận quản trị. Sau đó chúng có thể được điều chỉnh cục bộ trong thời khóa biểu, ví dụ chuyển một khoảng bận tuyệt đối thành một khung giờ không mong muốn;
• ở chế độ lịch, thời gian rảnh của giáo viên được coi là nguồn thông tin duy nhất, nhất là với giảng viên thỉnh giảng. Chúng xem và sửa được từ hồ sơ người dùng hoặc từ bất kỳ thời khóa biểu dạng lịch nào mà giáo viên được phân công.

Trong cả hai trường hợp, một số thông số vẫn thuộc riêng thời khóa biểu và có thể bổ sung cục bộ cho thời gian rảnh đó.

Giáo viên ảo

Một biến thể: trong một thời khóa biểu, bạn có thể tạo một giáo viên ảo — một vị trí còn trống, phía sau không có người dùng thật (“giáo viên toán sắp tuyển”). Giáo viên ảo không có đối tượng tương ứng ở cấp trường. Đến khi tuyển được người, bạn có thể thay giáo viên ảo này bằng một người dùng giáo viên thật (xem Phân công giáo viên vào một thời khóa biểu).

Nguyên tắc bản sao cục bộ, tóm lại

Cùng một logic chi phối môn học trong một lớp và giáo viên trong một thời khóa biểu: một bản sao cục bộ được tạo ra ngay lúc gán, và chính bản sao cục bộ đó mang những trường riêng của thời khóa biểu.

Vì sao lại thiết kế như vậy:

• Độc lập theo thời gian. Một thời khóa biểu đã kết thúc từ năm ngoái không được thay đổi khi năm nay bạn đổi tên một môn học hay một giáo viên. Các bản sao cục bộ bảo đảm tính toàn vẹn của lịch sử: những gì đã được xếp lịch vẫn giữ nguyên đúng như lúc đó.
• Bổ sung theo ngữ cảnh. Một giáo viên không có cùng thời gian rảnh và cùng giờ làm việc ở mọi phạm vi được xếp lịch; một môn học không có cùng trọng số và cùng các điểm không tương thích tùy theo lớp nào học môn đó. Bản sao cục bộ là nơi tự nhiên để mang những khác biệt ấy.
• Dọn dẹp mà không gây hỏng. Việc xóa hay tổ chức lại một môn học ở cấp trường không xóa những thời khóa biểu đã dùng môn học đó — các bản sao cục bộ của chúng vẫn còn hiệu lực.

Đổi lại, việc đổi tên ở phía trường không âm thầm lan ra khắp nơi. Đó là nội dung của phần tiếp theo.

Hệ quả thực tế: đổi tên, xóa, lịch sử

Khi bạn sửa một thực thể ở cấp trường, Omniscol áp dụng một quy tắc lan truyền rõ ràng:

Việc phân biệt “đã qua” / “đang chạy hoặc sắp tới” được xác định theo ngày hôm nay: một thời khóa biểu đã công bố mà tuần hoạt động cuối cùng nằm trước hôm nay thì được coi là đã qua và không còn bị các thao tác đổi tên tác động nữa.

Khi nào phải cập nhật thủ công

Việc lan truyền tự động được giữ hẹp một cách có chủ ý: tên, mã và màu của môn học; tên và mã định danh của giáo viên. Tên và mã của một môn học đã sao chép cục bộ thì không sửa được trong thời khóa biểu; chỉ có màu của nó là định nghĩa lại được ở cục bộ. Các trường còn lại (các điểm không tương thích, trọng số sư phạm, giờ làm việc, thời gian rảnh theo từng thời khóa biểu…) không được đồng bộ, vì về bản chất chúng thuộc riêng từng thời khóa biểu.

Nếu một thay đổi sâu hơn phải được áp dụng cho nhiều thời khóa biểu đang tồn tại (ví dụ: xem lại giờ làm việc của một giáo viên trên tất cả các thời khóa biểu đang hoạt động, hoặc thêm một điểm không tương thích mới của môn học ở khắp nơi), bạn phải làm lần lượt trên từng thời khóa biểu. Với các thao tác hàng loạt, công cụ nhanh nhất vẫn là nhập bằng cách sao chép và dán từ bảng tính trên màn hình tương ứng của mỗi thời khóa biểu.