Een inzetrooster opbouwen

Een inzetrooster legt het tijdskader van de dienst vast: de werkdagen, de tijdsloten en de periodes van het jaar waarin het geldt. Dit is de stap die vóór het aanwijzen van de personen komt — u zet het kader neer, de af te dekken taken beschrijft u daarna in het scherm Toewijzingen, en het invullen gebeurt in de planner.

Samen met de behoeften die op elke taak zijn vastgelegd, beantwoordt het inzetrooster vragen als “hoeveel mensen op het schoolplein om 10 uur?” of “welke tijdsloten moet de leerlingenbegeleiding deze week afdekken?”.

Een inzetrooster aanmaken

Het tabblad Raster van de module Personeelsinzet toont de bestaande inzetroosters en hun verdeling over het jaar. Voor elk inzetrooster vult u in:

• de naam — kort en herkenbaar, bijvoorbeeld Standaardweek, Toetsweek 1, Vakantie;
• de Werkdagen — bijvoorbeeld maandag tot en met vrijdag voor de standaardweek, of een specifieke selectie voor een toetsweek;
• het Tijdrooster — de tijdsloten van het inzetrooster, die u vrij bepaalt. Bij toezicht en begeleiding is het kwartier gebruikelijk, en deze tijdsloten kunnen fijner zijn dan die van de lessen.

De knop Roosterverdeling wijst vervolgens elk inzetrooster toe aan de weken of datumbereiken van het jaar die het afdekt.

Bij de eerste opening krijgt u een leeg inzetrooster aangeboden. Om een extra inzetrooster aan te maken, dupliceert u een bestaand inzetrooster met Dupliceren, hernoemt u het en past u het aan.

De taken en hun behoeften vastleggen

De taken zelf — label, aantal personen, vestiging, toegestaan personeel — legt u vast in het scherm Toewijzingen: zie De te dekken taken definiëren. Voor elke taak geeft de behoefte-editor daarna tijdslot per tijdslot op het inzetrooster aan hoeveel personen er worden verwacht (0 = geen behoefte).

De behoefte kan sterk verschillen per tijdstip: 0 personen op het schoolplein tijdens de lessen, 3 personen tussen de middag voor de kantine, 1 persoon in de mediatheek de hele middag.

Vestigingen en afstanden

Telt uw instelling meerdere vestigingen, leg ze dan onderaan het scherm Raster vast met hun onderlinge afstanden. Een taak op een ver gelegen vestiging geeft een waarschuwing zodra dezelfde persoon elders wordt verwacht zonder voldoende reistijd.

Compatibiliteiten bij onderbezetting

Wanneer de beschikbare bezetting krapper is dan ideaal (een veelvoorkomend geval: opeenvolgende afwezigheden, examenperiodes), kunt u compatibiliteiten tussen naburige taken vastleggen: dezelfde persoon kan dan twee taken tegelijk afdekken.

Typisch voorbeeld: gang 2 + gang 3 zijn samen te voegen — dezelfde persoon kan op beide toezicht houden. U legt dat vast op de taak, in het scherm Toewijzingen, om de afwegingen bij het toewijzen te sturen.

Leg geen compatibiliteit vast om een onderbezetting blijvend te verhullen. De compatibiliteit moet overeenkomen met een situatie die de instelling in de praktijk ook echt aanvaardt.

Sjablonen voor inzetroosters

Beheert u elke week dezelfde planningsstructuur, dan kunt u een bestaand inzetrooster dupliceren om niet vanaf nul te beginnen. Terugkerende gevallen:

• Standaardweek — het referentie-inzetrooster (van het begin tot het einde van het schooljaar).
• Vakantieweek — minder taken, kleiner team.
• Toetsweek — toezicht in collegezalen dat bovenop de gewone taken komt.
• Bijzondere dag — open dag, excursie, intern evenement, rapportvergadering of speciale ontvangst.

De samenhang controleren vóór het toewijzen

Voordat u naar de stap van de toewijzing gaat, gebruikt u het inzetrooster als operationele checklist:

• dekken de taken werkelijk elke relevante periode af?
• zijn de behoeften realistisch ten opzichte van het beschikbare team?
• houden de posten over meerdere vestigingen rekening met de reistijden?
• komen de beperkingen op toegestaan personeel overeen met de mensen die er daadwerkelijk bevoegd voor zijn?
• blijven de compatibiliteiten tussen taken aanvaardbaar, ook bij onderbezetting?

Is het inzetrooster eenmaal goedgekeurd, ga dan naar de stap toewijzing. Zie Het personeel toewijzen.