Vue d'ensemble du Service du personnel

Le Service du personnel sert à planifier le personnel par tâches plutôt que par cours : raisonner en « qui couvre quel poste à quel moment » plutôt qu'en « qui enseigne quoi ». Il complète les emplois du temps pédagogiques lorsque l'établissement doit gérer de la vie scolaire, des surveillances, des permanences, des examens ou des activités d'encadrement.

Cas d'usage principal : vie scolaire et AED

Le module a été créé pour répondre au besoin historique des équipes de vie scolaire : CPE, assistants d'éducation, surveillants et personnels qui assurent une multitude de postes au fil de la journée, indépendamment des cours.

Exemples :

• surveiller les couloirs ;
• filtrer les entrées et sorties de l'établissement ;
• assurer l'accueil ;
• surveiller la cour de récréation pendant les pauses ;
• surveiller le réfectoire à midi ;
• assurer les permanences et la salle d'étude ;
• animer ou surveiller le CDI, le foyer ou un espace de travail ;
• accompagner les élèves à l'extérieur, par exemple pour une sortie EPS confiée aux seules personnes habilitées ;
• couvrir les inter-cours ponctuels ;
• encadrer des examens, concours ou journées particulières.

Une tâche décrit un besoin de présence. Elle ne porte pas de matière, de programme pédagogique ou de groupe d'élèves obligatoire comme un cours. La grille est souvent beaucoup plus fine qu'un EDT pédagogique : dans une vie scolaire, le quart d'heure est courant. Le besoin peut changer fortement dans la journée : 0 personne dans la cour pendant les cours, 3 personnes à midi, 1 personne au CDI tout l'après-midi.

Les écrans du module

Grille

La grille définit le cadre temporel du service : jours ouvrés, créneaux horaires — souvent plus fins qu'une grille de cours — et périodes de l'année où elle s'applique. Elle sert de modèle de travail avant de nommer les personnes. Les sites et leurs distances se déclarent au même endroit : ils servent à signaler les affectations incompatibles entre lieux éloignés.

Voir Construire une grille de service.

Affectations

L'écran Affectations définit les postes ou tâches à couvrir : libellé, nombre de personnes requis et idéal, priorité, site, personnel autorisé et compatibilités entre tâches — par exemple deux couloirs voisins qu'une même personne peut couvrir sur un créneau calme en sous-effectif. Les besoins peuvent varier créneau par créneau.

Voir Définir les tâches à couvrir.

Planificateur

Le planificateur affecte les membres du personnel sur les tâches réelles d'une semaine ou d'une plage de dates. L'affectation se fait par sélection, déplacement, duplication et correction manuelle. Les absences, indisponibilités, conflits et affectations de personnes non autorisées apparaissent comme des alertes.

Voir Affecter le personnel.

Tableau de service

Le tableau de service donne à chaque personne sa liste de tâches ou sa semaine sous forme de grille. Il peut être imprimé, exporté ou partagé selon les droits et le mode de diffusion choisi par l'établissement. Il affiche les totaux utiles à la lecture de la semaine et conserve les signaux d'absence ou d'indisponibilité.

Voir Tableaux de service.

Ce que le module vérifie

• disponibilité des personnes ;
• absences déclarées ;
• charge de travail affectée ;
• personnel autorisé sur chaque tâche ;
• conflits avec d'autres tâches ou présences ;
• cohérence des besoins par site et par créneau, en tenant compte des distances entre sites.

La planification du personnel est manuelle : la grille, les alertes et les outils de correction guident chaque affectation, que vous gardez sous contrôle. Omniscol ne place pas le personnel automatiquement.

Bénéfice opérationnel

Le gain vient surtout de la centralisation :

• une grille de besoins partagée au lieu d'un tableur isolé ;
• des affectations modifiables semaine par semaine ;
• la duplication des semaines stables ;
• les absences visibles dans le planning du personnel ;
• des tableaux de service imprimables ou partageables ;
• moins d'allers-retours entre la vie scolaire, les personnes affectées et l'administration.

Sur un établissement d'un millier d'élèves, le retour d'expérience indique environ 20 heures de travail administratif économisées par semaine.

« Nous avons choisi Omniscol pour digitaliser la gestion des plannings de notre service Vie scolaire (emploi du temps des assistants d'éducation). La solution s'est révélée intuitive, complète et parfaitement adaptée à nos besoins. Chacun voit clairement où il est affecté. »

— Jeanne Weeber, Directrice adjointe collège Sévigné (fondé 1880), Paris

Autres usages

• Surveillance d'examens : sessions de partiels, bac, concours, plusieurs jours, plusieurs salles, besoins de surveillants par épreuve.
• Permanences et études : postes de surveillance variables selon le nombre d'élèves attendus.
• Encadrement Montessori et pédagogies actives : activités ou ateliers à couvrir sans imposer la structure d'un cours classique.
• Plannings d'animateurs et de tâches : centre de loisirs, périscolaire, internat, planning organisé par mission.
• Encadrement de sorties : voyage scolaire, sortie pédagogique, visite d'établissement.
• Présences ponctuelles : accueil parents, journée portes ouvertes, conseil de classe.

Différence avec un cours

Un cours porte une matière, un groupe d'élèves ou d'étudiants et un professeur qualifié. Une tâche du Service du personnel porte un besoin de présence : il faut quelqu'un sur ce poste, avec la bonne disponibilité et, si nécessaire, l'autorisation d'assurer ce poste.

Cette différence explique pourquoi le module fonctionne avec des grilles de besoins, des affectations de personnes et des tableaux de service, au lieu de partir d'une répartition matière / classe / professeur.

Périmètre du module

Un compte avec Service du personnel comprend :

• le module Service du personnel : grilles, tâches, planificateur, tableaux de service ;
• le module Gestion des absences pour les personnels affectables ;
• les écrans d'administration nécessaires aux comptes et rôles ;
• la recherche transversale, selon les droits du compte.

Rôle Personnel

Le rôle Personnel est conçu pour les équipes de vie scolaire (CPE, AED, surveillants, appariteurs). Selon les droits du compte, il donne accès au Service du personnel, au planning personnel et aux absences du personnel, sans ouvrir toute la configuration globale de l'école.

Un même utilisateur peut cumuler plusieurs rôles : par exemple un professeur impliqué dans une pédagogie active peut être à la fois professeur et membre du personnel planifié par tâches.