Construire une grille de service

Une grille de service définit le cadre temporel du service : les jours ouvrés, les créneaux horaires et les périodes de l'année où elle s'applique. C'est l'étape qui se fait avant de nommer les personnes — vous posez le cadre, les tâches à couvrir se décrivent ensuite dans l'écran Affectations, et le remplissage se fait dans le planificateur.

Combinée aux besoins déclarés sur chaque tâche, la grille répond à des questions comme « combien de personnes dans la cour à 10 h ? » ou « quels créneaux la vie scolaire doit-elle couvrir cette semaine ? ».

Créer une grille

L'onglet Grille du Service du personnel affiche les grilles existantes et leur répartition sur l'année. Pour chaque grille, vous renseignez :

• le nom — court et reconnaissable, par exemple Semaine type, Examens T1, Vacances ;
• les Jours ouvrés — par exemple lundi-vendredi pour la semaine type, ou un choix spécifique pour une semaine d'examens ;
• la Grille horaire — les créneaux horaires de la grille, que vous définissez librement. En vie scolaire, le quart d'heure est courant, et ces créneaux peuvent être plus fins que la grille des cours pédagogiques.

Le bouton Répartition des grilles affecte ensuite chaque grille aux semaines ou plages de dates de l'année qu'elle couvre.

À la première ouverture, une grille vide est proposée. Pour créer une grille supplémentaire, dupliquez une grille existante avec Dupliquer, renommez-la, puis adaptez-la.

Définir les tâches et leurs besoins

Les tâches elles-mêmes — libellé, nombre de personnes, site, personnel autorisé — se définissent dans l'écran Affectations : voir Définir les tâches à couvrir. Pour chaque tâche, l'éditeur de besoins précise ensuite, créneau par créneau sur la grille, combien de personnes sont attendues (0 = aucun besoin).

Le besoin peut varier fortement selon l'heure : 0 personne dans la cour pendant les cours, 3 personnes à midi pour le réfectoire, 1 personne au CDI tout l'après-midi.

Sites et distances

Si votre établissement compte plusieurs sites, déclarez-les en bas de l'écran Grille avec leurs distances. Une tâche localisée sur un site éloigné déclenche une alerte si la même personne est attendue ailleurs sans temps de trajet suffisant.

Compatibilités en sous-effectif

Quand l'effectif disponible est plus court qu'idéal (cas fréquent : absences en cascade, périodes d'examens), vous pouvez déclarer des compatibilités entre tâches voisines : une même personne peut alors couvrir deux tâches en parallèle.

Exemple typique : couloir 2 + couloir 3 sont fusionnables — la même personne peut surveiller les deux. Vous le déclarez sur la tâche, dans l'écran Affectations, pour guider les arbitrages d'affectation.

Ne déclarez pas une compatibilité pour masquer durablement un sous-effectif. La compatibilité doit correspondre à une situation que l'établissement accepte réellement sur le terrain.

Modèles de grille

Si vous gérez la même structure de planning chaque semaine, vous pouvez dupliquer une grille existante pour repartir d'une base. Cas récurrents :

• Semaine type — la grille de référence (rentrée à fin d'année).
• Semaine de vacances — moins de tâches, équipe réduite.
• Semaine d'examens — surveillance d'amphithéâtres qui s'ajoute aux tâches courantes.
• Journée spéciale — portes ouvertes, sortie, événement interne, conseil ou accueil particulier.

Vérifier la cohérence avant d'affecter

Avant de passer à l'étape d'affectation, utilisez la grille comme check-list métier :

• les tâches couvrent-elles bien chaque période utile ?
• les besoins sont-ils réalistes par rapport à l'équipe disponible ?
• les postes multi-sites tiennent-ils compte des temps de trajet ?
• les restrictions de personnel autorisé correspondent-elles aux personnes réellement habilitées ?
• les compatibilités entre tâches restent-elles acceptables même en sous-effectif ?

Une fois la grille validée, passez à l'étape d'affectation. Voir Affecter le personnel.