FAQ — cas d'usage enseignement supérieur

Questions fréquentes rencontrées dans les établissements d'enseignement supérieur (écoles de commerce, écoles d'ingénieurs, écoles d'art et de design, universités, centres de formation continue). Les réponses sont applicables transversalement à ces typologies ; pour le détail métier voir Spécificités enseignement supérieur.

Plusieurs EDT, chaque utilisateur ne voit que le sien

Q. Comment gérer plusieurs EDT en parallèle de sorte que chaque utilisateur ne voie, dans son calendrier, que les cours qui le concernent ?

R. Trois mécanismes coopèrent :

• Côté administrateur, plusieurs EDT peuvent être publiés en parallèle sur les mêmes semaines, avec fusion dynamique — inclus de base en compte Premium (voir Plusieurs EDT actifs en parallèle).
• Chaque utilisateur ne voit, par défaut, que les cours qui le concernent — sa classe, ses groupes, ses cours pour un professeur. Les filtres sont appliqués automatiquement à la connexion selon son rôle.
• Pour consulter un autre périmètre (autre classe, autre professeur…), l'utilisateur applique manuellement un filtre, sous réserve que son rôle l'autorise. Les restrictions de visibilité permettent par exemple de masquer aux professeurs l'EDT de leurs collègues.

Synchronisation iCal après modification d'un EDT

Q. Lorsqu'un cours est modifié dans Omniscol, le flux iCal est-il mis à jour automatiquement ?

R. Oui, à condition d'utiliser un lien d'abonnement iCal (et non un téléchargement statique). Le lien d'abonnement est dynamique ; l'application agenda re-pull le flux à intervalles réguliers, avec un délai qui va de quelques minutes à plusieurs heures selon l'application et sa configuration. C'est l'application agenda qui décide de la cadence de rafraîchissement, pas Omniscol.

Voir iCal et iCal — abonnement et lien dynamique.

Notification à chaque modification

Q. Peut-on envoyer une notification à chaque modification d'EDT ?

R. Pas de notification automatique à chaque modification : le volume serait ingérable côté destinataires. Approche actuelle : publier les modifications par lot via un e-mail récapitulatif sur la sélection des utilisateurs concernés (Envoyer un mail).

Salle parmi un macro-type / catégorie de salles

Q. Comment indiquer qu'un cours doit avoir lieu dans une salle particulière appartenant à un macro-type — selon que l'on veut forcer une salle précise ou laisser le moteur choisir parmi le groupe ?

R. Via les spécialisations de salles, qui sont des champs libres :

• Créez une spécialisation correspondant au macro-type (par exemple « ATELIER », « SALLE-INFO », « LABO-CHIMIE »).
• Assignez cette spécialisation aux salles concernées.
• Sur le cours, indiquez la spécialisation requise. Omniscol propose prioritairement les salles spécialisées et le solveur en choisit une parmi les disponibles.
• Pour forcer une salle précise, indiquez-la directement (en plus de la spécialisation, ou à la place). Le solveur respecte le forçage.

À l'import en masse, vous pouvez n'indiquer que la spécialisation ; le solveur se charge de l'attribution finale.

Vérifier l'occupation des salles avant génération

Q. Existe-t-il un reporting permettant de vérifier, avant la génération, si les heures assignées à une salle ou à un macro-type de salles tiennent dans le total d'heures disponibles ?

R. L'onglet Génération exécute un diagnostic en amont : contrôles de capacité (nombre de séances à positionner comparé à la capacité de la grille horaire) et contrôles de compatibilité des spécialisations de salles. Un avertissement remonte en cas de surdimensionnement. Le tableau de bord post-publication donne le détail effectif (en tenant compte des absences et des remplacements).

Durée par cours individuel à l'import

Q. Dans le fichier d'import, la colonne « durée » contient le total horaire d'une activité, qui peut regrouper plusieurs cours. Où indiquer la durée individuelle de chaque cours ?

R. Une ligne d'import correspond à un cours. La durée renseignée est celle de ce cours, pas du module. Pour un module comportant plusieurs cours de durées différentes, il faut donc une ligne d'import par cours.

Si la source agrège (« Algèbre = 30 h total »), il faut décomposer avant import — ou utiliser la distribution automatique pour répartir un volume horaire en cours individuels.

Cours uniquement sur certaines semaines

Q. Comment indiquer qu'un cours n'a lieu que sur certaines semaines précises de l'année académique ?

R. Cela dépend du mode :

• En mode hebdomadaire, les semaines alternées couvrent le cas où un cours ne revient qu'une semaine sur N. Pour un cours qui ne tombe que sur quelques semaines précises de l'année, le mode calendrier est plus adapté.
• En mode calendrier, chaque séance est positionnée individuellement à sa date : c'est natif.
• À l'import, renseignez la date de chaque séance dans la colonne prévue (format AAAA-MM-JJ), ou laissez-la vide pour une séance à positionner manuellement par la suite.

Cours inter-classes / inter-promos

Q. Comment modéliser des cours où, dans le même créneau et la même salle, participent plusieurs groupes d'une même classe ou des classes différentes, parfois pour des matières différentes, parfois sur des campus différents ?

R. Selon le cas :

• Plusieurs groupes d'une même classe au même créneau, même matière, même professeur, même salle — un seul cours assigné à un super-groupe. Composition figée → partition si applicable. Composition évolutive → groupe de groupes, disponible sur tous les comptes et tous les types d'EDT.
• Plusieurs classes différentes au même créneau, même matière, même professeur, même salle — un alignement lorsque la composition est figée, ou un groupe de groupes (disponible sur tous les comptes, tous types d'EDT) lorsque le regroupement doit rester évolutif.
• Matières différentes au même créneau et même salle (cas rare) — il faut deux cours distincts. Chaque étudiant voit, sur son EDT, la matière de son propre groupe.
• Entre deux sites (deux classes de lieux différents qui partagent un cours) — pris en charge, à condition que la salle commune ou la visioconférence soit modélisée correctement (cf. sites virtuels).

Alternance d'intervenants sur un même créneau

Q. Comment indiquer que deux professeurs alternent sur le même créneau, le même jour de la semaine, avec la même classe / matière / groupe — l'un une semaine, l'autre la suivante ?

R. Il s'agit d'une alternance d'intervenants, pas d'un co-enseignement au sens strict (qui implique deux professeurs simultanément sur la même séance). Deux implémentations selon la cadence :

• Alternance régulière en mode hebdomadaire — utilisez les semaines alternées avec un professeur différent sur chaque semaine.
• Alternance à dates précises en mode calendrier — créez un cours par séance avec le professeur correspondant. Plus verbeux mais plus flexible : chaque séance peut être ajustée individuellement.

Co-animation ponctuelle (visiting professor)

Q. Comment indiquer que, pour une ou quelques séances seulement, un visiting professor co-anime un cours avec le professeur titulaire ?

R. En mode calendrier, créez les séances ordinaires avec le seul professeur titulaire, puis pour les séances où le visiting intervient, ajoutez-le en co-animateur sur la séance précise. Chaque professeur est crédité dans ses propres statistiques.

Lien de visioconférence par cours

Q. Le lien de visioconférence ne peut-il être attaché qu'à une classe entière, ou peut-on le rattacher à un cours ou une séance précise ?

R. Un lien de visioconférence peut être défini à trois niveaux : sur la classe (il s'applique alors par défaut à toutes ses séances), sur un cours précis, ou sur une séance individuelle en mode calendrier. C'est adapté aux sessions hybrides où seuls certains cours sont en distanciel. Voir Liens de visioconférence par cours.

Étudiants en redoublement et hors-cursus

Q. Comment gérer un étudiant qui doit suivre une matière d'une autre année (redoublement, mise à niveau, fuori corso, etc.) ?

R. Un étudiant peut être affecté à plusieurs classes simultanément, et restreint à certains groupes d'une classe. Quatre cas typiques :

1. Toute une autre classe + un groupe précis d'une troisième — affecter aux deux et choisir le groupe.
2. Plusieurs groupes d'une autre classe sans toute la classe — affecter directement aux groupes.
3. Une seule matière d'une autre classe via un groupe précis — créer un groupe dédié dans l'autre classe et affecter l'étudiant à ce seul groupe.
4. Étudiant hors-cursus refaisant une matière isolée — même logique avec un groupe dédié.

ID du SIS comme identifiant unique

Q. Peut-on utiliser l'identifiant étudiant ou professeur venant de notre SIS comme identifiant unique dans Omniscol, pour éviter les homonymies ?

R. Oui, via le champ Matricule / ID externe sur la fiche utilisateur — c'est sa raison d'être. Renseignez-le à l'import et Omniscol l'utilisera comme clé d'identification. Particulièrement utile pour les synchronisations bidirectionnelles avec votre SIS (voir la synchronisation avec des systèmes externes pour Aurion / Auriga ou API Omniscol pour une intégration spécifique).

Plusieurs adresses e-mail par utilisateur

Q. Peut-on importer deux adresses e-mail pour un même professeur (institutionnelle et personnelle) ?

R. Pas dans l'interface actuelle : un e-mail principal par utilisateur. Si une seconde adresse doit être conservée à titre informatif, utilisez le champ Commentaire de la fiche utilisateur. Ce champ n'est pas utilisé comme adresse d'envoi.

Apprenants, étudiants, participants — quelle entité ?

Q. Notre référentiel distingue apprenant (terme général), étudiant (formation initiale), participant (formation continue). Comment ces nuances se mappent-elles ?

R. Tous se ramènent à l'entité Omniscol étudiant (rôle student). La distinction formation initiale / continue est gérée par un attribut optionnel sur la fiche (matricule SIS, statut), pas par des entités séparées.

Intervenants : permanents, vacataires, experts, visiting

Q. Notre référentiel distingue professeur permanent (CDI, temps réparti), vacataire (contrat ponctuel), expert (prestataire externe rare), visiting professor (universitaire invité). Tous correspondent-ils à la même entité Omniscol ?

R. Oui, tous se ramènent à l'entité professeur (rôle teacher). Le marqueur nominatif « externe / vacataire » qui les distingue des permanents est une option Premium (cf. intervenant externe) ; sans Premium, les quatre profils restent une même entité professeur, sans marquage dédié.

Les rôles « responsable de cours » et « responsable de programme » sont des rôles métier internes à votre établissement. Omniscol ne les modélise pas en tant que tels, mais peut les représenter via les rôles personnalisés.

Programmes, cursus, parcours pédagogiques

Q. Notre offre se hiérarchise en programmes (PGE, MBA, MsC, PhD, etc.), cours de management (UE / EC / ECUE), activités pédagogiques (séances). Comment cela se mappe-t-il dans Omniscol ?

R. Mapping recommandé :

Pour les nomenclatures hiérarchiques (UE → EC → ECUE), une convention de nommage sur les matières (« UE3-EC2-ECUE1 Algèbre linéaire ») ou l'utilisation des familles de matières permet de représenter le regroupement.

Mobilité, échanges, double-diplôme

Q. Comment gérer la mobilité entrante et sortante (échanges académiques, double-diplômes, free movers, study abroad) ?

R. Côté EDT, ces apprenants sont des étudiants ordinaires affectés à des classes spécifiques. La gestion administrative (conventions, crédits, ECTS, statut) relève du SIS de l'établissement ; Omniscol se concentre sur la question « qui assiste à quel cours, quand, où ».

Recommandations de configuration pour l'enseignement supérieur

Pour un compte enseignement supérieur, considérez :

• Compte Premium : mode calendrier, disponibilités calendrier et plusieurs EDT actifs y sont inclus de base, tout comme le MCP (connexion d'un assistant IA compatible). À compléter selon le besoin par les options contractuelles : rôles personnalisés, snapshots, collaboration temps réel. (Les groupes de groupes, eux, sont disponibles sur tous les comptes.)
• Mode calendrier pour la majorité des EDT (séances datées individuellement, intervenants au gré des sessions).
• Plusieurs EDT actifs en parallèle par programme (un EDT par master, fusionnés dynamiquement lorsque des cours sont communs).
• Groupes de groupes pour les regroupements transversaux évolutifs (tronc commun multi-parcours).
• Multi-salles pour les examens en amphithéâtres dédoublés ou les CM retransmis.
• Rôles personnalisés pour modéliser les responsables de cours ou de programme avec des permissions ciblées sur leur périmètre.
• Intégration SIS (la synchronisation avec des systèmes externes pour Aurion / Auriga, ou API Omniscol pour une intégration spécifique) pour synchroniser les apprenants.
• OIDC / SSO sur le fournisseur d'identité de l'établissement (Google Workspace, Microsoft Entra ID, Keycloak, etc.).