Stap 6 — De uren verdelen en de lessen aanmaken

U hebt de urenvolumes per vak al op elke klas vastgelegd (stap 4). Hier splitst u die volumes op in afzonderlijke lessen.

Het scherm bestaat uit twee delen:

• Links: de lijst van klassen en van hun cursussen (de vakken van de klas, eventueel uitgesplitst per lestype), met een dynamische teller van de reeds aangemaakte uren per cursus.
• Rechts: de lessen die voor de geselecteerde klas zijn aangemaakt.

Drie weergavemodi

Het rechterpaneel werkt in drie modi, waartussen u schakelt met de keuzeschakelaar linksboven in dat paneel. Elke modus heeft zijn nut, en u gaat van de ene naar de andere zonder uw lopende werk te verliezen.

Post-its (standaard)

De lessen verschijnen als kaarten, geordend per vak of per datum (bij roosters van het type kalender). Dit is de modus die in de hele rest van deze pagina wordt beschreven: dubbelklikken om aan te maken, de rand slepen voor de duur, de pictogrammen van de kaart voor de kenmerken.

• Voordelen: zeer visueel; ideaal om lessen aan te maken, de volumes op te splitsen, de duur al slepend aan te passen en complexe lessen (afwisselend, aaneengeschakeld…) rechtstreeks op de kaart te bewerken.
• Nadelen: weinig praktisch om veel lessen in één keer te bewerken, om een fijn gefilterd totaalbeeld te krijgen, om de plaatsingen te zien en om lessen snel te plaatsen.

Roosters (herschikking)

De lessen verschijnen in een indeling die het rooster benadert, klaar om in bulk te worden herschikt.

• Selectie: één klik selecteert een les en opent een interactieve fiche.

• Meervoudige selectie: Shift+klik breidt de selectie uit tot een reeks. De geselecteerde lessen worden dan samen bewerkt op één gedeelde fiche (duur in bulk, gemeenschappelijke kenmerken…).

• Dynamische filters en de keuze van de te tonen dagen beperken de weergave tot wat u onder handen hebt.

• Filters “in afwachting”: isoleer de lessen die in afwachting van een lokaal of in afwachting van een docent zijn, om de ontbrekende toewijzingen af te ronden; waarschuwingsbadges geven aan wat nog moet worden aangevuld.

• Een schakelaar dagen / entiteiten draait de as van het rooster om, naargelang wat u vergelijkt.

• Voordelen: zeer efficiënte handmatige plaatsing, gecombineerde weergaven (bijvoorbeeld klas + docent), herschikking van talrijke lessen, gericht filteren om de gaten weg te werken, snel in bulk bewerken rechtstreeks op een kalender.

• Nadelen: minder direct dan de post-its voor het eerste aanmaken, geen aanmaak van complexe lessen, minder verfijnd filteren voor het overzicht en het bewerken in bulk.

Lijstweergave

Een tabelweergave van de lessen: één rij per les, één kolom per gegeven (status, klas, vak, duur, positie, afwisselende week, docent, groep, lokaal, aantal leerlingen, resource, memo).

• Sorteren: elke kolom is sorteerbaar — klik op de kolomkop om erop te sorteren, klik nogmaals om de volgorde om te keren (oplopend / aflopend).

• Filteren per kolom: onder elke kolomkop filtert een keuzelijst met meerdere opties die kolom (soms twee lijsten voor een samengestelde kolom zoals dag + uur; een intervalveld >=10, <5, 10-20 voor het aantal leerlingen). Meerdere waarden in eenzelfde lijst worden gecombineerd met OF, tenzij het waarden van verschillende aard zijn (bijvoorbeeld bij de lokalen: tussen de tags, de videoconferentie, de grootte en de naam), en dan geldt EN; filters op meerdere kolommen stapelen zich als EN. Een knop wist alle filters.

• Paginering: bij grote aantallen wordt de lijst gepagineerd; de paginagrootte past zich automatisch aan (van enkele honderden tot enkele duizenden rijen) om vlot te blijven.

• Vereenvoudigd bewerken in bulk: vink de gewenste lessen aan (selectiekolom) en gebruik dan de actieknop in de kolomkop (duur, docent, groep, lokaal…) om die in één keer op de hele selectie toe te passen.

• Automatische lokaaltoewijzing: kies een verzameling lessen en een verzameling lokalen; het algoritme stelt een optimale toewijzing voor (aantal leerlingen, lokaalbeperkingen, beschikbaarheid), die u regel voor regel aanpast voordat u bevestigt. Zie Automatische lokaaltoewijzing.

• Voordelen: sorteerbaar totaaloverzicht, verfijnd filteren per kolom, bewerken en lokalen toewijzen in bulk.

• Nadelen: minder visuele tijdscontext dan de twee andere modi, geen aanmaak van complexe lessen.

Een les aanmaken

Een les is een afzonderlijke uitvoering van een cursus (het vak ervan, een duur, soms een groep, meestal een docent en een lokaal), die daarna in het rooster wordt geplaatst.

Selecteer een klas en dubbelklik vervolgens op een cursus: er wordt een les van dat vak aangemaakt met de standaardwaarden (duur = tijdseenheid van de klas, docent(en) van de cursus, in voorkomend geval het standaardlokaal). Ze ontstaat zonder positie en komt bij de nog niet geplaatste lessen, klaar om door het algoritme of met de hand te worden geplaatst.

Dubbelklikken werkt in alle drie de modi; de lijst met cursussen staat alleen op een andere plaats: in het midden bij de post-its, onder elke klas in het linkerpaneel bij de roosters en bij de lijstweergave.

Hoe u de les daarna instelt (duur, groep, docent, lokaal, resource), hangt af van de manier waarop ze wordt weergegeven:

• Zolang ze een kaart is — bij de post-its, of nog niet geplaatst in de roosterweergave — sleept u de onderrand voor de duur en klikt u op de pictogrammen van de kaart voor de kenmerken.
• Zodra ze op de kalender is geplaatst, of in de lijstweergave, verlopen de instellingen via een keuzemenu: de fiche Les bewerken (klik op de les in de kalender), of de rij- en kolommenu's van de lijstweergave — die bovendien bewerken in bulk toestaan.

Een urenvolume opsplitsen

Voorbeeld: de 4 wekelijkse uren van een cursus wiskunde kunnen worden:

• 4 lessen van 1 uur, of
• 2 lessen van 2 uur, of
• 1 les van 2 uur + 2 lessen van 1 uur.

De keuze is aan u, naargelang uw onderwijsritme. De teller van de cursus volgt uw voortgang doorlopend (zie hieronder).

Automatische verdeling

Het menu Acties biedt een Automatische verdeling die in één keer het ontbrekende volume van elke cursus aanvult: ze voegt lessen toe van de gekozen duur (1 of 2 tijdsloten van het tijdraster, 3 en 4 in kalendermodus — de waarde in uren hangt dus af van de duur van het tijdslot van het rooster) en sluit af met een kortere les als de rest niet geheel is. Ze respecteert de reeds aangemaakte lessen, zet de docenten en het standaardlokaal, en laat alles ongeplaatst.

Ze werkt alleen op de zichtbare cursussen: combineer ze met het filter (Filteren) op vak of op lestype om bijvoorbeeld alleen de “Hoorcolleges” te verdelen. In de lijstweergave behandelt ze alle klassen in één keer; elders de geselecteerde klas.

De urenteller per cursus

Elke cursus links draagt een teller die de aangemaakte uren afzet tegen het doelvolume dat in stap 4 is vastgelegd (bijvoorbeeld 3 u / 4 u). Het is het uiterlijk van de kaart dat uw voortgang aangeeft:

• Onder het volume: normaal uiterlijk — er moeten nog uren worden aangemaakt.
• Precies op het volume: de kaart vervaagt (wordt halfdoorzichtig), een teken dat ze rond is.
• Boven het volume: rode rand — u hebt te veel uren aangemaakt.

De badge van de teller neemt gewoon de kleur van het vak over (ze kan dus groen, blauw… zijn, zonder verband met de voortgang); beweegt u de muisaanwijzer over de kaart, dan wordt ze onderstreept met de accentkleur van de interface. Er verschijnt dan ook een tooltip met de uitsplitsing van de aangemaakte lessen (duur, lestypes, afwisselende weken, concepten / geannuleerde lessen).

Subgroepen en de evenwichtsindicator

Wanneer een cursus wordt opgesplitst in een klasverdeling (meerdere subgroepen die op hetzelfde tijdstip les hebben, typisch een halvering van de klas), vermenigvuldigt de teller niet met het aantal groepen: een klasverdeling telt één keer — anders zou het totaal n × volume tonen, wat onzinnig zou zijn.

Rest nog na te gaan of alle subgroepen wel hetzelfde volume krijgen: dat is de rol van het pictogram dat dan rechts van de cursus verschijnt.

• Groene weegschaal — Groepen in klasverdeling in evenwicht: alle subgroepen hebben hetzelfde aantal uren.
• Oranje weegschaal — Groepen in klasverdeling uit evenwicht: één subgroep heeft meer of minder uren dan de andere.

Beweegt u de muisaanwijzer over het pictogram, dan verschijnt het detail per groep (de uren van elke subgroep), zodat u meteen ziet welke groep achterloopt.

Een les dupliceren

Er bestaan twee niveaus van duplicatie naast elkaar.

Snelle kloon. Het pictogram Dupliceren — zowel op de post-itkaart als op elke rij van de lijstweergave aanwezig — maakt één kopie van de les in de tijdelijke zone (niet geplaatst), kenmerken inbegrepen. Ideaal om identieke lessen na elkaar aan te maken.

Geavanceerde duplicatie. In de fiche van de les (pop-up Les bewerken) opent de kopieerknop met chevron een veel rijker menu, dat vooral in de weergave roosters / kalender wordt gebruikt. U kiest eerst hoeveel kopieën (1 tot 999) — of, op een rooster van het type kalender, tot een datum — en vervolgens hoe u ze plaatst:

• Les toevoegen aan de tijdelijke zone — kopieën die niet geplaatst blijven.
• Hetzelfde tijdslot — herhaalt de les op hetzelfde tijdslot.
• Volgende vrije slot(s) — zoekt automatisch de tijdsloten die bij de duur passen.
• Volgende dag(en) / vorige dag(en) — verschuift naar de aangrenzende dagen.
• Volgende week/weken / vorige week/weken — (alleen kalender) draagt over van de ene week naar de andere.
• Kies de tijdsloten — u wijst zelf de vrije tijdsloten in het rooster aan.

Bij de opties per dag of per week beperkt een knop “vrij” de zoektocht tot de niet-bezette tijdsloten. In kalendermodus kan die zoektocht zelfs verder reiken dan het huidige rooster wanneer een vergelijking tussen roosters actief is.

Memo's

U kunt via het pictogram Opmerking een memo (vrije opmerking) aan een les hangen. Meerdere memo's zijn mogelijk, met verschillende zichtbaarheidsniveaus:

• alleen beheerders,
• beheerders + docenten,
• iedereen (zichtbaar voor de leerlingen en op het informatiescherm).

De memo's verschijnen in de tooltips wanneer u de muisaanwijzer over de lessen in de roosters beweegt.

Complexe lessen

Voor geavanceerde opstellingen, zie de speciale pagina: Complexe lessen. Samengevat:

• Afwisselend (week A/B) — Week toevoegen rechtsboven op de les, voegt een afwisselende week toe.
• Aaneengeschakeld (opeenvolgend) — sleep een les onder een andere.
• Gekoppeld (afwisseling van halve groepen) — knop die tussen twee aaneengeschakelde lessen verschijnt.
• Samen gegeven (meerdere docenten op dezelfde les) — selectie van meerdere docenten op Docenten toewijzen.

Bulkacties

Het menu Acties rechtsboven geeft toegang tot de bulkbewerkingen:

• De plaatsing ongedaan maken van alle lessen (behalve de vergrendelde),
• De plaatsingen ontgrendelen,
• De lokaaltoewijzingen wissen,
• De vooraf ingestelde lokalen toewijzen (het standaardlokaal van de klas of van de docent, gespecialiseerde lokalen uitgezonderd),
• Automatische verdeling van de lessen over 1 of 2 periodes,
• Import / export via spreadsheet (zie Massale import),
• Alle lessen verwijderen van een klas ⚠.

Dynamische foutdetectie

Bij elke wijziging controleert Omniscol de consistentie en toont het de meldingen boven aan het scherm en op de betrokken klassen / lessen. Zie Diagnose.

Bij een kalenderrooster houdt deze controle ook rekening met de andere roosters die op dezelfde data zijn gepubliceerd en met de gekoppelde accounts: zie conflicten met een ander rooster.

Opslaan

⚠ Het verwijderen van een les is onmiddellijk en definitief (tenzij u nog niet hebt opgeslagen). Sla regelmatig op met Opslaan.

Er is op dit scherm geen globale functie Ongedaan maken / Opnieuw. Lees vóór het opslaan de verwijderingen en de bulkacties na.

En daarna

Volgende stap: Automatische roostergeneratie.