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Migrare da un foglio di calcolo Excel artigianale

Molti istituti — soprattutto le piccole strutture, le scuole private, i percorsi formativi brevi — gestiscono ancora il proprio orario in un foglio di calcolo Excel artigianale. Migrare verso Omniscol è in questo caso particolarmente semplice: nessun formato proprietario da decodificare, solo un po' di disciplina per strutturare i dati.

Prima di iniziare: fare ordine

Un foglio di calcolo dell'orario riunisce spesso più «schede» di natura diversa: l'elenco dei professori, quello delle classi, quello delle materie, la griglia dell'orario, note varie. Prima dell'importazione, chiarisca:

  • l'elenco dei professori (una scheda pulita),
  • l'elenco degli studenti (una scheda pulita, se esiste),
  • l'elenco delle classi e dei loro effettivi,
  • l'elenco delle aule,
  • i corsi: per ogni riga, classe, materia, professore, aula, giorno, ora, durata.

Se il suo foglio di calcolo non separa queste informazioni, lo faccia ora — è comunque necessario per l'importazione.

Formato di importazione atteso

L'importazione avviene tramite copia-incolla dal suo foglio di calcolo (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), in un modello di colonne documentato. Le colonne vengono riconosciute in base alla loro posizione (Lei riorganizza il modello affinché corrisponda al suo file), non in base al nome dell'intestazione. Vedere Preparare i propri dati per un'importazione massiva per i dettagli (ordine delle colonne, formati delle date, codici delle materie, ecc.).

Per i corsi, l'Importazione massiva dei corsi da foglio di calcolo è lo strumento dedicato: Lei copia-incolla direttamente le righe del suo foglio di calcolo in un'area modificabile, con una struttura riga = corso.

How-to

  1. Pulire il foglio di calcolo di origine: rimuovere le colonne inutili, uniformare le diciture (un professore non deve comparire con tre grafie diverse).
  2. Preparare una scheda per tipo di entità: professori, studenti, classi, aule, corsi — incollerà ogni scheda a turno.
  3. Account Omniscol di prova per validare l'importazione senza rischi.
  4. Importazioni successive, iniziando dai dati di riferimento (professori, aule, materie) prima dei corsi che vi fanno riferimento.
  5. Verificare la diagnostica Omniscol per rilevare ciò che non è stato interpretato correttamente.
  6. Avviare una generazione di prova (anche se mantiene il posizionamento manuale del suo foglio di calcolo) per validare la fattibilità.

Vantaggi della migrazione

  • Un unico strumento riunisce il foglio di calcolo, i PDF degli orari e gli aggiornamenti che circolavano via e-mail.
  • Aggiornamento in tempo reale: ognuno vede l'ultima versione non appena cambia.
  • Diffusione automatica: iCal, pannelli di affissione, portali studenti e professori.
  • Diagnostica: Omniscol rileva i conflitti che il suo foglio di calcolo lascia passare.

Mantenere il foglio di calcolo in sola lettura come archivio

Non è necessario eliminare il suo foglio di calcolo storico. Lo mantenga in sola lettura come archivio (per esempio in una cartella condivisa) — può servire se desidera ritrovare una configurazione passata. Omniscol diventa allora la fonte di verità operativa; il foglio di calcolo resta una testimonianza storica.

How-to

Migrare un orario Excel artigianale

  1. Il caso più semplice: un orario gestito in un Excel artigianale. Nessun formato proprietario da decodificare, solo disciplina per strutturare i dati prima dell'importazione.

  2. Prima dell'importazione — fare ordine nel foglio di calcolo di origine. Se il suo file mescola professori, classi, aule e corsi sulla stessa scheda, separi dapprima in schede tematiche: professori, studenti, classi, aule, corsi.

  3. Pulisca ogni scheda: niente colonne inutili, uniformi le diciture (un professore non deve comparire con tre grafie diverse), elimini le righe unite. Una riga = un'entità.

  4. Account Omniscol di prova: crei un account di prova prima di toccare la produzione. Valida le importazioni senza rischi.

  5. Importazioni successive, nell'ordine delle dipendenze: prima i dati di riferimento (professori, aule, materie), poi i corsi (che vi fanno riferimento). Utilizzi l'Importazione massiva dei corsi da foglio di calcolo per i corsi — vi incolla le sue righe direttamente dal foglio di calcolo.

  6. Diagnostica: Omniscol rileva le incoerenze (corsi senza aula, professori sconosciuti, conflitti) che il suo foglio di calcolo non vede. Corregga prima di passare.

  7. Generazione di prova (facoltativa — se desidera mantenere il posizionamento manuale) per validare la fattibilità. Passaggio: il suo vecchio Excel resta in sola lettura come archivio; Omniscol diventa la fonte di verità, con diffusione automatica (iCal, pannelli, portali) e aggiornamento in tempo reale.

See also

Vedi anche