De te dekken taken definiëren

Het scherm Toewijzingen dient om de taken of posten te definiëren die de module Personeelsinzet moet dekken. Het is een configuratiestap: u beschrijft de behoeften voordat u de personen toewijst in de Planner.

De verspreiding naar het personeel volgt daarna, via het Rooster (zie Dienstroosters).

Wat een taak beschrijft

Een taak kan het volgende bevatten:

• een duidelijk label: Receptie, Schoolplein, Kantine, Examensurveillance collegezaal A;
• een vereist minimumaantal personen en een ideaal aantal;
• een prioriteitsniveau;
• een vestiging of een plaats;
• de specifieke lijst van personeelsleden die de taak mogen uitvoeren (leeg = al het personeel);
• compatibiliteitsregels met andere taken;
• gedetailleerde behoeften, tijdslot per tijdslot, op het inzetrooster.

De taak moet nauwkeurig genoeg zijn om begrijpelijk te zijn in de planner en in het dienstrooster dat aan het personeel wordt verstrekt.

Veelvoorkomende voorbeelden:

• Gang 2;
• Receptie noordingang;
• Schoolplein;
• Kantine;
• Studiezaal lokaal B12;
• Examensurveillance collegezaal A;
• Sportuitje sportpark Noord.

Behoeften en toegestaan personeel

De behoeften geven aan hoeveel personen een taak moeten dekken, tijdslot per tijdslot op het inzetrooster (0 = geen behoefte), naast de vereiste minimumbezetting en de ideale bezetting van de taak. De lijst met toegestaan personeel beperkt wie in aanmerking komt: reserveer die voor posten die een bevoegdheid of een bijzondere vaardigheid vereisen — een sportuitje, specifiek toezicht, een bijzondere receptietaak, toegang tot een vestiging.

Deze gegevens voorkomen dat de toewijzing verwordt tot een simpele namenlijst: Omniscol bewaart het verband tussen de post, de behoefte en de personen die de post mogen dekken.

Beperk bij een gevoelige taak het toegestane personeel in plaats van op een mondelinge instructie te vertrouwen: de planner signaleert dan elke toewijzing van een niet-toegestane persoon.

Compatibiliteiten tussen taken

Sommige taken die dicht bij elkaar liggen, kunnen door dezelfde persoon worden gedekt als de instelling dat toestaat. Voorbeeld: twee aangrenzende gangen tijdens een rustig tijdslot.

Geef deze compatibiliteiten alleen op wanneer ze overeenkomen met een echte werkafspraak. Een te ruime compatibiliteit maakt de planning minder leesbaar en kan onderbezetting verhullen. Vermijd het samenvoegen van posten die ver uit elkaar liggen alleen omdat er iemand ontbreekt.

Import en hergebruik van de structuur

Wanneer er al veel taken bestaan, kunt u op dit scherm tijd besparen met de functies voor import en hergebruik van de structuur die in de module beschikbaar zijn. Controleer na de import de labels, de behoeften en het toegestane personeel voordat u naar de planner gaat.

Een nette import moet labels opleveren die de toegewezen personen meteen kunnen lezen. Als u interne codes importeert, hernoem die dan vóór de verspreiding.

Waarom taken en planner gescheiden blijven

De scheiding voorkomt dat twee beslissingen door elkaar lopen:

• de behoefte definiëren: welke posten er bestaan, waar, met welke regels;
• de personen toewijzen: wie deze posten dekt gedurende een bepaalde week of periode.

Wanneer de structuur weinig verandert, maakt deze scheiding het mogelijk dezelfde taken opnieuw te gebruiken en alleen de personen of de uitzonderingen aan te passen.