Stap 6b — Massale import van cursussen via een spreadsheet

Staat de lijst van uw cursussen al in een spreadsheet — een export uit uw SIS, een planning die u vooraf in Excel hebt gemaakt, of zelfs een export uit een ander programma zoals Hyperplanning of Aurion — dan kunt u die rechtstreeks in Omniscol kopiëren en plakken.

De import openen

In het menu Acties (op het scherm Urenverdeling) kiest u “Tabel - import/export”. Is er nog geen enkele klas aangemaakt, dan is er ook een rechtstreekse link beschikbaar.

De import verloopt in vier stappen.

Stap 1 — De tabel plakken

Er opent een bewerkbare zone met een door Omniscol vooraf gedefinieerd kolomsjabloon. Elke positie heeft een vast type (derde kolom = vak, enzovoort); u kunt de kolommen van het sjabloon herschikken zodat ze overeenkomen met de volgorde van uw brontabel — daardoor verloopt het kopiëren en plakken vanuit Excel of Google Sheets netjes, zonder dat u uw bestand hoeft te herschrijven.

Herkende velden:

• Klas + vak (minimaal nodig om een cursus geldig te maken),
• Duur, of begintijd + eindtijd (en dag voor de vooraf geplaatste lessen),
• Groep (vrije scheidingstekens voor meerdere groepen),
• Lestype (werkcollege, practicum, hoorcollege…),
• Docent(en) (vrije scheidingstekens),
• Vestiging + Lokaal/lokalen (meerdere lokalen per les zijn mogelijk, zie meerdere lokalen),
• Resource(s),
• Afwisselende weken (formaat A/B, 1/2…),
• Opmerking.

U kunt ook de lijst van de reeds aangemaakte cursussen importeren (dat is wat de export oplevert) als u die in Excel wilt bijwerken en opnieuw wilt importeren.

Stap 2 — Controle van de planning en de vestigingen

Omniscol toont de herkende uren (nog altijd bewerkbaar). Worden er meerdere vestigingen vermoed, dan kunt u de verkeerd toegewezen klassen, lokalen en resources naar de juiste vestiging slepen. Is er een overbodige vestiging aangemaakt, maak die dan leeg en ze verdwijnt.

Stap 3 — Dubbelzinnigheden opheffen

Na de analyse van de geïmporteerde waarden verschijnt de tabel opnieuw, met keuzelijsten op de dubbelzinnige velden. Controleer en corrigeer de voorgestelde overeenkomsten.

Hier hakt u bijvoorbeeld de knoop door:

• “Wisk.” = welk vak precies (met of zonder lestype)?
• “J. Jansen” = wie van de drie docenten Jansen?
• “A102” = lokaal A102 van vestiging Utrecht, van vestiging Groningen, of van een andere?

Stap 4 — Aanmaken van de onbekende entiteiten

Heeft de import entiteiten herkend die nog niet in uw gegevens bestaan (klassen, groepen, groepen van groepen, docent, aangepast vak, lestype, vestiging, lokaal, resource…), dan vraagt een laatste stap u:

• om de aanmaak in het rooster te bevestigen,
• om voor aangepaste vakken en bepaalde docenten zo nodig een aanmaak aan de kant van de module Beheer aan te vragen, zodat ze in de hele school beschikbaar worden.

Beperkingen

De import automatiseert het voorwerk, maar vervangt geen menselijke controle:

• Complexe lessen (meervoudige afwisselingen, aaneenschakelingen, koppelingen) worden soms onvolledig gereconstrueerd — reken op een handmatige afwerkingsronde.
• Bij zeer specifieke interne naamgevingen blijven sommige kolommen dubbelzinnig — daar hakt u in stap 3 de knoop door.
• Voor speciale migraties vanuit een bepaald programma (Aurion, ASC…) bestaan er gespecialiseerde adapters.