Bước 6b — Nhập hàng loạt khóa học từ bảng tính

Nếu bạn đã có sẵn danh sách các khóa học trong một bảng tính — bản xuất từ hệ thống thông tin trường học (SIS) của bạn, một bảng lịch đã chuẩn bị sẵn trên Excel, hay cả bản xuất từ một phần mềm khác như Hyperplanning hoặc Aurion — bạn có thể sao chép rồi dán thẳng vào Omniscol.

Vào màn hình nhập

Trong menu Thao tác (trên màn hình phân bổ thời gian), hãy chọn “Bảng tính - nhập và xuất dữ liệu”. Nếu chưa có lớp nào được tạo, bạn cũng có một liên kết trực tiếp.

Việc nhập diễn ra theo bốn bước.

Bước 1 — Dán bảng

Một vùng soạn thảo mở ra cùng khung cột đã định sẵn của Omniscol. Các cột được định kiểu theo vị trí (cột thứ ba = môn học, v.v.); bạn có thể sắp xếp lại các cột của khung cho khớp với thứ tự trong bảng tính nguồn — nhờ vậy việc sao chép rồi dán từ Excel hay Google Sheets cho kết quả sạch, không phải viết lại tệp của bạn.

Các trường được nhận diện:

• Lớp + môn học (tối thiểu, để một khóa học hợp lệ),
• Thời lượng, hoặc giờ bắt đầu + giờ kết thúc (và ngày cho các tiết học đã đặt sẵn vị trí),
• Nhóm (dấu phân cách tự do khi có nhiều nhóm),
• Loại tiết học (Bài tập, Thực hành, Lý thuyết…),
• Giáo viên (dấu phân cách tự do),
• Cơ sở + Phòng học (một tiết học có thể dùng nhiều phòng học, xem nhiều phòng học),
• Tài nguyên,
• Tuần luân phiên (dạng A/B, 1/2…),
• Ghi chú.

Bạn cũng có thể nhập danh sách các khóa học đã tạo (đó chính là kết quả của việc xuất dữ liệu) nếu muốn chỉnh lại chúng trong Excel rồi nhập lại.

Bước 2 — Kiểm tra bảng lịch và các cơ sở

Omniscol hiển thị các giờ đã nhận diện (vẫn còn chỉnh được). Nếu có nhiều cơ sở được suy đoán, bạn có thể kéo thả những lớp, phòng học và tài nguyên bị gán nhầm sang đúng cơ sở. Nếu một cơ sở thừa đã được tạo, hãy dọn trống cơ sở đó và nó sẽ biến mất.

Bước 3 — Phân định các trường hợp nhập nhằng

Sau khi phân tích các giá trị đã nhập, bảng hiện lại với các menu thả xuống trên những trường còn nhập nhằng. Hãy kiểm tra và sửa các cặp tương ứng được đề xuất.

Đây là nơi bạn quyết định, chẳng hạn:

• “Toán” = chính xác là môn học nào (có kèm loại hay không)?
• “Nguyễn Văn Minh” = ai trong ba giáo viên trùng tên?
• “A102” = phòng học A102 của cơ sở Hà Nội, của cơ sở Đà Nẵng, hay của một cơ sở khác?

Bước 4 — Tạo các thực thể chưa có

Nếu việc nhập phát hiện những thực thể chưa có trong dữ liệu (lớp, nhóm, nhóm của nhóm, giáo viên, môn học tùy chỉnh, loại tiết học, cơ sở, phòng học, tài nguyên…), một bước cuối cùng sẽ đề nghị bạn:

• xác nhận việc tạo trong thời khóa biểu,
• với môn học tùy chỉnh và một số giáo viên, yêu cầu tạo bên phía mô-đun Quản trị nếu cần, để chúng dùng được trong toàn trường.

Giới hạn

Việc nhập giúp tự động hóa khâu chuẩn bị, nhưng không thay cho một lần kiểm tra của con người:

• Tiết học phức hợp (nhiều luân phiên, nối tiếp, liên kết) đôi khi được dựng lại chưa trọn vẹn — hãy tính đến một lượt hoàn thiện thủ công.
• Với những cách đặt tên nội bộ rất riêng, một số cột vẫn còn nhập nhằng — bạn sẽ quyết định ở bước 3.
• Với việc chuyển đổi chuyên biệt từ một phần mềm cụ thể (Aurion, ASC…), đã có sẵn bộ chuyển đổi chuyên dụng.