Xác định các nhiệm vụ cần đảm nhận

Màn hình Phân công dùng để xác định các nhiệm vụ hoặc vị trí trực ban mà mô-đun Quản lý nhân sự phải đảm nhận. Đây là một bước cấu hình: bạn mô tả nhu cầu, trước khi phân công con người trong phần Lập kế hoạch.

Việc phổ biến đến nhân viên diễn ra sau đó, qua tab Bảng phân công (xem Bảng phân công).

Một nhiệm vụ mô tả những gì

Một nhiệm vụ có thể gồm:

• một nhãn rõ ràng: Khu tiếp đón, Sân trường, Nhà ăn, Coi thi giảng đường A;
• số người tối thiểu cần thiết và số người lý tưởng;
• một mức độ ưu tiên;
• một cơ sở hoặc một địa điểm;
• danh sách cụ thể những thành viên nhân sự được phép đảm nhận (để trống = toàn bộ nhân viên);
• các quy tắc tương thích với những nhiệm vụ khác;
• nhu cầu chi tiết theo từng khung giờ trên lưới trực ban.

Nhiệm vụ phải đủ rõ ràng để người đọc hiểu được trong phần lập kế hoạch và trong bảng phân công gửi cho nhân viên.

Các ví dụ thường gặp:

• Hành lang 2;
• Tiếp đón cổng phía bắc;
• Sân trường giờ ra chơi;
• Nhà ăn;
• Phòng tự học B12;
• Coi thi giảng đường A;
• Ngoại khóa thể dục tại sân vận động thành phố.

Nhu cầu và nhân viên được phép

Nhu cầu cho biết bao nhiêu người phải đảm nhận một nhiệm vụ, theo từng khung giờ trên lưới trực ban (0 = không cần), bên cạnh số người tối thiểu cần thiết và số người lý tưởng của nhiệm vụ. Danh sách nhân viên được phép giới hạn những người đủ điều kiện: hãy dành nó cho những vị trí đòi hỏi một chứng chỉ hoặc một năng lực riêng — buổi ngoại khóa thể dục, nhiệm vụ giám sát đặc thù, việc tiếp đón đặc biệt, quyền ra vào một cơ sở.

Những thông tin này tránh biến việc phân công thành một danh sách tên đơn thuần: Omniscol giữ mối liên hệ giữa vị trí, nhu cầu và những người được phép đảm nhận vị trí đó.

Với một nhiệm vụ nhạy cảm, hãy giới hạn danh sách nhân viên được phép thay vì trông cậy vào một lời dặn miệng: khi đó phần lập kế hoạch sẽ báo hiệu mọi trường hợp phân công người không được phép.

Tương thích giữa các nhiệm vụ

Một số nhiệm vụ gần nhau có thể do cùng một người đảm nhận nếu nhà trường cho phép. Ví dụ: hai hành lang cạnh nhau trong một khung giờ vắng.

Chỉ khai báo những quan hệ tương thích này khi chúng phản ánh một quy định thực sự của trường. Một quan hệ tương thích quá rộng làm lịch trực khó đọc hơn và có thể che giấu tình trạng thiếu người. Trường hợp cần tránh: gộp những vị trí xa nhau chỉ vì đang thiếu người.

Nhập dữ liệu và tái sử dụng cấu trúc

Khi đã có sẵn nhiều nhiệm vụ, màn hình này giúp bạn tiết kiệm thời gian nhờ các công cụ nhập dữ liệu và tái sử dụng cấu trúc có trong mô-đun. Sau khi nhập, hãy kiểm tra các nhãn, nhu cầu và danh sách nhân viên được phép trước khi chuyển sang phần lập kế hoạch.

Một lần nhập dữ liệu đúng chuẩn phải cho ra những nhãn mà người được phân công đọc là hiểu ngay. Nếu bạn nhập các mã nội bộ, hãy đổi tên chúng trước khi phổ biến.

Vì sao tách nhiệm vụ khỏi phần lập kế hoạch

Sự tách biệt này tránh trộn lẫn hai quyết định:

• xác định nhu cầu: có những vị trí nào, ở đâu, theo những quy tắc nào;
• phân công con người: ai đảm nhận những vị trí đó trong một tuần hoặc một khoảng thời gian nhất định.

Khi cấu trúc ít thay đổi, cách tách biệt này cho phép bạn dùng lại chính những nhiệm vụ đó và chỉ sửa phần con người hoặc các trường hợp ngoại lệ.