Gekoppelde accounts en gedeelde resources

Gekoppelde accounts verbinden meerdere afzonderlijke Omniscol-accounts — dus meerdere instellingen — die in de praktijk docenten en lokalen delen. De koppeling maakt van het ene account naar het andere de bezetting van die gemeenschappelijke resources zichtbaar: wanneer u een rooster raadpleegt of opbouwt, haalt Omniscol uit de gekoppelde accounts de lessen op van docenten of lokalen die u deelt, en meldt ze als al bezet. Zo voorkomt u dat u dezelfde persoon of hetzelfde lokaal twee keer reserveert, zonder dat u de andere instelling hoeft te bellen. Het is een optie die het Omniscol-team op verzoek inschakelt.

Elk account blijft volledig zelfstandig: het behoudt zijn gebruikers, zijn instellingen, zijn schooljaren en zijn administratieve bereik.

Wat de koppeling deelt

• Gedeeld: de bezetting van de docenten en de lokalen die in beide accounts voorkomen. Juist die bezetting voedt de bezettingsweergaven en de detectie van conflicten tussen accounts.
• Niet gedeeld: de gebruikers, de leerlingen, de klassen, de instellingen en de administratieve gegevens die eigen zijn aan elk account. Een bezet tijdslot zien geeft geen toegang tot de details van het andere account.

De onderlinge herkenning verloopt automatisch: Omniscol herkent eenzelfde docent aan zijn naam (bij naamgenoten geeft de geboortedatum de doorslag) en eenzelfde lokaal aan de naam van de vestiging en van het lokaal. Om dat te laten werken, moeten die docenten en die lokalen in elk account dus dezelfde benamingen dragen.

Gebruikssituaties

In alle gevallen gaat het om meerdere afzonderlijke instellingen, elk met een eigen Omniscol-account:

• Een scholengroep waarvan de scholen docenten of lokalen gezamenlijk gebruiken — bijvoorbeeld een netwerk van instellingen in dezelfde stad.
• Juridisch gescheiden instellingen in hetzelfde gebouw, die daardoor de lokalen delen.
• Eén en hetzelfde terrein waar meerdere entiteiten (een technische hogeschool, een business school…), beheerd op afzonderlijke accounts, dezelfde collegezalen en dezelfde docenten gebruiken.

Activering

Gekoppelde accounts worden samen met het Omniscol-team afgebakend, want er moet gezamenlijk worden beslist:

• welke accounts worden verbonden;
• welke gemeenschappelijke resources — docenten, lokalen — worden gedeeld;
• de harmonisatie van de benamingen van de gemeenschappelijke docenten en lokalen, waarop de automatische herkenning berust;
• welk account verantwoordelijk blijft voor welke gegevens;
• hoe gedetecteerde conflicten tussen de bereiken worden behandeld.

Zodra de optie actief is, verschijnt de gedeelde bezetting in de bezettingsweergaven en voedt ze de detectie van conflicten tussen accounts, zonder dat u er verder iets voor hoeft te doen.

Een synchronisatie in- of uitschakelen

Wanneer een rooster is gesynchroniseerd met andere actieve roosters — van hetzelfde account of van gekoppelde accounts — verschijnt er een knop Synchronisatie: in de herschikkingsmodus van een rooster, en ook bij het bewerken van een kalenderrooster, op de gedeelde datums. Die knop opent de lijst van die synchronisaties: elk ander actief rooster van het account en elk gekoppeld account dat docenten of lokalen deelt.

Ze zijn allemaal standaard actief. Vink er een uit om de bezetting van dat rooster of dat account in de huidige weergave niet langer mee te tellen, en vink ze weer aan om ze opnieuw in te schakelen. De knop verschijnt alleen wanneer er minstens één synchronisatie te beheren valt.

Verwant geval: meerdere actieve roosters in één account

Gekoppelde accounts stemmen afzonderlijke instellingen op elkaar af; dezelfde behoefte doet zich ook binnen één enkel account voor, wanneer een instelling meerdere actieve roosters parallel laat lopen. Hetzelfde principe van gedeelde bezetting voorkomt dan dat een lokaal, een docent of een klas door twee gelijktijdige roosters twee keer wordt gereserveerd.

Dat is typisch het geval bij een organisatie met meerdere programma's met verschillende ritmes — een EMBA van 18 maanden, een bacheloropleiding met kalendersemesters, een schakelprogramma met een wekelijks rooster — die lokalen en docenten tussen haar programma's deelt; of bij een klas die twee kalenders overspant, met een terugkerende opzet in de ochtend en een incidentele in de middag.

Deze coördinatie is standaard inbegrepen bij Premium en kan bij hoge uitzondering op een Standard-account worden ingeschakeld, na afbakening met Omniscol. Zie Meerdere actieve roosters naast elkaar.