Visión general de la Gestión de personal

El módulo Gestión de personal sirve para planificar al personal por tareas en lugar de por sesión: razonar en términos de «quién cubre qué puesto y a qué hora» en lugar de «quién enseña qué». Complementa los horarios pedagógicos cuando el centro debe gestionar la vida escolar, tareas de vigilancia, salas de estudio, exámenes o actividades de supervisión.

Caso de uso principal: vida escolar y asistentes educativos

El módulo se creó para responder a la necesidad histórica de los equipos de vida escolar: personal de orientación, asistentes educativos, vigilantes y personal que cubre multitud de puestos a lo largo del día, con independencia de las sesiones.

Ejemplos:

• vigilar los pasillos;
• filtrar las entradas y salidas del centro;
• atender la recepción;
• vigilar el patio de recreo durante las pausas;
• vigilar el comedor al mediodía;
• cubrir la sala de estudio y la sala de trabajo;
• animar o vigilar la biblioteca, la sala común o un espacio de trabajo;
• acompañar al alumnado fuera del centro, por ejemplo en una salida de Educación Física confiada únicamente a las personas habilitadas;
• cubrir las transiciones puntuales entre sesiones;
• supervisar exámenes, oposiciones o jornadas especiales.

Una tarea describe una necesidad de presencia. No lleva asignatura, programa pedagógico ni grupo de alumnos obligatorio como una sesión. La cuadrícula suele ser mucho más fina que un horario pedagógico: en la vida escolar, el cuarto de hora es habitual. La necesidad puede cambiar mucho a lo largo del día: 0 personas en el patio durante las sesiones, 3 personas al mediodía, 1 persona en la biblioteca toda la tarde.

Las pantallas del módulo

Cuadrícula

La cuadrícula define el marco temporal del servicio: días laborables, franjas horarias —a menudo más finas que una cuadrícula de sesiones— y los periodos del año en los que se aplica. Sirve de plantilla de trabajo antes de nombrar a las personas. Los sitios y sus distancias se declaran en el mismo lugar: sirven para señalar las asignaciones incompatibles entre lugares alejados.

Véase Construir una cuadrícula de servicio.

Asignaciones

La pantalla Asignaciones define los puestos o tareas que hay que cubrir: etiqueta, número de personas requerido e ideal, prioridad, sitio, personal autorizado y compatibilidades entre tareas —por ejemplo, dos pasillos contiguos que una misma persona puede cubrir en una franja tranquila cuando falta personal—. Las necesidades pueden variar franja por franja.

Véase Definir las tareas que cubrir.

Planificador

El planificador asigna a los miembros del personal a las tareas reales de una semana o de un rango de fechas. La asignación se hace mediante selección, desplazamiento, duplicación y corrección manual. Las ausencias, indisponibilidades, conflictos y asignaciones de personas no autorizadas aparecen como alertas.

Véase Asignar el personal.

Lista de turnos

La lista de turnos ofrece a cada persona su lista de tareas o su semana en forma de cuadrícula. Puede imprimirse, exportarse o compartirse según los derechos y el modo de difusión elegido por el centro. Muestra los totales útiles para leer la semana y conserva las señales de ausencia o de indisponibilidad.

Véase Listas de turnos.

Lo que el módulo verifica

• la disponibilidad de las personas;
• las ausencias declaradas;
• la carga de trabajo asignada;
• el personal autorizado en cada tarea;
• los conflictos con otras tareas o presencias;
• la coherencia de las necesidades por sitio y por franja, teniendo en cuenta las distancias entre sitios.

La planificación del personal es manual: la cuadrícula, las alertas y las herramientas de corrección guían cada asignación, que usted mantiene bajo control. Omniscol no coloca al personal automáticamente.

Beneficio operativo

La ganancia proviene sobre todo de la centralización:

• una cuadrícula de necesidades compartida en lugar de una hoja de cálculo aislada;
• asignaciones modificables semana a semana;
• la duplicación de las semanas estables;
• las ausencias visibles en la planificación del personal;
• listas de turnos imprimibles o compartibles;
• menos idas y venidas entre la vida escolar, las personas asignadas y la administración.

En un centro de un millar de alumnos, la experiencia de uso indica unas 20 horas de trabajo administrativo ahorradas por semana.

«Elegimos Omniscol para digitalizar la gestión de las planificaciones de nuestro servicio de Vida escolar (el horario de los asistentes educativos). La solución resultó intuitiva, completa y perfectamente adaptada a nuestras necesidades. Cada persona ve claramente dónde está asignada.»

— Jeanne Weeber, Directora adjunta del Collège Sévigné (fundado en 1880), París

Otros usos

• Vigilancia de exámenes: sesiones de parciales, exámenes finales, oposiciones, varios días, varias aulas, necesidades de vigilantes por prueba.
• Salas de estudio y estudio vigilado: puestos de vigilancia variables según el número de alumnos previsto.
• Supervisión Montessori y pedagogías activas: actividades o talleres que cubrir sin imponer la estructura de una sesión clásica.
• Planificaciones de animadores y de tareas: centro de ocio, actividades extraescolares, internado, planificación organizada por misión.
• Acompañamiento de salidas: viaje escolar, salida pedagógica, visita a un centro.
• Presencias puntuales: recepción de familias, jornada de puertas abiertas, junta de evaluación.

Diferencia con una sesión

Una sesión lleva una asignatura, un grupo de alumnos o estudiantes y un profesor cualificado. Una tarea de la Gestión de personal lleva una necesidad de presencia: hace falta alguien en ese puesto, con la disponibilidad adecuada y, si es necesario, la autorización para desempeñarlo.

Esta diferencia explica por qué el módulo funciona con cuadrículas de necesidades, asignaciones de personas y listas de turnos, en lugar de partir de una distribución asignatura / clase / profesor.

Alcance del módulo

Una cuenta con Gestión de personal incluye:

• el módulo Gestión de personal: cuadrículas, tareas, planificador, listas de turnos;
• el módulo Gestión de ausencias para el personal asignable;
• las pantallas de administración necesarias para las cuentas y los roles;
• la búsqueda transversal, según los derechos de la cuenta.

Rol Personal

El rol Personal está pensado para los equipos de vida escolar (personal de orientación, asistentes educativos, vigilantes, conserjes). Según los derechos de la cuenta, da acceso a la Gestión de personal, a la planificación personal y a las ausencias del personal, sin abrir toda la configuración global del centro.

Un mismo usuario puede acumular varios roles: por ejemplo, un profesor implicado en una pedagogía activa puede ser a la vez profesor y miembro del personal planificado por tareas.