Connettore Edusign

Che cosa viene inviato e che cosa no

Il connettore invia innanzitutto le lezioni. Ognuna diventa un corso Edusign e porta l'identificatore Omniscol come riferimento esterno. È questo che permette poi di ritrovarla, aggiornarla o eliminarla senza tenere a fianco una tabella di corrispondenza.

Gli eventi del calendario possono aggiungersi, se lo chiedete: una conferenza, una discussione di tesi o una giornata di accoglienza si firma come il resto. Hanno una sezione dedicata più avanti.

Anche i docenti e i gruppi possono essere inviati, in due modi: creati al volo durante l'esportazione delle lezioni, se attivate questa opzione, oppure sincronizzati in blocco dalla scheda Esportazione delle entità, con Omniscol come riferimento. Gli studenti non vengono mai inviati automaticamente: partono solo su attivazione manuale, per le ragioni spiegate più avanti.

Un punto importante: non mescolate due modi di far nascere i fogli.

O le vostre lezioni nascono in Omniscol, e il connettore le crea in Edusign: la scelta più coerente se il vostro orario si muove, perché correzioni, assenze e sostituzioni seguiranno.

Oppure create i corsi direttamente in Edusign. È possibile, ma quei corsi vivono allora fuori da Omniscol: il connettore li lascerà in pace, e le vostre modifiche di pianificazione non li raggiungeranno.

La cosa più sicura è decidere fin dall'inizio da quale lato nascono i vostri fogli, e attenervisi. È ciò che evita di ritrovarsi con due versioni della stessa lezione.

Prima della prima esportazione

Per Edusign una lezione senza docente non è utilizzabile: deve sapere chi porta il foglio firma. Tutto dipende da una domanda: i vostri docenti hanno già il loro account Edusign?

Esistono già, con lo stesso indirizzo e-mail da entrambi i lati. Niente da fare: la corrispondenza è automatica. È il caso più frequente, e il motivo per cui l'indirizzo dev'essere compilato e affidabile in Omniscol: è l'identificatore di riconciliazione ed è anche quello di accesso a Edusign. Se due docenti condividono lo stesso indirizzo in Omniscol, il connettore prova a distinguerli dai nomi: la sezione più avanti spiega che cosa fa, e che cosa può bloccarsi.

Esistono già, ma gli indirizzi non coincidono. È il ruolo dell'associazione: la schermata di associazione presenta i vostri docenti di fronte agli account Edusign, e ogni associazione posta fa fede, prima di qualunque corrispondenza di indirizzo. Stesso ricorso per i casi ambigui, quando un indirizzo condiviso resiste allo spareggio dei nomi.

Non esistono ancora in Edusign. Due opzioni:

• la creazione al volo — spuntate la creazione remota nella configurazione del sistema, scheda Configurazione dei sistemi, e il connettore crea ogni account nel momento in cui una lezione ne ha bisogno;
• la sincronizzazione dei docenti — inviateli tutti in una volta dalla scheda Esportazione delle entità, e gli account esistono prima ancora della prima lezione, con Omniscol come riferimento.

Al volo come in blocco, Edusign riserva ogni indirizzo e-mail a un solo account. Se è già occupato, la creazione fallisce, e le lezioni del docente con lei; se lo condividono due docenti in Omniscol, il connettore non crea nessuno dei due account — nemmeno il primo, che legherebbe l'indirizzo a uno dei due a caso — e le loro lezioni aspettano che ciascuno abbia il proprio. La creazione è quindi per gli account davvero assenti — per un docente già presente in Edusign, restate sulla corrispondenza o sull'associazione.

Un'altra cautela, prima di chiedere la creazione da Omniscol verso Edusign: a seconda di come è configurato il vostro account Edusign, creare un utente può fargli arrivare subito le sue credenziali di accesso via e-mail. I vostri docenti scoprirebbero allora il nuovo strumento fin dalla prima esportazione, senza esservi stati preparati. Se preferite annunciare voi l'apertura degli account, verificate questa impostazione sul lato Edusign prima di lanciare l'esportazione.

Se il docente resta introvabile, la lezione non viene inviata. Il connettore la conta e la segnala esplicitamente: un foglio firma mancante è il tipo di problema che altrimenti non si scopre mai al momento giusto.

La riconciliazione per indirizzo e-mail

Per un docente senza associazione posta, e il cui account non è stato creato dal connettore, la riconciliazione avviene sull'indirizzo e-mail, quali che siano nomi e cognomi da una parte e dall'altra. Dev'essere quindi esatto: un indirizzo sbagliato blocca la lezione, e due indirizzi invertiti scambierebbero i fogli di due docenti.

Nome e cognome intervengono solo per decidere un doppione: due docenti dichiarati in Omniscol con lo stesso indirizzo e-mail — una casella di segreteria, un indirizzo comune dei docenti a contratto. Il connettore confronta allora i nomi con gli account Edusign. Basta quasi sempre: ciascuno ritrova il proprio account, le lezioni partono.

Due omonimi perfetti sullo stesso indirizzo sono con ogni probabilità una sola persona inserita due volte da voi. Il foglio porterà il nome, la materia e la classe giusti qualunque sia l'account scelto: la lezione parte, e il giornale dell'integrazione registra il doppione, da ripulire all'occasione.

Resta il caso in cui nessun nome combacia. Il docente forse non ha alcun account, e inviarlo a caso farebbe firmare la presenza sul foglio di un altro: quelle lezioni restano a terra. Il riepilogo dell'esportazione dà i nomi e l'indirizzo in causa — fino alla persona che crea soltanto il doppione senza insegnare, e che altrimenti cerchereste a lungo.

L'uscita duratura è dare a ciascuno il proprio indirizzo e-mail. Nel frattempo, associateli a mano: una volta posta l'associazione, l'identificatore fa fede.

Filtrare per campus

Un campus è una nozione organizzativa: raggruppa classi all'interno dell'account, indipendentemente dalle sedi e dalle aule. Se il vostro istituto ne dichiara, potete inviare solo le lezioni di alcuni di essi. La scelta si fa nella scheda Esportazione delle entità, sotto le lezioni.

Una lezione parte non appena almeno una delle sue classi si trova su un campus selezionato: un corso trasversale a più campus viene quindi inviato una volta sola, come dev'essere. Una classe senza campus non viene mantenuta quando esiste una selezione: avete detto quali campus fate firmare, e non è tra questi.

Restringere la selezione in seguito ritira da Edusign le lezioni che non hanno più posto lì, tranne quelle che si sono già svolte: le loro firme sono acquisite. Non spuntare nulla equivale a inviare tutto l'istituto.

L'orizzonte di esportazione

Edusign serve a far firmare lezioni future. Una lezione passata non deve più essere preparata per la firma, ed Edusign la blocca.

L'orizzonte si imposta nella configurazione del sistema, come numero di giorni indietro e in avanti attorno a oggi. In pratica bastano pochi giorni indietro: servono solo a recuperare una correzione fatta subito dopo la lezione.

Una lezione che esce dall'orizzonte non viene mai eliminata. Si è svolta, Edusign ne conserva le firme, e quelle non si ricostruiscono. Solo una lezione realmente eliminata in Omniscol viene ritirata da Edusign, e soltanto se non si è ancora svolta.

Tempo reale e recupero

Convivono due meccanismi, con due ruoli diversi.

Il tempo reale invia ogni modifica man mano. È la modalità normale: tiene Edusign aggiornato quasi subito. Ma va visto come un canale pratico, non come una garanzia assoluta: una richiesta può fallire, un processo può riavviarsi.

L'esportazione completa programmata serve a riconciliare regolarmente i due lati. Invia tutto l'orizzonte, rilegge ciò che Edusign conserva, poi elimina le lezioni che da voi non esistono più ma che il tempo reale ha mancato. È la rete di sicurezza: senza di essa un incidente di rete o un riavvio lascerebbero una divergenza silenziosa.

Gli studenti

Gli studenti vengono inviati solo su attivazione manuale, e con particolare prudenza.

Edusign sa riconoscere uno studente solo dal riferimento esterno che gli abbiamo messo: né dalla sua e-mail, né dal suo identificatore interno. Uno studente già presente in Edusign senza quel riferimento è quindi irraggiungibile: inviarlo creerebbe un secondo record con lo stesso indirizzo.

Il connettore preferisce dunque non fare nulla piuttosto che creare un duplicato. Legge prima gli studenti di Edusign, crea solo quelli realmente assenti e lascia intatti gli altri. Gli studenti senza indirizzo e-mail vengono scartati allo stesso modo: non possono essere riconciliati in alcun modo. Al termine dell'attivazione, un riepilogo elenca per nome chi è stato lasciato da parte, con la sua identità su entrambi i lati, così potete decidere caso per caso. Il registro attività ne conserva traccia.

In pratica gli studenti servono solo se volete fogli nominativi. La firma funziona senza di loro non appena la lezione porta il suo docente e il suo gruppo.

Gli eventi

Una conferenza, una discussione di tesi, una simulazione d'esame: tutto ciò che si colloca nel calendario senza essere una lezione può anch'esso partire verso Edusign. Gli eventi hanno la loro sezione nella scheda Esportazione delle entità, subito sotto le lezioni, con i loro filtri e la loro politica di invio.

Un evento porta le stesse informazioni di una lezione: la data, i partecipanti, l'aula. Le persone invitate che sono docenti portano il foglio; le classi e i gruppi invitati ne formano il pubblico.

Non siete obbligati a inviarli tutti. Il connettore filtra sulle etichette che mettete sui vostri eventi — vedi Eventi puntuali: inviare solo quelli che portano una certa etichetta oppure, al contrario, inviare tutto tranne quelli che ne portano una. L'esclusione vince sempre, il che permette la regola più comoda: inviare tutto, tranne ciò che avete segnato senza firma.

Quando c'è già un ERP nel panorama

Il caso più semplice è quello di una scuola che gestisce le lezioni in Omniscol e poi le fa firmare in Edusign. È l'uso più diretto del connettore.

Negli istituti già strutturati attorno a un ERP come Aurion o Auriga, l'architettura è in genere una stella centrata su quell'ERP. Esso invia i propri dati di riferimento a Omniscol — docenti, aule, materie, gruppi, a volte anche studenti —, e Omniscol gli restituisce le lezioni che ha prodotto.

Da lì Edusign si collega il più delle volte all'ERP, non direttamente a Omniscol. A seconda dell'organizzazione scelta, o l'ERP ritrasmette le lezioni a Edusign, all'occorrenza tramite un ETL, oppure Edusign le rilegge periodicamente nell'ERP.

In questa topologia i riferimenti esterni non si sostituiscono: si accumulano secondo gli scambi da coprire. Uno stesso docente può così portare un riferimento ERP in Omniscol e, se necessario, un riferimento Edusign distinto. Nella scheda Sincronizzazione delle entità, ogni sistema configurato resta associato separatamente, per le stesse entità.

Reinizializzare

Il pulsante di svuotamento ritira da Edusign le lezioni provenienti da Omniscol sull'anno scolastico in corso. Non tocca né i docenti, né i gruppi, né i corsi creati direttamente in Edusign: il suo scopo è ripulire ciò che il connettore ha inviato, non cancellare il resto del vostro ambiente.

Edusign limita fortemente la cadenza di eliminazione: ogni passata ritira al massimo qualche centinaio di lezioni. Se ne restano, rilanciate lo svuotamento: il registro attività indica quante ne rimangono dopo ogni passata.

Ciò che il connettore crea in Edusign non sempre si cancella in senso stretto: eliminarvi un docente equivale ad archiviarlo. Attivate quindi la creazione con piena consapevolezza.