Overzicht van de module Personeelsinzet

De module Personeelsinzet dient om het personeel per taak te plannen in plaats van per les: denken in “wie dekt welke post op welk moment” in plaats van “wie geeft welk vak”. De module vult de onderwijsroosters aan wanneer de instelling leerlingenbegeleiding, toezicht, studie-uren, examens of begeleidingsactiviteiten moet organiseren.

Belangrijkste toepassing: leerlingenbegeleiding en onderwijsassistenten

De module is ontstaan uit de al lang bestaande behoefte van de teams voor toezicht en begeleiding: leerlingcoördinatoren, onderwijsassistenten, toezichthouders en medewerkers die in de loop van de dag een veelheid aan posten bemannen, los van de lessen.

Voorbeelden:

• toezicht houden in de gangen;
• de in- en uitgangen van de instelling controleren;
• de receptie bemannen;
• toezicht houden op het schoolplein tijdens de pauzes;
• tussen de middag toezicht houden in de kantine;
• de studie-uren en de studiezaal verzorgen;
• de mediatheek, de leerlingenruimte of een werkplek begeleiden of bewaken;
• leerlingen naar buiten begeleiden, bijvoorbeeld bij een sportuitje dat uitsluitend aan bevoegde personen wordt toevertrouwd;
• losse wisseltijden tussen de lessen dekken;
• examens, toelatingsexamens of bijzondere dagen begeleiden.

Een taak beschrijft een aanwezigheidsbehoefte. Anders dan een les heeft ze geen vak, geen lesprogramma en geen verplichte groep leerlingen. Het raster is vaak veel fijner dan een onderwijsrooster: bij toezicht en begeleiding is het kwartier gebruikelijk. De behoefte kan in de loop van de dag sterk wisselen: 0 personen op het schoolplein tijdens de lessen, 3 personen tussen de middag, 1 persoon de hele middag in de mediatheek.

De schermen van de module

Raster

Het raster legt het tijdskader van de dienst vast: werkdagen, tijdslots — vaak fijner dan een tijdraster voor de lessen — en de perioden van het jaar waarin het geldt. Het dient als werkmodel voordat u de namen invult. De vestigingen en hun onderlinge afstanden voert u op dezelfde plek in: ze dienen om onverenigbare toewijzingen tussen ver uit elkaar gelegen plaatsen te signaleren.

Zie Een raster opbouwen.

Toewijzingen

Het scherm Toewijzingen definieert de te dekken posten of taken: label, vereist en ideaal aantal personen, prioriteit, vestiging, toegestaan personeel en compatibiliteiten tussen taken — bijvoorbeeld twee aangrenzende gangen die dezelfde persoon tijdens een rustig tijdslot bij onderbezetting kan dekken. De behoeften kunnen per tijdslot verschillen.

Zie De te dekken taken definiëren.

Planner

De planner wijst de personeelsleden toe aan de werkelijke taken van een week of van een datumbereik. Toewijzen gebeurt door te selecteren, te verplaatsen, te dupliceren en handmatig te corrigeren. Afwezigheden, niet-beschikbaarheid, conflicten en toewijzingen van niet-toegestane personen verschijnen als waarschuwingen.

Zie Het personeel toewijzen.

Dienstrooster

Het dienstrooster geeft iedere persoon de eigen takenlijst of de eigen week in rastervorm. Het kan worden afgedrukt, geëxporteerd of gedeeld, afhankelijk van de rechten en de verspreidingswijze die de instelling kiest. Het toont de totalen die helpen bij het lezen van de week en behoudt de signalen voor afwezigheid of niet-beschikbaarheid.

Zie Dienstroosters.

Wat de module controleert

• de beschikbaarheid van de personen;
• de gemelde afwezigheden;
• de toegewezen werklast;
• het toegestane personeel voor elke taak;
• conflicten met andere taken of aanwezigheden;
• de samenhang van de behoeften per vestiging en per tijdslot, rekening houdend met de afstanden tussen vestigingen.

De personeelsplanning is handmatig: het raster, de waarschuwingen en de correctiehulpmiddelen begeleiden elke toewijzing, die u zelf in de hand houdt. Omniscol plaatst het personeel niet automatisch.

Operationeel voordeel

De winst komt vooral voort uit de centralisatie:

• een gedeeld behoefteraster in plaats van een losstaande spreadsheet;
• toewijzingen die per week aanpasbaar zijn;
• het dupliceren van stabiele weken;
• afwezigheden die zichtbaar zijn in de planning van het personeel;
• dienstroosters die afdrukbaar of deelbaar zijn;
• minder overleg heen en weer tussen de leerlingenbegeleiding, de toegewezen personen en de administratie.

In een instelling met een duizendtal leerlingen wijst de praktijkervaring op ongeveer 20 uur bespaard administratief werk per week.

“Wij hebben voor Omniscol gekozen om het planningsbeheer van onze afdeling voor toezicht en begeleiding te digitaliseren (het rooster van de onderwijsassistenten). De oplossing bleek intuïtief, volledig en perfect afgestemd op onze behoeften. Iedereen ziet duidelijk waar hij is ingezet.”

— Jeanne Weeber, adjunct-directeur Collège Sévigné (opgericht in 1880), Parijs

Andere toepassingen

• Surveillance bij examens: tentamenperioden, eindexamens, toelatingsexamens, meerdere dagen, meerdere lokalen, behoefte aan surveillanten per toets.
• Studie-uren en studiezaal: toezichtposten die variëren naargelang het verwachte aantal leerlingen.
• Begeleiding bij montessorionderwijs en actieve onderwijsvormen: activiteiten of workshops die gedekt moeten worden zonder de structuur van een klassieke les op te leggen.
• Roosters voor begeleiders en taken: buitenschoolse opvang, naschoolse activiteiten, internaat, planning georganiseerd per opdracht.
• Begeleiding van uitstapjes: schoolreis, excursie, bezoek aan een instelling.
• Incidentele aanwezigheden: ouderavond, open dag, rapportvergadering.

Verschil met een les

Een les heeft een vak, een groep leerlingen of studenten en een gekwalificeerde docent. Een taak binnen de module Personeelsinzet staat voor een aanwezigheidsbehoefte: er moet iemand op deze post staan, met de juiste beschikbaarheid en, zo nodig, de bevoegdheid om die post te vervullen.

Dit verschil verklaart waarom de module werkt met behoefterasters, toewijzingen van personen en dienstroosters, in plaats van uit te gaan van een verdeling vak / klas / docent.

Reikwijdte van de module

Een account met de module Personeelsinzet omvat:

• de module Personeelsinzet: rasters, taken, planner, dienstroosters;
• de module Afwezigheidsbeheer voor het inzetbare personeel;
• de beheerschermen die nodig zijn voor accounts en rollen;
• de overkoepelende zoekfunctie, afhankelijk van de rechten van het account.

Rol Personeel

De rol Personeel is bedoeld voor de teams voor toezicht en begeleiding (leerlingcoördinatoren, onderwijsassistenten, toezichthouders, conciërges). Afhankelijk van de rechten van het account geeft de rol toegang tot de module Personeelsinzet, tot de persoonlijke planning en tot de afwezigheden van het personeel, zonder de volledige algemene configuratie van de school te openen.

Eén gebruiker kan meerdere rollen combineren: zo kan een docent die betrokken is bij een actieve onderwijsvorm tegelijk docent en personeelslid zijn, ingepland per taak.