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Migrar desde una hoja de cálculo Excel casera

Muchos establecimientos — sobre todo las estructuras pequeñas, las escuelas privadas, las formaciones cortas — todavía gestionan su horario en una hoja de cálculo Excel casera. Migrar a Omniscol resulta en este caso especialmente sencillo: no hay ningún formato propietario que descifrar, solo un poco de disciplina para estructurar los datos.

Antes de empezar: hacer una criba

Una hoja de cálculo de horarios suele acumular varias «pestañas» de distinta naturaleza: la lista de los profesores, la de las clases, la de las asignaturas, la cuadrícula del horario, notas diversas. Antes de la importación, aclare:

  • la lista de los profesores (una pestaña limpia),
  • la lista de los estudiantes (una pestaña limpia, si existe),
  • la lista de las clases y de sus efectivos,
  • la lista de las aulas,
  • los cursos: para cada fila, clase, asignatura, profesor, aula, día, hora, duración.

Si su hoja de cálculo no separa esta información, hágalo ahora — de todos modos es necesario para la importación.

Formato de importación esperado

La importación se realiza mediante copiar y pegar desde su hoja de cálculo (Excel, Google Sheets, Numbers, Calc…), en una plantilla de columnas documentada. Las columnas se reconocen por su posición (usted reorganiza la plantilla para que coincida con su archivo), no por el nombre del encabezado. Consulte Preparar sus datos para una importación masiva para los detalles (orden de las columnas, formatos de fechas, códigos de asignaturas, etc.).

Para los cursos, la Importación masiva de los cursos mediante hoja de cálculo es la herramienta dedicada: usted copia y pega directamente las filas de su hoja de cálculo en una zona editable, con una estructura fila = curso.

Procedimiento

  1. Limpiar la hoja de cálculo de origen: eliminar las columnas inútiles, homogeneizar las etiquetas (un profesor no debe aparecer con tres grafías diferentes).
  2. Preparar una pestaña por tipo de entidad: profesores, estudiantes, clases, aulas, cursos — usted pegará cada pestaña por turno.
  3. Cuenta de Omniscol de prueba para validar la importación sin riesgo.
  4. Importaciones sucesivas, empezando por los datos de referencia (profesores, aulas, asignaturas) antes que los cursos que se refieren a ellos.
  5. Verificar el diagnóstico de Omniscol para detectar lo que no se ha interpretado correctamente.
  6. Lanzar una generación de prueba (aunque conserve la colocación manual de su hoja de cálculo) para validar la viabilidad.

Ventajas de la migración

  • Una sola herramienta reúne la hoja de cálculo, los PDF de horarios y las actualizaciones que circulaban por correo electrónico.
  • Actualización en tiempo real: cada persona ve la última versión en cuanto cambia.
  • Difusión automática: iCal, paneles de visualización, portales de estudiantes y profesores.
  • Diagnóstico: Omniscol detecta los conflictos que su hoja de cálculo deja pasar.

Conservar la hoja de cálculo en solo lectura como archivo

No hace falta eliminar su hoja de cálculo histórica. Consérvela en solo lectura como archivo (por ejemplo, en una carpeta compartida) — puede servir si desea recuperar una configuración antigua. Omniscol se convierte entonces en la fuente de verdad operativa; la hoja de cálculo sigue siendo un testimonio histórico.

Procedimiento

Migrar un horario en Excel casero

  1. El caso más sencillo: un horario gestionado en un Excel casero. No hay ningún formato propietario que descifrar, solo disciplina para estructurar los datos antes de la importación.

  2. Antes de la importación — hacer una criba en la hoja de cálculo de origen. Si su archivo mezcla profesores, clases, aulas y cursos en la misma pestaña, sepárelos primero en pestañas temáticas: profesores, estudiantes, clases, aulas, cursos.

  3. Limpie cada pestaña: sin columnas inútiles, homogeneice las etiquetas (un profesor no debe aparecer con tres grafías diferentes), elimine las filas combinadas. Una fila = una entidad.

  4. Cuenta de prueba de Omniscol: cree una cuenta de prueba antes de tocar la producción. Usted valida las importaciones sin riesgo.

  5. Importaciones sucesivas, en el orden de las dependencias: datos de referencia primero (profesores, aulas, asignaturas), cursos después (que se refieren a ellos). Utilice la Importación masiva de los cursos mediante hoja de cálculo para los cursos — en ella pega sus filas directamente desde la hoja de cálculo.

  6. Diagnóstico: Omniscol detecta las incoherencias (cursos sin aula, profesores desconocidos, conflictos) que su hoja de cálculo no ve. Corríjalas antes de cambiar.

  7. Generación de prueba (opcional — si desea conservar la colocación manual) para validar la viabilidad. Cambio: su antiguo Excel queda en solo lectura como archivo; Omniscol se convierte en la fuente de verdad, con difusión automática (iCal, paneles, portales) y actualización en tiempo real.

Véase también

Véase también