Trình kết nối Edusign

Những gì được gửi đi và những gì không

Trình kết nối trước hết gửi các tiết học. Mỗi tiết học trở thành một khóa học (course) trong Edusign và mang mã định danh Omniscol làm tham chiếu ngoài. Chính nhờ vậy mà về sau có thể tìm lại, cập nhật hay xóa nó đi mà không phải giữ thêm một bảng đối chiếu bên cạnh.

Các sự kiện trên lịch cũng có thể đi theo con đường đó: một buổi hội thảo, một buổi bảo vệ luận văn hay một ngày định hướng đầu khóa cũng có thể sang Edusign để lấy chữ ký. Nếu bạn không muốn gửi tất cả, bạn còn có thể giới hạn phần xuất bằng các bộ lọc — phần dưới sẽ nói kỹ hơn.

Giáo viên và nhóm cũng có thể được gửi đi, theo hai cách: tạo ngay tại chỗ trong lúc xuất các tiết học, nếu bạn bật tùy chọn này, hoặc đồng bộ hàng loạt từ tab Xuất các thực thể, khi đó Omniscol là bên tham chiếu. Riêng học sinh thì không bao giờ được đẩy tự động: việc gửi chỉ diễn ra khi bạn kích hoạt bằng tay, vì những lý do giải thích ở phần dưới.

Một điểm quan trọng: đừng trộn lẫn hai cách tạo phiếu điểm danh.

Hoặc các tiết học của bạn ra đời trong Omniscol, và trình kết nối tạo chúng trong Edusign: đây là lựa chọn nhất quán nhất nếu thời khóa biểu của bạn hay thay đổi, vì các chỉnh sửa, vắng mặt và thay thế sẽ đi theo.

Hoặc bạn tạo thẳng các khóa học trong Edusign. Cách đó vẫn được, nhưng những khóa học ấy sống bên ngoài Omniscol: trình kết nối sẽ để yên cho chúng, và các thay đổi về lịch của bạn không lan tới đó.

An toàn nhất là ngay từ đầu chọn xem phiếu điểm danh của bạn ra đời ở phía nào, rồi giữ đúng lựa chọn đó. Đó là cách tránh rơi vào cảnh có hai phiên bản của cùng một tiết học.

Trước lần xuất đầu tiên

Với Edusign, một tiết học không có giáo viên thì không dùng được: phải biết ai đứng tên phiếu điểm danh. Phần tiếp theo phụ thuộc vào một câu hỏi: giáo viên của bạn đã có tài khoản Edusign chưa?

Họ đã có tài khoản, với cùng một địa chỉ e-mail ở cả hai bên. Không phải làm gì cả: việc đối chiếu diễn ra tự động. Đây là trường hợp phổ biến nhất, và cũng là lý do địa chỉ phải được khai và phải đáng tin trong Omniscol — nó là mã định danh dùng để đối chiếu, và cũng là tên đăng nhập vào Edusign. Nếu hai giáo viên dùng chung một địa chỉ trên Omniscol, trình kết nối sẽ thử phân biệt họ qua họ tên: phần dưới nói rõ nó làm gì, và điều gì có thể khiến việc này bế tắc.

Họ đã có tài khoản, nhưng địa chỉ e-mail hai bên không khớp. Đó là lúc dùng đến liên kết: màn hình liên kết đặt giáo viên của bạn đối diện với các tài khoản Edusign, và mỗi liên kết đã đặt đều có giá trị quyết định, đứng trước mọi phép đối chiếu theo địa chỉ. Cũng dùng cách này cho các trường hợp mập mờ, khi một địa chỉ dùng chung không phân biệt nổi bằng họ tên.

Họ chưa có trong Edusign. Hai lựa chọn:

• tạo ngay tại chỗ — tích chọn việc tạo ở hệ thống từ xa trong phần cấu hình hệ thống, tab Cấu hình hệ thống, và trình kết nối tạo từng tài khoản đúng vào lúc một tiết học cần đến nó;
• đồng bộ giáo viên — đẩy tất cả cùng một lúc từ tab Xuất các thực thể, và các tài khoản đã tồn tại trước cả tiết học đầu tiên, với Omniscol là bên tham chiếu.

Dù tạo tại chỗ hay tạo hàng loạt, Edusign chỉ dành mỗi địa chỉ e-mail cho một tài khoản duy nhất. Nếu địa chỉ đã bị dùng, việc tạo thất bại, và các tiết học của giáo viên đó thất bại theo; nếu địa chỉ được hai giáo viên trên Omniscol dùng chung, trình kết nối không tạo tài khoản nào cả — kể cả người đầu tiên, vì làm vậy sẽ gán địa chỉ cho một trong hai người một cách ngẫu nhiên — và các tiết học của họ phải chờ đến khi mỗi người có địa chỉ riêng. Vậy nên việc tạo chỉ dành cho những tài khoản thực sự chưa có — với một giáo viên đã có mặt trong Edusign, hãy giữ cách đối chiếu hoặc liên kết.

Cũng cần lưu ý trước khi yêu cầu tạo tài khoản từ Omniscol sang Edusign: tùy theo cấu hình tài khoản Edusign của bạn, việc tạo một người dùng có thể lập tức gửi cho họ thông tin đăng nhập qua thư điện tử. Khi đó giáo viên của bạn sẽ biết đến công cụ mới ngay từ lần xuất đầu tiên, mà chưa hề được chuẩn bị trước. Nếu bạn muốn tự mình thông báo việc mở tài khoản, hãy kiểm tra thiết lập đó ở phía Edusign trước khi chạy phần xuất.

Nếu vẫn không tìm ra giáo viên, tiết học không được gửi đi. Trình kết nối đếm và báo rõ trường hợp đó: một phiếu điểm danh bị thiếu là loại sự cố mà nếu không báo, bạn sẽ chẳng bao giờ phát hiện ra đúng lúc.

Đối chiếu theo địa chỉ e-mail

Với một giáo viên chưa được đặt liên kết, và có tài khoản không do trình kết nối tạo ra, việc đối chiếu dựa trên địa chỉ e-mail, bất kể họ và tên ở hai bên là gì. Vì vậy địa chỉ phải thật chính xác: một địa chỉ sai sẽ chặn tiết học lại, còn hai địa chỉ bị đảo cho nhau sẽ hoán đổi phiếu điểm danh của hai giáo viên.

Họ và tên chỉ can thiệp khi cần phân xử một trường hợp trùng: hai giáo viên được khai trong Omniscol với cùng một địa chỉ e-mail — một hộp thư văn phòng, một địa chỉ dùng chung cho những người dạy thỉnh giảng. Khi đó trình kết nối so sánh họ tên với họ tên trên các tài khoản Edusign. Cách này gần như luôn đủ: mỗi người tìm được tài khoản của mình, các tiết học được gửi đi.

Hai người trùng tên hoàn toàn trên cùng một địa chỉ thì nhiều khả năng chỉ là một người được nhập hai lần ở phía bạn. Phiếu điểm danh sẽ mang đúng tên, đúng môn học và đúng lớp dù tài khoản nào được chọn: tiết học vẫn đi, và nhật ký tích hợp giữ lại dấu vết của bản trùng để bạn dọn khi có dịp.

Còn lại là trường hợp không tên nào khớp cả. Có thể giáo viên đó hoàn toàn chưa có tài khoản, và gửi bừa sẽ khiến người ta ký điểm danh trên phiếu của người khác: những tiết học ấy nằm lại bến. Bản tổng kết của lần xuất cho biết những cái tên và địa chỉ liên quan — kể cả người tạo ra bản trùng mà không hề giảng dạy, người mà bạn sẽ mất rất lâu mới nghĩ tới.

Lối ra bền vững là cấp cho mỗi người một địa chỉ e-mail riêng. Trong lúc chờ, hãy liên kết họ bằng tay: một khi liên kết đã đặt, mã định danh có giá trị quyết định.

Lọc phần gửi theo đơn vị

Đơn vị (campus) là một tầng tổ chức: nó gom các lớp lại với nhau trong tài khoản của bạn, độc lập với cơ sở và phòng học. Nếu bạn đã khai báo đơn vị, bạn có thể chỉ gửi tiết học của một số trong đó. Lựa chọn nằm ở tab Xuất các thực thể, bên dưới phần tiết học.

Một tiết học được gửi ngay khi ít nhất một trong các lớp của nó nằm trong đơn vị đã chọn: một khóa học dùng chung giữa hai đơn vị vì thế chỉ được gửi một lần. Ngược lại, hễ bạn lọc theo một số đơn vị, thì lớp chưa được gán đơn vị nào sẽ nằm ngoài: vì nó không thuộc đơn vị nào trong số đã chọn, trình kết nối không thể đưa nó vào.

Nếu về sau bạn thu hẹp lựa chọn, những tiết học không còn chỗ ở đó sẽ được rút khỏi Edusign — trừ những tiết học đã diễn ra, vốn đã có chữ ký điểm danh. Không chọn gì cả thì tương đương với gửi tất cả.

Khoảng thời gian xuất

Edusign dùng để lấy chữ ký cho những tiết học sắp tới. Một tiết học đã qua không còn cần chuẩn bị để điểm danh nữa, và Edusign khóa nó lại.

Khoảng thời gian này được đặt trong phần cấu hình hệ thống, dưới dạng số ngày lùi về trước và tiến về sau tính từ hôm nay. Trên thực tế, vài ngày lùi về trước là đủ: chúng chỉ để bắt kịp một chỉnh sửa thực hiện ngay sau tiết học.

Một tiết học rơi ra ngoài khoảng thời gian này không bao giờ bị xóa. Nó đã diễn ra, Edusign đang giữ phần điểm danh của nó, và phần điểm danh ấy không dựng lại được. Chỉ tiết học thực sự bị xóa trong Omniscol mới bị rút khỏi Edusign — và chỉ khi nó chưa diễn ra.

Thời gian thực và cơ chế bù

Hai cơ chế cùng tồn tại, với hai vai trò khác nhau.

Thời gian thực gửi từng thay đổi ngay khi nó xảy ra. Đây là chế độ bình thường: nó giữ cho Edusign gần như luôn được cập nhật. Nhưng hãy xem đó là một kênh tiện lợi, chứ không phải một bảo đảm tuyệt đối: một yêu cầu có thể thất bại, một tiến trình có thể khởi động lại.

Lần xuất toàn bộ theo lịch dùng để đối soát hai bên một cách đều đặn. Nó gửi trọn khoảng thời gian xuất, đọc lại những gì Edusign đang giữ, rồi xóa những tiết học không còn tồn tại ở phía bạn mà cơ chế thời gian thực đã bỏ sót. Đây là tấm lưới an toàn: không có nó, một sự cố mạng hay một lần khởi động lại sẽ để lại chênh lệch âm thầm.

Học sinh

Học sinh chỉ được gửi đi khi bạn kích hoạt bằng tay, và với sự thận trọng đặc biệt.

Edusign chỉ biết đối chiếu một học sinh qua tham chiếu ngoài mà chúng tôi đã đặt cho họ — không qua địa chỉ e-mail, cũng không qua mã định danh nội bộ. Vì vậy một học sinh đã có trong Edusign mà thiếu tham chiếu này thì nằm ngoài tầm với: gửi họ đi sẽ tạo ra một bản ghi thứ hai mang cùng địa chỉ.

Cho nên trình kết nối thà không làm gì còn hơn tạo ra một bản trùng. Nó bắt đầu bằng việc đọc lại danh sách học sinh đã có trong Edusign, chỉ tạo những người thực sự chưa có ở đó, rồi để những người còn lại sang một bên. Học sinh không có địa chỉ e-mail cũng bị gạt ra vì cùng lý do: không cách nào đối chiếu được họ. Khi lần kích hoạt kết thúc, một bản tổng kết cho bạn biết chính xác những ai chưa được tạo, kèm danh tính ở cả hai bên, để bạn quyết định từng trường hợp. Nhật ký hoạt động lưu lại dấu vết việc đó.

Trên thực tế, học sinh chỉ thực sự cần thiết nếu bạn muốn phiếu điểm danh ghi rõ từng tên. Việc điểm danh vẫn chạy được mà không cần họ, miễn là tiết học mang theo giáo viên và nhóm của nó.

Sự kiện

Một buổi hội thảo, một buổi bảo vệ luận văn, một kỳ thi thử: những gì bạn đặt trên lịch mà không phải là tiết học cũng có thể sang Edusign. Sự kiện có phần riêng của mình trong tab Xuất các thực thể, ngay dưới phần tiết học, với bộ lọc riêng và chính sách gửi riêng.

Một sự kiện mang cùng những thông tin như một tiết học: ngày giờ, người tham dự, phòng học của nó. Trong số khách mời, giáo viên là người đứng tên phiếu; còn các lớp và các nhóm là thành phần tham dự.

Bạn không bắt buộc phải gửi tất cả. Trình kết nối lọc theo những thẻ mà bạn gắn cho sự kiện — xem Sự kiện đơn lẻ: chỉ gửi những sự kiện mang một thẻ nhất định, hoặc ngược lại, gửi tất cả trừ những sự kiện mang thẻ đó. Loại trừ luôn thắng, và điều đó cho phép áp dụng quy tắc tiện nhất: gửi tất cả, trừ những gì bạn đã đánh dấu là không lấy chữ ký (chẳng hạn).

Khi trong bức tranh đã có sẵn một ERP

Trường hợp đơn giản nhất là một trường quản lý tiết học của mình trong Omniscol, rồi cho ký trong Edusign. Đó là tình huống sử dụng trực tiếp nhất của trình kết nối.

Tại những trường đã được tổ chức quanh một ERP như Aurion hay Auriga, kiến trúc thường là một hình sao lấy ERP làm tâm. ERP gửi các danh mục tham chiếu của mình sang Omniscol — giáo viên, phòng học, môn học, nhóm, thậm chí cả học sinh —, rồi Omniscol gửi ngược lại cho ERP những tiết học mà chính Omniscol đã dựng ra.

Từ đó, Edusign thường cắm vào ERP chứ không cắm thẳng vào Omniscol. Tùy cách tổ chức được chọn, hoặc ERP chuyển tiếp các tiết học sang Edusign, nếu cần thì qua một ETL, hoặc Edusign đọc lại chúng trong ERP một cách đều đặn.

Trong sơ đồ này, các tham chiếu ngoài không thay thế lẫn nhau: chúng chồng lên nhau tùy theo những luồng trao đổi cần bảo đảm. Cùng một giáo viên vì thế có thể mang một tham chiếu ERP trong Omniscol và, nếu cần, một tham chiếu Edusign riêng biệt. Trong tab Đồng bộ hóa thực thể, mỗi hệ thống đã cấu hình vẫn được liên kết riêng, cho cùng những thực thể ấy.

Đặt lại

Nút dọn sạch rút khỏi Edusign những tiết học đến từ Omniscol trong năm học hiện tại. Nó không đụng đến giáo viên, đến nhóm, hay đến những khóa học được tạo thẳng trong Edusign: mục đích của nó là dọn những gì trình kết nối đã đẩy sang, chứ không phải xóa phần còn lại trong môi trường của bạn.

Edusign giới hạn rất chặt nhịp độ xóa: mỗi lượt chạy chỉ rút được nhiều nhất vài trăm tiết học. Nếu vẫn còn, hãy chạy lại lệnh dọn sạch — nhật ký hoạt động cho biết còn lại bao nhiêu sau mỗi lượt.

Những gì trình kết nối tạo ra trong Edusign không phải lúc nào cũng xóa được theo đúng nghĩa: xóa một giáo viên ở đó thực chất là lưu trữ. Vậy nên hãy bật việc tạo ở hệ thống từ xa khi đã hiểu rõ điều đó.