Costruire una griglia di servizio

Una griglia di servizio definisce il quadro temporale del servizio: i giorni lavorativi, le fasce orarie e i periodi dell'anno in cui essa si applica. È la fase che si svolge prima di nominare le persone — Lei imposta il quadro, i compiti da coprire si descrivono in seguito nella schermata Assegnazioni, e il riempimento si fa nel pianificatore.

Combinata con le esigenze dichiarate su ciascun compito, la griglia risponde a domande come «quante persone nel cortile alle 10:00?» oppure «quali fasce deve coprire la vita scolastica questa settimana?».

Creare una griglia

La scheda Griglia del Servizio del personale mostra le griglie esistenti e la loro ripartizione sull'anno. Per ciascuna griglia, Lei inserisce:

• il nome — breve e riconoscibile, per esempio Settimana tipo, Esami T1, Vacanze;
• i Giorni feriali — per esempio lunedì-venerdì per la settimana tipo, oppure una scelta specifica per una settimana d'esami;
• la Griglia oraria — le fasce orarie della griglia, che Lei definisce liberamente. Nella vita scolastica, il quarto d'ora è comune, e queste fasce possono essere più fini della griglia delle lezioni didattiche.

Il pulsante Ripartizione delle griglie assegna poi ciascuna griglia alle settimane o agli intervalli di date dell'anno che essa copre.

Alla prima apertura, viene proposta una griglia vuota. Per creare una griglia supplementare, duplichi una griglia esistente con Duplicare, la rinomini, poi la adatti.

Definire i compiti e le loro esigenze

I compiti stessi — etichetta, numero di persone, sito, personale autorizzato — si definiscono nella schermata Assegnazioni: vedi Definire i compiti da coprire. Per ciascun compito, l'editor delle esigenze precisa poi, fascia per fascia sulla griglia, quante persone sono attese (0 = nessuna esigenza).

L'esigenza può variare fortemente a seconda dell'ora: 0 persone nel cortile durante le lezioni, 3 persone a mezzogiorno per la mensa, 1 persona in biblioteca per tutto il pomeriggio.

Siti e distanze

Se il Suo istituto conta più siti, li dichiari in fondo alla schermata Griglia con le loro distanze. Un compito localizzato su un sito distante fa scattare un avviso se la stessa persona è attesa altrove senza un tempo di percorrenza sufficiente.

Compatibilità in carenza di organico

Quando l'organico disponibile è più scarso dell'ideale (caso frequente: assenze a catena, periodi d'esame), Lei può dichiarare delle compatibilità tra compiti vicini: una stessa persona può allora coprire due compiti in parallelo.

Esempio tipico: corridoio 2 + corridoio 3 sono fondibili — la stessa persona può sorvegliare entrambi. Lo dichiari sul compito, nella schermata Assegnazioni, per guidare le scelte di assegnazione.

Non dichiari una compatibilità per nascondere in modo duraturo una carenza di organico. La compatibilità deve corrispondere a una situazione che l'istituto accetta realmente sul campo.

Modelli di griglia

Se gestisce la stessa struttura di pianificazione ogni settimana, Lei può duplicare una griglia esistente per ripartire da una base. Casi ricorrenti:

• Settimana tipo — la griglia di riferimento (dall'inizio alla fine dell'anno).
• Settimana di vacanze — meno compiti, squadra ridotta.
• Settimana d'esami — sorveglianza di aule magne che si aggiunge ai compiti correnti.
• Giornata speciale — porte aperte, uscita, evento interno, consiglio o accoglienza particolare.

Verificare la coerenza prima di assegnare

Prima di passare alla fase di assegnazione, utilizzi la griglia come lista di controllo operativa:

• i compiti coprono bene ogni periodo utile?
• le esigenze sono realistiche rispetto alla squadra disponibile?
• le postazioni multi-sito tengono conto dei tempi di percorrenza?
• le restrizioni di personale autorizzato corrispondono alle persone realmente abilitate?
• le compatibilità tra compiti restano accettabili anche in carenza di organico?

Una volta convalidata la griglia, passi alla fase di assegnazione. Vedi Assegnare il personale.